醫院實施檔案數字化管理的必要性研究

王晨琛

摘要：醫院檔案數字化有利于保護珍貴的檔案原件。將醫院的各類檔案進行信息化手段處理后，可以有效地保護檔案原件，避免檔案原件被過多地直接使用、借閱等造成原件的損壞，可以有效地降低和避免重要資料丟失的風險。醫院建設和發展過程中，將重要、珍貴資料進行信息化處理，應用計算機對原件進行電子掃描，之后以電子文件的形式進行收藏、管理和使用，就可以有效地保護檔案原件。本文從醫院檔案管理的自身特點出發，通過現代與傳統檔案管理方法進行比較分析，說明醫院檔案管理信息化的必要性。

關鍵詞：醫院；檔案管理；信息化；必要性

醫院檔案管理牽扯到廣大人民群眾從醫治病的醫療檔案、病理切片、各式各樣的檢查資料等等，不止在醫療、教研等活動中的有顯著的作用，而且與人民群眾的自身健康和醫學的發展有著密切的聯系，成為材料檔案事業進展的新方向和新課題。電子文檔的大量產出和運用，使得檔案的信息化迅速向數字化發展，傳統的檔案管理方法和手段已不能滿足信息化的發展流向。所以，加強醫院檔案信息化在醫院的管理中有著至關重要的意義。

一、檔案信息化完善了檔案管理模式

在諸多傳統的檔案歸檔方法中，檔案資源大多數都是以紙質的形式存在的。隨著時間的交替，檔案里的資料越來越多，數量越來越大，占用的空間也越來越廣。根據有關部門規定，出院病人的在住院時的病歷，院方必須保存30年以上。所以，隨著時間的不斷推移和每年的入院病人數目的不斷激增，醫院需要多大的空間來保存這些病例，而科學合理的保管好這么多的而且在不斷遞增的病案資料將會給醫院造成多大的困難。

所以，實行電子病歷將成為一種必然的趨勢。各類醫院文字檔案在經過信息化的處理以后，可以更大限度地增強檔案的運用效率，使檔案的信息更加形象、生動。便于檔案的搜索以及利用，并節約了大量的儲蓄資料的空間，節省了人力、物力以及財力，同時也保證檔案的備份安全。

二、檔案信息化使文件的歸納方式得到完善

在醫院工作過程中，檔案管理部門要對各類文件進行及時的著名錄入。在紙類文件時代，采用手工操控的方法，檔案工作人員要花費很多的時間及精力一直歸納檔案和收入目錄，工作量是非常大的。如果遇到信息的改變，改動一個地方就要發生一連串的反應，相關的部分都要需要改動，會耗費大量的時間及精力。

將檔案經過信息化的處理之后，可以使檔案工作人員從繁雜的手工操作中解救出來，應用計算機軟件進行工作，很大程度的改善了工作的條件，信息在改動時只需輸入相應的命令，就可以自動促成系統的改正，更大層面上提高了工作的效率。在醫院的各類檔案文件中，有很多需要完成的年度整理工作，需要在年底之前對全年的文件以及相關的材料進行分門別類的整理和錄入，因而造成年底工作十分繁忙。檔案信息化處理之后，可以運用檔案及軟件提供的信息格式，進行錄入工作，通過軟件進行檔案信息的轉化，并對進行管理。

檔案人員還可運用系統的檢索以及排序的功能，隨時閱讀文件的歸屬情況，發現沒能及時歸檔的或者不符合條件的材料可以隨時發出信息，檢查和更改，很大程度的改善了檔案的歸檔方法，使檔案管理工作更加規范化。

三、檔案信息化有利于檔案信息資源的整合和共享

檔案資源整合的重點在于體現檔案信息的系統化、有效化以及共享性，最終要達到的目的是進一步的擴大檔案資源的使用范疇。往常在醫院的不同部門，不同的科室，需要隨時隨地查閱有關的檔案文檔，所以存在一些的不便捷的因素。將檔案信息化處理后，利用醫院設備聯網，就解決了這些問題。電子文檔比檔案紙質原件更易于導視，可擴大對原始檔案的運用程度和范圍；而且更有利于醫院的各個部門、各個科室按照自身需求瀏覽并隨機存取，提高了檔案原件的使用比率，更有利于檔案部門能最大程度的發揮出互聯網的無限潛能。

四、檔案信息化使檔案的檢索和使用更加快捷方便

過去手工操作查詢檔案資料，往往是費時費力，有時還不能達到預想的目的。將檔案信息化處理后，采用了電子錄入和電子文檔歸類，提供便捷的電子查閱系統，使用的時候只需要輸入一個關鍵詞，相關的資料文獻就可逐個呈現在屏幕上。這種智能化檢索方式，速度有快、效率有高、范圍也廣，同時還可采用電子加密功能對檔案進行保密處理。

五、檔案信息化有利于更好的保存檔案原件

醫院的各種檔案在經過信息化手段的處理后，可以更加有效地保護檔案原件，可以防止檔案原件被過量地直接翻閱，或過多使用而造成原件被損壞嚴重，以做到保護檔案原件的目的；可以更有效地避免珍貴資料丟失。

例如，醫院在建設以及發展過程中，不同時間段的一些珍貴的歷史文獻資料，包括歷史文字照片圖片資料等。將重要的、貴重的資料進行信息化管理，運用計算機對原件經過電子設備的掃描之后以電子文檔的形式進行歸納、查閱和利用，就可以有效地保護珍貴的檔案的原件。再如，有一部分疑難雜癥的醫學檔案是彌足珍貴的，有著重要的醫學、教學和研究價值。將其進行信息化管理后，就可以將原件在病例文案室進行妥帖的長期保存，而將其電子文件形式的檔案多次反復地應用于各項工作之中。

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