電網企業辦公室行政管理的應用策略研究

宋季

摘 要：在經濟全球化背景下，辦公室已成為企業運營中的關鍵性管理服務機構，綜合性較強，擔負著多項事務，是日常各項事務順利開展的重要保障，必須加強企業辦公室行政管理。因此，站在客觀立場，多角度分析企業運營中辦公室行政管理的職能，多層次探討電力企業辦公室行政管理的應用策略。

關鍵詞：企業；辦公室；行政管理；應用策略

中圖分類號：F272.9 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2017）03-0169-04

就電力企業而言，“生產、經營”電力是其核心職能，由多個子系統組成，比如，發電、變電、輸電，經濟核算具有其獨立性。在電力企業運營過程中，辦公室是其處理多樣化行政事務的核心運行機構，處于核心位置，具有“協調內外、承上啟下”（聯系內外，溝通上下，協調左右）的作用，為內部領導者科學決策提供了重要的保障。在社會市場經濟背景下，由于受到各方面主客觀因素的影響，電力企業辦公室行政管理現狀并不樂觀，電力企業必須通過不同途徑采取措施有效解決存在的問題，優化辦公室行政管理形式，提高辦公室行政管理效率，確保一系列行政管理工作有序開展。

一、企業辦公室行政管理職能

辦公室管理工作和企業的多個環節緊密相連，運營、管理、協調等屬于辦公室重要的基本職能，隨時動態監控企業各方面運營情況，確保一系列電力企業工作順利開展，有效協調各部門，使其處于統一網絡結構體系中，促進各部門協調發展，在降低企業各方面運營成本的同時，實現經濟效益最大化。

1.協調內外關系。在行政管理過程中，企業辦公室是必不可少的中間環節，有效連接企業管理者以及不同部門員工，使其處于統一的網絡結構體系中，能夠有效協調內外關系，可以第一時間將企業上層各方面信息傳達給下層。上層管理者可以隨時動態掌握基層員工各方面客觀需求，以及對企業運營提出的意見、建議，科學決策，優化完善內部管理。企業辦公室可以科學統領全局，有效處理各部門之間的關系，避免出現“孤島現象”，明確不同部門工作人員權利與責任，確保日常一系列經濟活動順利開展。此外，企業辦公室可以分類匯總煩瑣的數據信息，提高數據信息準確率，有效解決企業各部門運行中存在的問題，提高日常事務辦理質量，圖1是電力企業內外協調職能結構示意圖。

2.客觀呈現企業文化功能。站在客觀角度來說，企業辦公室可以客觀呈現企業具有的多樣化文化，有效踐行企業文化。也就是說，企業管理者需要借助多樣化的行政管理手段制定企業文化。在企業運營中，企業辦公室扮演著執行者（落實、協調、督促）的角色，將企業文化客觀呈現出來，促使內部不同崗位員工更好地了解、認同企業文化，增強內部凝聚力、向心力，為企業創造更多的價值，塑造良好的外在形象，打造品牌效應。

3.起到“潤滑劑”作用，輔助管理者科學決策。作為綜合型服務機構，在開展多樣化業務活動中，企業辦公室起到“潤滑劑”的作用，做好各方面溝通、交流工作，接待好來訪者，詳細、準確記錄來訪人員各方面數據信息，更好地服務于“基層、領導、企業”，提高行政管理整體效率。此外，企業辦公室還具有輔助管理者科學決策的關鍵性作用，及時分擔管理者工作，減輕其工作壓力。這是因為在日常運營中，企業辦公室接觸的人員特別多，從高層管理者到基層員工，是不同階層乃至部門有效“傳達、反饋”信息的關鍵性陣地，利于管理者全方位了解不同崗位員工的生活狀態、工作期望等，科學決策，制定可行的戰略策略，確保各項經濟活動順利開展。

二、電力企業辦公室行政管理的應用策略

1.科學設計辦公室行政組織結構。在運營發展過程中，國家電網公司提出了全新的發展方針，注重打破壟斷、引入競爭的基礎上，不斷增強自身核心競爭力，適應激烈的社會市場競爭。電力企業管理者必須與時俱進，樹立全新的管理理念，加強辦公室行政管理，根據自身各方面運營情況，多角度優化設計行政組織機構。管理者要以社會市場為導向，根據新時期電力事業發展客觀要求，達到提質增效的目的，將辦公室行政管理成本有效控制在預算范圍內，逐漸提高其行政管理整體質量。在此基礎上，電力企業管理者必須明確辦公室行多樣化行政管理職能，明確辦公室不同崗位人員的崗位職責，將各項行政管理工作落到實處，避免形式化，確保辦公室行政組織機構處于動態的網絡結構體系中，充分發揮辦公室多樣化職能。

2.優化設計辦公室行政管理系統。在辦公室行政管理中，國家電網公司必須結合系統客觀需求，優化系統硬軟件，網絡速度必須超過10M，其中的服務器必須滿足系統業務增長的客觀需求，如果客戶端不少于80，要采用高檔型服務器，比如IBM RS/6000，如果不少于40，可采用HP NetServer系列，要客觀分析各影響因素，比如后臺數據庫、操作系統。其絕域網必須和Internet緊密相連，優化設計各大模塊，比如會議管理模塊、日常辦公模塊、接待管理模塊，結合Web的應用，采用三層結構模式邏輯設計，構建全局概念的數據庫，充分發揮服務器功能。圖2是辦公室行政管理系統全局概念的數據庫結構示意圖。

