規范檔案工作制度的幾點建議

劉志和

[摘 要]自人類有意識以來，檔案就以各種形式記錄著人類各種社會實踐活動，其也逐漸演變成為了人類重要的精神文化財富，并成為了記錄時代的重要資料。從結繩記事到各種載體的文字記載，再到現在的電子檔案，檔案記錄形式在隨著時代發生變化，其對檔案管理工作也提出了相應的新要求。檔案工作需要連續、嚴謹、規范，這是檔案完整性、連續性、真實性所要求的，相應的檔案工作也需要建章立制，與時俱進地進行檔案管理工作。如何規范檔案工作，完善檔案工作制度，是檔案從業者需要考慮的問題。

[關鍵詞]檔案；工作制度；規范

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.124

[中圖分類號]G271.3 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）04-00-01

1 關于檔案管理工作

檔案管理工作包括檔案材料的收集，資料的歸檔、立卷與管理以及后期的保管、鑒定與銷毀工作，是檔案管理單位對檔案信息直接管理，并提供相關服務的綜合業務的總稱，是我國檔案事業最基本的組成元素。檔案工作如何科學、有序地開展對保存各項歷史資料、記錄時代變遷具有十分重要的意義。在工作中制定和完善檔案管理制度，對完成檔案工作的標準化、規范化、科學化管理目標具有非常關鍵的現實意義。在檔案管理工作進行中，建立資料、科研、人事等檔案的匯總、規整范圍、保存時間確保歸檔的材料萬無一失；同時建立了檔案借閱、保管、保密、使用等規范條例，還建立和完善了核心領導人和檔案保管員的責任制，令責、權、利具體到每一個人。由于制度趨于健全，檔案保管工作有法可依，有章可循，真正實現了依法治檔。

在規范檔案管理制度的同時，為了滿足現代化社會發展的需求，各檔案管理單位應逐步建立和完善互聯網管理制度。盡量做到既要有文字的檔案存本，又要有網絡電子檔案存本，便于在查閱檔案時，能優先在計算機上搜尋到存檔位置，然后在具體的位置上查找，這樣能有效提高檔案工作的效率。為強化社會的檔案管理意識，還應組織展開年檢和績效考核，通過這兩項制度的實施，逐步提高機關單位工作人員和企業職工的檔案管理工作能力及意識。此外，加大對重大活動和重點工程檔案管理制度的建設力度，對擴大檔案的影響力和提高檔案意識有積極影響。

2 規范檔案管理工作制度的重要性

2.1 檔案資料是機構的無形資產

檔案管理工作中，檔案文件的搜集、整理以及信息化管理都成為機構進行檔案管理規范化建設的具體執行流程。規范合理的檔案管理工作在單位信息匯總中能發揮巨大的作用，為重要的科研項目、關鍵的經營策略提供檔案資料是推動機構發展、建設的無形資產。

2.2 檔案資料是企事業單位的重要信息來源

隨著信息化的高速發展，檔案管理工作已經受到社會各界的廣泛關注。在檔案管理過程中，檔案資料的搜集、匯總和整理等日常工作都為今后檔案資料的查閱提供了便捷，也為機構追蹤溯源、保存信息提供了必要依據，是機構發展必不可少的組成部分。

3 規范檔案工作制度化的建議

3.1 注重完整性、協調性

機關檔案工作制度體系包括檔案工作規定、崗位責任制、文件搜集規整制度、檔案保管制度、檔案借閱制度、檔案保密制度和檔案統計制度等方面，涉及范圍甚廣，這些不同方面應該形成一個完整的制度體系，互相補充。檔案管理制度體系涉及的各方面應注意相互之間的協調性，并與其他制度協調一致，互相補充。

3.2 注重連續性與發展性相統一

任何一項制度制定之后，都應保持制度的連續性，不能朝令夕改，檔案制度也是如此，一經制定，必須保持相對穩定性，避免造成工作混亂，不利于保持檔案的連續性。然而，檔案制度一定要根據形勢、政策的變化，及時調整、修訂、完善、補充相關制度。進入信息時代后，檔案也開始了信息化進程，保存、查閱、使用的方式都區別于以往傳統的檔案管理方式，這就需要針對信息化的發展特點，在管理制度進行修訂時，重視時效性和針對性，規避檔案信息丟失和泄露的風險，在這一過程中一定要注意延續與原制度的緊密聯系。

3.3 不斷完善制度規范

完善檔案管理規范，首先，應建立檔案管理規則，檔案管理工作應建立相應的管理規則，完善的規則能有效提高檔案管理工作的效率，提高檔案管理的有序性。運用規范合理的檔案管理模式，利用最少的人力、物力、財力將檔案室管理的井然有序，在減少檔案管理時間的同時還能提高檔案管理工作的效率。其次，應完善檔案管理人員交接工作的規定。檔案管理人員在離職后檔案的交接工作尤其關鍵，有些機構由于檔案交接沒有系統的規章條例，工作交接不全面、不徹底，導致一些具有十分重要價值的檔案資料沒有得到完善保存，對整個機構造成了損失。

3.4 既要務實又要有預見性

檔案工作講求時效，檔案制度的制定需要指導檔案工作實踐，規范相關工作行為，因此，在制定制度時一定要符合機構的實際情況，切實可行。另外，隨著社會的發展變化，檔案工作制度在制定時也應具有一定的預見性，不要成為工作創新的絆腳石，檔案制度所規定的標準要求要有一定的高度，能夠反映未來的發展趨勢。

3.5 堅持原則性與隨機應變相結合

檔案制度的制定、修訂或調整是一項尤為嚴謹的工作，必須按照指定程序有條不紊地開展。要在廣泛調查研究和參考其他規定的前提下，起草和擬定，通過征求大眾普遍意見進行修改完善，必須按程序完成履行正式審批手續。檔案工作制度可以在原則準許的空間內，對個別問題進行有一定彈性的規定，這也是靈活性的具體體現。

4 結 語

建立和推進檔案工作制度和工作流程的規范化，最大程度上提高檔案利用率，是如今社會檔案管理工作中一項極其重要的任務。進行檔案規范化管理的終極目標是在承續傳統紙質檔案管理優點的同時，加強對檔案現代化管理的力度，將檔案利用質量發揮到極致，提高檔案工作服務的及時性、針對性和有效性。

主要參考文獻

[1]聶軍花.淺析如何做好檔案管理工作[J].蘭臺世界，2013（z4）.