高校智能化報賬的實現途徑與條件

張敏

[摘 要] 傳統的會計報賬方式在高校存在著諸多弊端，信息化的發展為改革會計報賬方式提供了良好基礎。網上提交報賬申請、網上審批報賬事項、原始報賬憑證統一遞交或郵遞、電子支付報賬款項智能化報賬能突破時空限制，極大地提高會計報賬的工作效率，確保資金安全。智能化報賬方式下，會計核算系統、外網、銀行系統之間須借助專門的中間平臺和數據交換平臺間接地進行數據交換。

[關鍵詞] 會計報賬方式；智能化；中間平臺；數據交換平臺

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 03. 020

[中圖分類號] F232 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）03- 0038- 03

1 引 言

在傳統的會計報賬方式下，需要報賬人員將原始票據、審批手續等憑證交到單位財會部門現場辦理報賬業務。財會人員根據審核無誤的原始憑證作記賬憑證，出納根據記賬憑證以現金或銀行存款支付報賬人員款項完成報賬。

傳統的會計報賬方式受時間、空間、人員等因素的制約，效率低下，工作繁重。首先，各部門報賬人員需要根據單位內部控制制度的相關規定，找授權審批人員審批報銷項目，然后將報銷票據、審批手續等原始憑證交到學校財會部門現場辦理報賬業務，現場辦理審批、報賬等業務將花費報賬人員不少的時間和精力。其次，學校財會人員需要現場及時為報賬人員辦理報賬業務，無法統籌、靈活地安排工作。最后，學校財會部門需要準備大量的備用現金以應對日常報賬業務的需要，給單位的資金安全帶來極大安全隱患。對于單位規模大、教職工多、辦公地點分散、報賬量大的學校，傳統會計報賬方式的弊端更是明顯。因此，根據當前社會信息化發展水平，改革傳統報賬方式勢在必行。

2 信息化背景下會計報賬方式改革的方向

在信息化背景下，高校的會計核算已全面實現了電算化，這為會計報賬方式的改革奠定了必備的基礎，互聯網的發展和普及為會計報賬方式的改革提供了良好的途徑。信息化背景下，會計報賬方式的改革主要是實現智能化，目前已有許多會計核算軟件，在報賬的某些方面實現了一定程度的智能化，而高度的智能化報賬應涉及網上提交報賬申請、網上審批報賬事項、原始報賬憑證遞交、電子支付這四個方面。

2.1 網上提交報賬申請

會計電算化與互聯網的結合可實現報賬人員不需到學校財會部門，在有互聯網絡的地方就可遠程提交報賬申請資料。為實現報賬人員網上遠程提交報賬申請資料，學校需要建立網上提交報賬申請的財務中間平臺網站，中間平臺網站能建立學校會計核算系統與外部互聯網的間接聯系，保證會計核算系統的相對獨立、安全。

在財務中間平臺網站具備學校教職工身份識別功能的前提下，報賬人員通過互聯網以員工號登錄財務中間平臺網站，在網站上填寫部門、聯系電話、報賬人姓名、聯系電話等基本信息，然后選擇報賬項目并填寫報賬金額。報賬項目的名稱應與會計核算系統中最后一級明細科目的名稱一致，如設備購置中的計算機等。報賬人員選填完報賬項目，填寫報賬金額后通過計算機配備的攝像頭將原始報賬憑證一張一張地掃描上傳到財務中間平臺服務器。在完成選填報賬項目及金額、上傳原始報賬憑證圖片工作后，系統生成一個唯一的報賬申請單號，接下來報賬人員需要分別為個人或單位填寫收款信息，最后報賬人員將報賬申請提交到中間平臺網站，打印出紙質報賬申請單。

2.2 網上審批報賬事項

報賬人員將報賬申請提交到中間平臺網站后，根據學校內控制度關于授權審批的規定，需要擁有授權的審批人員根據相關規定對報賬申請進行電子審批。如某高校內控制度規定20萬元及以下支出由各部門負責人審批，20萬元以上至100萬元支出由學校財務部門負責人審批，100萬元以上至1億元支出由學校主管財務的校領導審批，1億元以上支出由學校校領導集體審批。中間平臺網站設置為將20萬元及以下支出的報賬申請發送給本部門負責人，20萬元以上至100萬元支出的報賬申請發送給學校財務部門負責人，100萬元以上至1億元支出的報賬申請發送給學校主管財務的校領導，1億元以上支出的報賬申請發送給學校所有校領導。各級授權審批人員可隨時以員工號登錄中間平臺網站查看需要審批的報賬申請，并根據內控制度的規定對報賬申請進行電子簽名審批，對符合相關規定的支出進行電子簽名，點擊同意按鈕，對不符合相關規定的支出點擊否決按鈕，并注明否決的原因，將審批結果提交中間平臺網站。中間平臺網站將完成電子簽名審批手續的報賬申請傳遞給會計核算系統。各級授權審批人員只是審核網上報賬申請的支出額度及支出事項是否符合單位內控制度的規定，而不審核以圖片形式上傳的報銷票據是否真實、合法等。