3.優化完善電力企業辦公室管理制度。在社會市場經濟背景下，電力企業管理者必須將辦公室行政管理工作放在核心位置，要結合地區電網發展具體情況，堅持具體問題具體分析的原則，健全已制定的辦公室管理制度，有效指導日常各項工作的開展，提高辦公室崗位人員執行能力。在此過程中，電力企業要構建“科學、合理”的激勵機制，加強對內部人員的管理，借助物質與精神獎勵相結合的方法，在堅持“公平性、差異性”原則的基礎上，制定合理化的薪酬管理方案，注重信息化建設，采用先進的技術，借助信息化手段，科學管理薪酬，提高辦公室人員工作積極性、主動性，使其全身心投入到工作中。在此過程中，電力企業必須以自身各方面運營情況為切入點，做好“長、中、短期”規劃工作，逐一落實制定的發展目標任務，定期進行全方位的考核，根據考核結果，優化調整構建的激勵制度，將員工個人發展和企業發展相融合，確保制定的戰略目標順利實現。此外，在考核辦公室人員中，需要采用360度績效評價方法，下面便是其結構示意圖（見圖3）。

4.深度開發人力資源。在辦公室行政管理中，電力企業要注重人力資源的深度開發，優化傳統單一管理模式，要堅持“以人為本”的理念，采用“剛性與柔性”相結合的管理模式，促使內部員工和企業“同呼吸、共命運”，共同成長，增強其歸屬感、依賴感。電力企業管理者要定期對辦公室行政管理人員進行全面、系統化管理，對其進行再教育學習，學習最新電力管理基礎知識、相關法律法規等，提高其業務技能等，引導他們在工作實踐中積累豐富的工作經驗，提高其綜合素養，將辦公室行政管理各項工作落到實處。電力企業管理者要堅持“引進來、走出去”戰略，協調統籌管理全局，堅持知人善用的原則，多和該地區重點院校合作，采用定向培養方式，為院校相關專業學生提供更多實訓與實踐的機會，促使專業學生將所學的理論知識靈活應用到實踐中，全方位了解新時期該地區電力企業相關崗位客觀要求，逐漸提高自身各方面技能，成為新時期需要的高素質專業人才，不斷向該地區電力企業注入新鮮的血液，優化調整內部人員結構，提高人力資源利用率，避免大量優秀人才流失，創造更多的價值，實現精細化管理。

5.注重辦公室行政精細化管理，優化創新電力企業文化。在運營管理中，電力企業要結合地區電網運行情況，綜合分析各方面影響因素，制定合理化的辦公室行政管理目標，加強其精細化管理，從不同角度入手科學“細化、量化”所制定的電力工作流程，采用“定崗、定制”方法，結合具體工作流程，科學劃分繁瑣的工作任務，綜合審視以及考慮的基礎上，客觀分析各項工作開展中存在的問題，進行合理化解決。電力企業管理者要充分利用互聯網多樣化優勢，提高辦公自動化程度，縮短各方面數據信息收集時間，全方位協調已制定的行政工作管理機制，確保辦公室行政管理各環節處于動態網絡體系中，順利實現無縫銜接。電力企業管理者要優化設計量化指標，對非程序性而主觀性又強的工作進行定性評價，獎勵優秀員工的同時，也需要采取合理化的手段懲處表現較差的員工，比如批判教育、警告處分，為提高自身精細化管理水平做好鋪墊。此外，電力企業要借助信息化手段，加強發文管理、會議管理、督察督辦與簽報管理，實現辦公自動化，提高辦公行政管理效率，圖4是辦公室行政管理系統自動化具體流程圖。

三、結語

總而言之，在社會市場經濟背景下，電力企業管理者必須將辦公室行政管理工作放在重要位置，要根據辦公室行政管理情況，加強行政管理，優化完善已制定的管理制度，優化辦公室行政組織機構，深度開發人力資源，加強其精細化管理等。以此，確保電力企業各項發展戰略順利實現，提高自身辦公室行政精細化管理水平，提高辦公效能的基礎上，促使電力企業具有較好的“經濟、社會、生態”效益，不斷增強其核心競爭力，更好地應對瞬息萬變的社會市場環境，走上健康穩定發展的道路，促進地區乃至國家經濟全面發展，更好地為軟環境建設服務。

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Study on the Application Strategy of the Enterprise Administration Office

SONG Ji

（State Grid Liaoning Electric Power Supply Co.，Ltd.，Shenyang 110003，China）

Abstract：under the background of economic globalization，the office has become a key management service in enterprise operation，more comprehensive，for the various affairs，is an important guarantee to ensure the daily activities carried out smoothly，must strengthen the enterprise office management. Therefore，the author of this article the administrative functions of the office，multi-level of the power enterprise office administration of the application strategy.

Key words：enterprise；office；administration；application strategy

[責任編輯 李曉群]