放射衛生檔案管理系統設計與開發

李暉

摘 要：為了探索一套放射衛生檔案管理的設計與開發的方法，從醫療臨床的特點和檔案管理的重要性出發，對放射人員檔案管理系統的內容進行分析總結和歸納。指出檔案管理方面存在的檔案管理分散、重視程度不夠等問題，并提出建立統一標準、加快檔案信息化建設等相關建議。

關鍵詞：放射衛生檔案；醫院管理；系統設計；系統開發

中圖分類號：G270.71 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2017）03-0183-03

一、背景

按照國家法律、法規及衛生行政部門規章、管理辦法、標準的要求，根據醫院自身規模及近幾年快速發展的需要，對各種管理全部進入統一信息管理，尤其是放射衛生檔案分類管理更是信息化管理中的主要環節，放射衛生檔案的管理也在綜合管理的中樞樞紐作用下，并逐漸實現分類管理、分級管理。尤其是放射檔案管理制度與完整的檔案資料，對于日后的管理起到至關重要的作用。作為一所集醫療、教學、科研為一體的現代化綜合醫院，放射人員檔案管理系統設計與開發就顯得尤為重要。

二、放射衛生檔案管理系統開發的意義

現代化醫院管理信息量大、隨機性強，工作繁雜、分工精細、協作緊密，如果沒有一套嚴格、完整的規章制度或執行的不夠嚴謹、認真、都將會導致醫院工作的混亂、給患者造成不良后果。我院根據《中華人民共和國職業病防治法》《放射性同位素與射線裝置安全和防護條例》和《醫療機構管理條例》等法律、行政法規的規定，我們制定了《青島大學附屬醫院管理模式 》，明確指出，安排專人負責個人劑量監測和職業健康檢查管理，建立輻射工作人員個人劑量檔案和職業健康監護檔案。檔案應當保存至輻射工作人員年滿75 周歲，或者停止輻射工作三十年。職業健康監護檔案應當包括勞動者的職業史、職業病危害接觸史、職業健康檢查結果和職業病診療等相關的個人健康資料。建立健全職業衛生檔案和勞動者健康監護檔案，并按照規定的期限妥善保存。因此管理好放射衛生檔案是目前工作的重中之重。管理檔案系統的開發也是十分必要和緊迫，對醫院信息化管理也有著十分重要意義。

三、放射衛生檔案管理系統理論依據及目的

第一，依據：在編制該系統過程中，我們按照國家頒布的放射衛生法律、法規為依據，并參考院內其他管理系統制定的放射防護工作規范和檔案模式，使該系統具備良好的規范性、實用性和通用性。

第二，目的：通過放射衛生檔案管理系統管理檔案，對放射診療工作人員健康查體、防護知識培訓、配戴個人劑量等放射防護措施一一進行登記，以掌握全院放射防護人員的動態管理，有利于進一步規范放射工作人員的技術操作、保證質量、防止差錯事故的發生。

三、系統設計

平日工作中用到的數據及資料檔案只有進行互聯網管理，才能發揮其管理作用。如何將放射檔案管理的工作流程進行信息化處理，我們醫院信息部根據我們部門要求，編制一套檔案文件夾的名稱、年月、設備購買日期、型號、實際使用日期、編號、設備主要參數、工作人員培訓日期、健康檢查日期、設備具體場所、個人劑量計檢測結果等等管理軟件。

（一）總系統的設計

基于Excel服務器的信息系統，分為三個層次（如下頁圖所示）。最底層是基礎軟件，包括操作系統、數據庫、電子表格軟件等。在基礎軟件層之上，就是Excel服務器，它提供了構建一個信息系統所必需的各種功能。基于Excel服務器之上，就是我們自己構建的各種應用系統。我們把實際業務和管理需求，做成一個個模板，固化到系統中，并且隨著業務的發展，不斷優化和發展。

此版本構建的信息系統，最終用戶就在Excel的環境中操作，所以使用簡單、配置也簡單。

1.各種檔案交換系統：以數據交換、內網及科室數據交換以及各系統之間的數據提取及交叉使用，涵蓋了一個信息系統需要具備的各種特征。

2.統計數據系統：用來實現各種數據統計及數字統計并以分析為功能，使各種數據能為領導決策提供重要依據。

3.設備檔案管理系統又分為兩大部分：一部分為全院設備查詢HIS系統，全院所有設備自購買之日管理的同時，實現信息化管理與信息共享，促進現代化發展和規范化管理；另一部分為放射衛生檔案管理系統。放射衛生設備及工作人員所有信息及管理同時納入數據庫統一管理，建立放射衛生設備及從事該工作人員所有信息檔案資料的備份和存檔，確保所有資料信息不丟失。

