國外檔案事業體制發展模式及分析

摘要：國外檔案事業體制有著科學性與規范性的特征，檔案管理標準規范以及相關法律法規都較為健全，檔案利用方式以及服務多樣化。具有代表性的國家主要有美國、英國等。本文具體分析了國外檔案事業發展史，結合對國外檔案事業體制的發展模式、特征以及戰略規劃的探討，進一步對國外檔案事業體制模式的借鑒意義提出了幾點思考。

關鍵詞：國外檔案事業 模式 借鑒 發展

國外檔案事業體制發展較為完善，從管理、服務到戰略規劃，都有著明確的制度與施行模式。基于國外的檔案事業體制以及發展模式來看，其豐富的理論與實踐經驗都值得我們參考與學習。我國檔案事業目前也處在快速發展階段，如何借鑒國外檔案事業發展的先進經驗，促進我國檔案事業的發展，是一個值得思考的重要問題。

一、國外檔案事業發展史

國外檔案事業發展史可大致劃分為萌芽期、發展期、變革期以及成熟期幾個階段。國外檔案事業的萌芽期源于奴隸社會時期，在此歷史時期中，檔案管理、檔案機構以及檔案法律構建等逐漸開始萌芽，而古羅馬帝國皇帝檔案庫則是此階段檔案事業發展的標志。此階段的檔案管理以及利用有著鮮明的階級性特征。國外檔案事業的發展期起于封建社會，此階段檔案管理以及檔案機構的完善都取得了一定程度的發展，檔案載體逐漸開始變革，這也促進了檔案管理活動的豐富性以及復雜性，檔案數量開始快速增加，檔案機構類型也更為多樣化，檔案學理論在此時期內也開始萌芽。此階段推動檔案事業發展的著名代表有波尼西奧（意大利），拉明根（德國）等，他們對于檔案館的地位與性質，針對檔案分類整理等問題都進行了思考，促進了檔案事業的進步。變革期為18世紀末到20世紀初這段時間當中。此時期內，檔案事業逐漸獨立，檔案法也應運而生，1821年，法國檔案學院成立，這也標志著檔案學的正式形成。此時期內，檔案機構的特征與性質發生了較大的改變，社會加大了對檔案事業的研究力度，其中荷蘭檔案學者編撰的《檔案整理與編目手冊》則是近代檔案學當中十分重要的研究成果。檔案事業的成熟期則始于上世紀初，資本主義與社會主義檔案共存的格局逐漸形成，而隨著社會的飛速進步，檔案事業也得到了極快發展，新型檔案不斷出現，檔案管理機構日趨豐富，管理活動內容更為現代化；國際化合作也逐漸啟動，檔案事業逐漸走向成熟。

二、國外檔案事業體制的發展模式與特征

國外檔案事業體制有著科學性與規范性的特征，檔案管理標準規范以及相關法律法規都較為健全，檔案利用方式以及服務多樣化。國外檔案事業體制具有代表性的國家主要有美國、英國、澳大利亞等。檔案事業管理體制通常可分為集中式與分散式兩種，兩種管理體制各有優劣。集中式管理體制是指全國檔案事業統一接受檔案行政管理機關管理與監督，地方檔案機構則需要接受中央領導。檔案集中式管理體制的代表國家有俄羅斯、法國以及北歐國家。其中俄羅斯為層次化的集中式檔案管理體制；法國為單一式集中式檔案管理體制。分散式管理體制則是指國家不設立檔案行政管理機關，中央與地方檔案工作實施分權管理、各司其職的原則。其代表國家有美國、英國、瑞士等。英國為最典型的分散式檔案管理體制，美國為全局分散但中央集中的分散式。如美國檔案事業管理體制，其各聯邦政府的檔案機構只負責對聯邦政府機關的檔案以及檔案工作進行管理，對于地方檔案機構以及相關事務沒有監督、指導以及管理權力；各檔案館沒有橫向的業務聯系，也不存在縱向的隸屬關系。因而美國私人以及集團的檔案都為私有財產。美國檔案事業管理模式由其政治體制所決定，其檔案管理的現代化建設則注重實效性，從現實需求出發；其檔案全文的檢索儲存是分階段進行，而不是一步到位，檔案館能夠邊加工的同時邊提供利用；其次，針對一些過時的設備仍能夠進行充分利用，而不是直接淘汰；此外，檔案信息上網以社會需求為原則，針對一些具備較大影響力或者社會需求較大的檔案信息首先上網，檔案內容的上網選擇也有所側重。英國檔案事業體制則充分利用檔案資源服務，具體包括查閱、編制索引、展覽等。英國也是較早開通網上檔案的國家，其檔案現代化建設也取得了一定的成效。加拿大檔案服務所提供的形式主要有傳統查閱服務、電子郵件、電話查詢等方式，其檔案館的現代化水平處于國際領先地位，為方便開放與利用，加拿大國家檔案館編制了檔案目標以及指南，便于用戶利用與了解。澳大利亞與新西蘭的十余個檔案館合作建立起檔案管理聯盟，促進檔案數字化管理不斷完善。

