關于檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

李紅

摘 要：檔案信息化建設是檔案管理工作中的重點內容，檔案管理人員通過檔案信息化建設開展檔案管理工作，有利于優化檔案管理工作體系，提升檔案管理人員的工作效率，減少檔案管理中存在的各類問題，進而提升檔案管理工作質量。

關鍵詞：檔案信息化建設；檔案管理；管理措施

檔案管理工作人員應用檔案信息化建設方式，可以提升檔案管理工作效率，實現檔案信息資源共享，通過數字化與信息化的改革，增強檔案管理工作有效性。

1 檔案信息化建設概念與特點分析

檔案信息化就是檔案管理部門在統一的規劃下，利用信息技術開展檔案管理工作，對檔案信息的信息資源進行管理與處置，進而提升檔案管理工作服務水平。檔案信息化建設就是將檔案實體保管工作作為重點內容，在一定程度上，可以從多角度分析檔案資源管理情況。具體包括以下幾點：首先，對檔案信息接收與儲存進行管理，使其更加和諧化與統一化。其次，保證檔案管理模式根據信息化建設需求進行改革。最后，保證檔案信息向著網絡化與數字化的方向發展，提升檔案信息資源的共享效率。

檔案信息化建設工作主要特征就是管理工作的多元化，具體表現為以下幾點：第一，檔案信息化建設可以打破傳統檔案管理工作的局限性，提升檔案管理工作質量。第二，檔案信息化建設可以重點開發與利用檔案檢索技術，通過計算機對檔案信息資源進行管理。第三，檔案信息化建設中計算機占有較為重要的位置，可以充分發揮多媒體技術的光盤儲存優勢，提升檔案管理工作質量。第四，檔案信息化建設與檔案管理工作的開展，需要技術人員積極建設檔案信息數據庫，提升數據庫的應用價值，同時，還要通過電子文件的管理網站，建設良好檔案管理體系[1]。

2 檔案信息化建設中存在的問題分析

在檔案信息化建設過程中，還存在較多不足之處，影響著檔案管理工作正常開展。具體表現為以下幾點：

第一，數據來源復雜。檔案信息化建設中，各個檔案數據都會移交給不同的單位與部門，由于各個單位與部門之間的數據庫不同，因此，在對各類數據進行管理與傳輸的過程中，也會存在較多的不同點，導致檔案管理部門中的檔案信息資料更加復雜。

第二，數據分散嚴重。檔案信息化建設過程中，檔案信息數據的分散性較為嚴重，例如：在對建設局與稅務局的財務報表進行移交處理期間，會出現較多復雜的信息，數據管理部門在制作財務會計報表或是其他文件的過程中，只能對其進行分散性管理，難以提升檔案信息化建設工作效率與質量[2]。

第三，管理方式落后。在檔案信息化建設的過程中，檔案管理方式存在滯后現象，難以提升檔案管理工作質量與有效性，每十年才能對檔案進行一次移交處理，每一年才能對檔案目錄進行匯集，導致檔案管理工作效率降低。

第四，缺乏正確的認知。檔案信息化建設為檔案管理帶來較多機遇，可以有效革新檔案管理服務理念，但是，當前部分檔案信息化建設人員對檔案管理缺乏正確的認知，難以提升檔案管理工作質量，甚至會出現一些檔案管理風險[3]。

3 檔案管理中檔案信息化建設措施

在檔案管理工作中，檔案信息化建設人員必須制定完善的管理制度，提升管理工作質量，優化檔案管理信息化建設體系。具體管理措施包括以下幾點：

3.1 拓寬檔案管理工作思路

在檔案管理信息化建設的過程中，相關管理人員需要拓寬檔案管理工作思路，掌握專業力量知識與專業技能，進而轉變傳統檔案管理思想觀念，制定長遠的規劃方案，在檔案保管的基礎上，為檔案管理人員提供高質量服務[4]。

3.2 提升檔案信息管理質量

檔案信息化建設部門應該重視檔案信息管理質量，優化檔案管理體系。隨著信息技術的推廣與應用，電子檔案受到廣泛關注，檔案信息化管理人員可以應用電子檔案提升檔案信息管理水平，通過網絡建設與計算機管理兩個系統的開發，提升檔案信息化建設質量。同時，檔案信息管理人員必須要將檔案電子文件作為信息資源，提升檔案信息的應用價值，提高其經濟效益。除了可以為社會提供經濟服務之外，還能產生巨大的社會經濟效益。

3.3 制定完善的工程檔案信息管理制度

檔案信息化建設中，檔案管理人員必須要在重視工程檔案信息管理，主要因為在工程建設的過程中，檔案的行程具有多元化特征，無論是工程項目確立還是項目的改革，都需要檔案建立的行程，提升檔案管理工作質量。一方面，檔案信息管理工作人員需要根據檔案信息化建設難易程度的分析，確定檔案信息管理工作目的，提升檔案管理工作質量。檔案管理工作人員需要認真學習與掌握計算機信息管理知識，認真參與到軟件開發工作中，選擇合適的檔案工程管理軟件開展檔案管理工作，同時，還要制定完善的檔案信息化管理規章制度，打破傳統檔案管理模式的局限性，提升工程信息共享水平，創造有利于檔案管理的條件，發揮計算機在檔案管理中的作用。

4 結語

在檔案管理過程中，管理人員必須要重視檔案信息化建設工作，逐步提升檔案信息化建設水平，同時，檔案管理人員還要制定完善的檔案管理制度，提升檔案信息化建設質量，達到預期的檔案管理目的。

參考文獻

[1]趙群.解析檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].辦公室業務，2014（23）：150-151.

[2]楊志聯.關于檔案信息化建設與檔案管理的思考[J].辦公室業務，2016（3）：48-48.

[3]李曉琳，王艷華.關于檔案信息化建設與檔案管理的探索[J].企業改革與管理，2016（5）：58.

[4]楊彩虹.解析檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].才智，2016（4）：262.