報賬人員可隨時登錄中間平臺網站查詢報賬申請在各個環節的辦理狀況，并可與相關辦理人員進行溝通。對于通過審批的報賬申請，學校財會部門的審核人員登錄會計核算系統即可查詢到，并根據報賬人員掃描上傳的原始報賬憑證電子圖片，對該報賬申請是否符合國家和學校的相關規定進行初審。對于初審不合格的報賬申請，注明初審不合格原因，退回報賬申請，待報賬人員完善相關資料后再次初審；對于初審合格的報賬申請，提示報賬人員遞交紙質原始報賬憑證到學校財務部門，在收到紙質原始報賬憑證并對紙質原始報賬憑證審核合格后對報賬申請進行賬務處理。

2.3 原始報賬憑證遞交

報賬人員在網上提交了報賬申請且報賬申請通過了授權審批人員的審批和財會部門審核人員初審，需要將紙質的報賬申請單及發票等原始報賬憑證遞交到學校財會部門，以便財會部門進行賬務處理。報賬申請單及發票等原始報賬憑證遞交學校財會部門可采取郵寄或各部門指定專人集中統一遞交的方式。

通過郵寄方式遞交原始報賬憑證，需要學校財會部門設置固定的收件地址、收件人、聯系電話，并將收件地址、收件人、聯系電話等信息通過有效的方式通知到學校全體報賬人員。

通過各部門指定專人集中統一遞交原始報賬憑證，需要各部門設定專人負責收集整理原始報賬憑證，及時將收集整理好的原始報賬憑證統一送到學校財會部門進行賬務處理。

2.4 電子支付

學校財會部門對符合相關規定的網上報賬申請進行賬務處理后，需要將報賬款項支付給收款人，這就需要借助電子支付方式。這里的電子支付是指通過開發會計核算系統與銀行系統之間的數據接口，即數據交換平臺，通過數據交換平臺將會計核算系統與銀行系統間接聯接起來，實現資金網上結算。

對于收款人為個人的，報賬人員在填寫收款信息時需要填寫收款人姓名、收款人員工號、收款人開戶銀行、收款人銀行卡號、收款金額等信息。出納依據支付權限規定，根據審核無誤的記賬憑證通過轉卡支付方式將報賬款項支付給收款人。對超過規定限額的支付，除出納進行支付操作外，還需要擁有授權審批權限的人員進行支付審核后才能將報賬款項支付給收款人。

對于收款人為單位的，報賬人員在填寫收款信息時需要填寫收款單位名稱、開戶銀行、銀行賬號、收款金額、收款單位所屬省市等信息。出納依據支付權限規定，根據審核無誤的記賬憑證通過電子支票將報賬款項支付給收款單位。對超過規定限額的支付，除出納進行支付操作外，還需要擁有授權審批權限的人員進行支付審核后才能將報賬款項支付給收款單位。

3 智能化報賬應具備的條件

為了實現網上提交報賬申請、網上審批報賬事項和電子支付的智能化報賬，學校的軟硬件設施應完備。在硬件方面，目前的服務器和PC機已能完全滿足需要，智能化報賬的重點是要有適應本學校需要的軟件系統，主要包括會計核算系統、會計核算系統內網與外網數據交換的中間平臺網站、會計核算系統與銀行系統間的數據交換平臺。

3.1 會計核算系統

要實現網上提交報賬申請、網上審批報賬事項和電子支付，會計核算系統除具有傳統的核算、預算、統計和報表等功能外，還應具有與互聯網進行數據交換的功能。

報賬人員在中間平臺網站選擇報賬項目并填寫報賬金額時，中間平臺網站需要將報賬項目及填寫的金額兩項信息傳遞給會計核算系統，會計核算系統需要判斷中間平臺網站傳遞過來的報賬項目及報賬金額是否符合單位的預算、計劃等規定，若符合預算、計劃等規定則通過報賬項目及金額的申請，否則拒絕報賬項目及金額的申請并給出拒絕理由，最后會計核算系統將判斷結果返回中間平臺網站。

報賬人員在網上提交報賬申請并經授權審批人員審批后，會計核算系統需要從中間平臺網站接受報賬人員部門、姓名、員工號、報賬項目、報賬金額、收款信息、審批信息等數據，生成待處理報賬記錄等候財會部門審核人員進行賬務處理。