總體來看，一些發達國家對于檔案服務對象的規定較為寬泛，如美國國家人事文件中心的服務理念為：為政府機構、退伍軍人、前政府文職雇員、家庭成員、歷史學者以及研究人員提供世界一流的服務。檔案的利用實施上，國外嚴格遵循保持隱私權以及知情權平衡的模式。一方面，結合信息自由法規的規定積極保障相關人士的知情權，只要在法律許可的范圍之內，檔案可向符合條件的使用者開放；而另一方面，在享有知情權的前提下，同時也嚴格遵守隱私法的相關規定，例如美國、北歐一些國家等規定檔案提供的前提為尊重相對人的隱私權，保護不能開放的內容。檔案的利用程序上，歐美一些國家的規定也非常明確，如美國國家人事文件中心對檔案應用程序的每一個步驟都進行了嚴格細致的規定。

三、國外檔案事業發展戰略規劃

（一）美國檔案界的戰略規劃

美國國家檔案與文件管理署（NARA）作為美國聯邦政府檔案工作最高行政管理機構，對于美國檔案事業發展有著重要的作用。2006年NARA出臺了《美國國家檔案與文件署2006-2016戰略規劃》，同時NARA也制定了社會媒體戰略、投資計劃、年度報告等系列綜合性文件，為檔案事業發展制定了明確的戰略規劃。此外美國一些其他檔案學術對檔案事業發展也保持著高度關注，如美國檔案協會（SAA）常年廣泛征求檔案發展規劃意見，編制發展戰略以及詳細的實施步驟，對提升檔案界社會影響力、完善檔案管理方法等都發揮了較為重要的作用。

（二）英國檔案界的戰略規劃

？？英國國家檔案館（TNA）是英國檔案信息管理與服務的主要機構，也是英國政府檔案管理的中心。英國國家檔案館于2011年編制了長期性檔案業務戰略規劃，明確了檔案未來的社會職責、社會核心作用以及戰略優勢，并描述了國家檔案館未來信息戰略以及業務領域。而其他一些檔案組織也編制了相關的戰略規劃，如英國圖書館、英國博物館等機構制定了系列規劃，例如《檔案行動規劃》《圖書館行動計劃》等。

（三）國際檔案理事會戰略規劃

國際檔案理事會（ICA）是國際性非政府組織，是全球檔案職業與檔案機構的代表。ICA于2008年通過《國際檔案理事會2008-2018年戰略方向》，這也成為如今全球范圍內檔案事業發展的戰略指引，其具體闡明了ICA的使命與愿景，以及對檔案事業的目標以及戰略任務的規劃，形成了包括整體規劃、行動計劃、實施規劃等內涵豐富的整體規劃體系。

四、國外檔案事業體制模式的借鑒意義

國外檔案事業體制模式，尤其是發達國家檔案工作的做法，有著重要的借鑒意義。結合對國外發達國家檔案事業體制的分析，現對我國檔案事業的發展做出以下幾點思考。

（一）更新服務理念

發達國家普遍有著較好的社會檔案意識，檔案服務意識以及民眾檔案利用意識都較為突出，檔案利用從實際工作、學術研究到個人興趣，其休閑功能與文化色彩更為明顯。例如英國國家檔案館已經成為公眾的休閑場所，民眾能夠在其中上網、看展覽、購書等。如今隨著我國經濟的不斷發展，我國民眾法律維權意識日趨增強，對于檔案的利用需求也更多，這也給檔案事業管理工作提出了更高的要求。對我國檔案事業而言，不但需要提升基礎設施以及基礎業務建設，更需要進一步更新服務理念，借鑒國外檔案服務的模式，我們應當樹立起“以人為本、立檔為民”的檔案管理服務思想，充分借鑒國外一些發達國家的檔案服務管理經驗，

（二）促進自動化管理

如今隨著信息技術的不斷發展，檔案傳統的物理存在也已經無法滿足新的檔案業務以及服務要求。目前我國對于數字檔案館的研究與實踐，需借鑒美國NARA，英國TNA等數字檔案館的成功經驗，有效推動檔案信息自動化系統管理的進程，提升檔案信息自動化管理的規范化與標準化水平。同時應該重點抓好數據庫建設，突出重點內容，面向應用，結合網絡連接構建成開放的分布式數據庫群，提升檔案信息自動化管理的效率。此外，我國檔案事業也應當構建起電子檔案規范以及法律標準，保證檔案工作的秩序。

（三）明確戰略規劃

國外一些發達國家對于檔案戰略規劃非常重視，有著很強的職業使命感。上文有所提及，美國NARA制定了十年戰略規劃、績效規劃等內涵豐富完整的規劃體系，英國TNA也連續幾年編制戰略發展規劃。縱觀我國檔案事業現狀，雖然也有國家層面的全國檔案事業發展“十二五”規劃，部分地市也有檔案事業發展五年規劃，但整體來看，專項活動規劃、年度發展計劃以及行動計劃、發展戰略的制訂較少。我國應當借鑒發達國家檔案戰略規劃，構建起內涵豐富的規劃體系，同時重視規劃實施的績效，注重工作年度報告等評價與跟蹤工作的開展，對戰略規劃進行有效補充。同時應當充分借鑒國外檔案管理的先進理念與方式，將公民檔案意識的提升納入戰略規劃的重點，通過加強宣傳等方式，培養民眾的檔案利用意識。

五、結語

總而言之，國外檔案事業無論是較為完善的管理體制，還是先進的服務理念與模式，都值得我們學習與借鑒。而我國由于檔案事業起步較晚，檔案事業基礎設施建設、標準規范建設有待完善，檔案服務理念有待更新，檔案開放性也也需要提升。新形勢下我們應當通過更新服務理念、明確戰略規劃等多種方式促進我國檔案事業的發展。

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（作者簡介：鄧華云，本科，單位：中共湖南省委黨校湖南行政學院。）