4.放射衛生檔案資料的收集入庫：以市南院區為中心點，支持市北院區、嶗山院區、黃島院區三個分院區科室多種途徑的上傳檔案，內網、外網均可。

5.文件和數據之間建立關聯：文檔的集中存儲與共享、權限控制、并發修改控制、版本管理、文檔日志、基線管理等。

6.放射衛生檔案資源共享：具有網絡硬盤功能，可以建立網絡硬盤并設置權限，需要精細化的管理，每一次修改都要留痕、定期要備份、文件和數據要掛鉤在組織內共享文件。與傳統的開辟共享目錄的方式相比，更安全也更方便。

在信息系統的使用過程中，由于硬件故障（如硬盤發生壞道）、用戶的誤操作（不小心刪除了數據）、或軟件系統故障（如感染病毒）等原因而導致業務數據損毀或丟失是一種常見的安全風險，定期進行數據備份是信息系統管理的一項重要內容。

（二）數據的備份與恢復

1.自動備份：Excel服務器提供了定期自動備份數據的功能，我們設定好備份的周期、備份時間和備份目錄，系統就會自動完成備份工作。（1）用SysAdmin帳戶登錄到系統管理臺，初次登錄的口令為空。（2）在左側樹型中展開“自動任務”，選中其下的“自動備份”，點擊鼠標右鍵，選擇彈出菜單“新建”。（3）彈出“數據庫自動備份計劃”窗口。（4）選擇要備份的應用系統。（5）選擇備份路徑，點擊【設置】按鈕，彈出“任務發生頻率”窗口。設置備份頻率。（6）點擊【確定】，返回“數據庫自動備份計劃”窗口。（7）點擊【確定】，用上述方法設置了自動備份計劃后，系統會自動按設定好的周期和時間在備份路徑下產生備份。

2.手工備份：除了設定自動備份計劃外，還可以隨時做手工備份，操作方法如下：（1）在服務端計算機上，以SysAdmin帳戶登錄到系統管理臺。（2）在左側樹形選中節點“Excel服務器—應用系統”，在右側列表中選中要備份的應用系統，點擊鼠標右鍵，選擇彈出菜單【備份應用】，彈出“備份應用系統”窗口。（3）點擊【瀏覽 … 】選擇備份路徑。（4）按【確定】開始備份。最后點擊【確定】。（5）備份完成后，通過查看“我的電腦”，您會發現在您指定的目錄下產生一個新的文件，文件名為 ESDBBAK_< 當前的年月日時分秒 >_< 應用系統數據庫名 >.bak，例如，假設當前的日期時間為：“2010 年 5 月 11 日 16：24：50 ”，應用系統名稱為：ABC，那么產生的備份文件的名稱為：“ESDBBAK_20100511162450_ABC.bak ”。

3. 數據恢復：把備份數據恢復到Excel服務器數據庫中的方法是：（1）在服務端計算機上用SysAdmin登錄到系統管理臺。在左側樹形中選中節點“ Excel服務器—應用系統”，右側選中要恢復的應用系統，選擇選擇右鍵菜單【還原應用】，彈出“恢復向導”窗口。（2）輸入系統管理臺登錄賬戶sysAdmin的口令，點擊【下一步】。（3）勾選【備份數據庫到以下目錄】并點擊【瀏覽】選擇備份當前數據庫的目錄，點擊【下一步】。（4）點擊【瀏覽】按鈕選擇要恢復的數據庫備份文件，點擊【下一步】。而后開始恢復應用系統，最后點擊【確定】完成數據庫的恢復。

四、結論

以我院為例，2014 年放射人員220余人，2015年260余人，2016年發展為370余人。由于醫院發展較快，由原來的一個醫院發展為三個分院，工作任務之多，放射工作人員管難多、流動性大等特點，給放射防護檔案管理工作帶來了極大的挑戰。我們最大限度地完成系統登記及管理，并不斷完善放射工作人員各種指標及數據，按目錄建立檔案，分類管理，建立系統管理體系和長效培訓機制，做到長期保存、動態管理及時將新進行的各項培訓、查體、設備檢測等內容存入檔案，確保其歷史延續性。及時與科室專職人員溝通，協調工作，通過日常檢查、上級督查，將歷次發現的問題限期整改，將整改落實情況存檔，并反饋至上級行政管理部門。這樣不斷補充、改進完善檔案的內容，使之形成一個完整的檔案體系，對醫院發展的歷史尤其是近幾年互聯網的發展起著至關重要的作用。