財會部門審核人員對待處理報賬記錄進行賬務處理，生成記賬憑證，出納人員依據審核無誤的記賬憑證進行支付處理后，會計核算系統需要將電子支付指令、收款人或收款單位、支付金額、銀行賬戶等數據傳遞給銀行的網上銀行系統，并接收銀行的網上銀行系統返回的支付結果數據。

3.2 會計核算系統內網與外網數據交換的中間平臺網站

為了保證安全，會計核算系統網絡一般組建成與其他網絡相隔離的獨立內部局域網，會計核算系統內網與互聯網等外網之間的數據交換需要借助中間平臺網站間接地進行。

聯接會計核算系統內網與互聯網等外網的中間平臺網站需要具備以下功能：

（1）員工身份認證。報賬人員以員工號從外網登錄中間平臺網站進行網上報賬申請時，中間平臺網站需要從學校人事管理等系統預讀入的員工信息中，判斷該報賬人員是否屬于學校教職工，若該報賬人員屬于學校教職工則允許登錄中間平臺網站，可以進行網上報賬申請，否則拒絕登錄中間平臺網站，不能進行網上報賬申請。

（2）數據交換功能。學校人事管理等系統有教職工信息更新時，中間平臺網站需要自動觸發式地從這些系統讀取教職工的姓名、員工號、部門、聯系方式等更新數據并保存。報賬人員登錄中間平臺網站進行報賬申請時，中間平臺網站需要從會計核算系統讀取報賬項目的預算、計劃等數據。報賬人員完成網上報賬申請提交后，中間平臺網站需要將報賬人員姓名、員工號、部門、聯系方式、報賬項目及金額等數據生成一條網上報賬待審批申請記錄，等待授權審批人員審批。授權審批人員對網上報賬待審批申請按相關規定審批后，中間平臺網站需要生成一條已審批網上報賬申請記錄，并將該記錄傳輸給會計核算系統，等待財會部門審核人員進行賬務處理。中間平臺網站還需要從會計核算系統讀取網上報賬申請處理狀態的數據，以便報賬人員從中間平臺網站查詢網上報賬申請的處理情況。

（3）修改、打印、查詢功能。當報賬人員選填網上報賬申請的相關項目有誤時，中間平臺網站要提供更改、刪除功能。當報賬人員選填完網上報賬申請的相關項目，將網上報賬申請提交到中間平臺網站后，中間平臺網站需要提供打印網上報賬申請單的功能。中間平臺網站還需要向報賬人員提供網上報賬申請審批、賬務處理情況的查詢功能，以便報賬人員隨時了解網上報賬申請的處理進程。

3.3 會計核算系統與銀行系統間的數據交換平臺

為了實現報賬款項的電子支付，需要有將會計核算系統與銀行系統間接聯接起來的中間平臺，以實現會計核算系統與銀行系統進行數據交換。會計核算系統與銀行系統之間的中間平臺是指數據接口，即數據交換平臺，數據交換平臺一般安裝在前置機上，使得會計核算系統服務器與銀行系統服務器間接聯接起來，有效屏蔽雙方系統服務器，保證雙方系統安全。

由于會計核算系統與銀行系統是兩個完全獨立、結構差異巨大的系統，兩個系統在數據表結構、系統功能等方面顯著不同，作為聯接兩個系統的數據交換平臺應具備基本的數據識別、轉換、傳輸和查詢功能。

數據交換平臺分為學校端數據交換平臺和銀行端數據交換平臺。學校端數據交換平臺應具備以下功能：

（1）從會計核算系統的不同數據表中識別銀行系統完成電子支付所需的數據。

（2）根據支付指令從會計核算系統的不同數據表中提取銀行系統所需的數據，將提取的數據轉換為銀行系統能識別的格式。

（3）將轉換后的數據傳輸給銀行端數據交換平臺。

（4）接收銀行端數據交換平臺傳輸來的銀行系統電子支付狀態或結果，將狀態或結果寫入會計核算系統。

（5）提供電子支付狀態或結果查詢。

銀行端數據交換平臺的功能相對簡單，只需要具備以下功能：

（1）接收學校端數據交換平臺傳輸來的電子支付數據信息并寫入銀行系統。

（2）將銀行系統的電子支付狀態或結果提取出來轉換為會計核算系統能識別的格式。

（3）將轉換后的電子支付狀態或結果數據傳輸給學校端數據交換平臺。

4 結 語

在具備實施網上提交報賬申請、網上審批報賬事項和電子支付所需的軟件設施后，學校即可改革會計報賬方式，實行智能化報賬，同時還要對原有的財務管理制度進行優化，以適應會計報賬方式改革的需要。總之，從智能化的角度改革會計報賬方式將極大地提高學校的管理服務水平，也是未來發展的方向。

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