淺析檔案安全保障體系建設

孫晶姝

摘 要：構建完善的檔案安全保障體系對檔案管理工作具有現(xiàn)實意義。文章闡釋了檔案安全保障體系的構成要素，分析了當前檔案安全保障體系建設的影響因素，并從四個方面提出了構建檔案安全保障體系的對策，用以完善目前檔案安全保障體系建設。

關鍵詞：檔案；安全保障；體系建設

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

2014年，中共中央辦公廳和國務院辦公廳印發(fā)了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，指出“要深入貫徹落實黨的十八大和十八屆三中全會精神，以鄧小平理論、‘三個代表重要思想、科學發(fā)展觀為指導，以建立健全覆蓋人民群眾的檔案資源體系、方便人民群眾的檔案利用體系、確保檔案安全保密的檔案安全體系為目標，進一步完善檔案工作體制機制，加大對檔案工作的支持保障力度，推動檔案事業(yè)科學發(fā)展?！?可見，建設檔案安全保障體系是我國檔案事業(yè)發(fā)展的客觀需要并具有重要意義。

一、檔案安全保障體系的構成

檔案安全保障體系包括與檔案安全有關的政策法規(guī)、技術、人員等多方面內容，各個方面相互聯(lián)系、相互作用，以此建立起組織管理有保障、技術措施能夠實施的檔案安全保障體系。

目前，檔案安全保障體系可劃分為檔案安全物質保障體系、技術保障體系和政策法規(guī)保障體系，并將這三項內容有機結合為一個整體共同發(fā)揮作用。檔案安全保障體系實施包括檔案安全基礎設施、安全全程控制、安全組織管理、安全法規(guī)。

二、制約檔案安全保障體系建設的因素

1.政策法規(guī)保障體系有待于健全

科學合理的檔案管理制度是做好檔案安全保障工作的前提條件。在檔案管理過程中，雖然制定了大量的管理制度，但大多流于形式，尤其是缺乏完善的檔案安全應急制度。應對地震、泥石流、火災等災害的應急響應制度是降低安全事件危害的有力手段，但在實際制定制度的過程中，考慮過于單一，往往受定式思維的影響，對潛在的威脅考慮不全面。一旦發(fā)生災害，很難對檔案進行搶救恢復，也很難挽回對檔案造成的損失。

2.檔案安全管理意識有待于加強

檔案管理工作具有制度化和規(guī)范化等特點，需要根據(jù)檔案的規(guī)律、工作流程和標準辦事，不允許存在任何的疏忽大意。因此，檔案管理工作者的意識直接影響到檔案管理工作的目標的順利實現(xiàn)，影響到檔案利用的效果的充分發(fā)揮。在檔案安全管理方面，因為很多檔案管理人員不是檔案專業(yè)畢業(yè)，缺乏檔案安全系統(tǒng)教育和培訓，盡管在實踐當中對檔案安全知識有一定了解，但專業(yè)知識的學習仍不夠。同時，檔案管理人員缺乏相應知識更新的主動性和自覺性，進而也對檔案安全管理有一定影響。

3.技術保障體系有待于完善

隨著科學技術的不斷進步，檔案信息化將計算機和現(xiàn)代通訊等應用于檔案工作的各個環(huán)節(jié)、各個方面、各個層次，使檔案信息資源的開發(fā)利用逐步擺脫傳統(tǒng)的手工處理方式。檔案信息化帶來便捷的同時，也應看到越來越多的電子檔案在網絡上傳輸，而網絡作為一種開放的信息流通渠道，抗攻擊性較弱。

4.安全物質保障體系有待于完備

物質保障是檔案安全保障體系建設的核心內容，包括檔案制成材料、檔案館館外環(huán)境和館內環(huán)境、資金和人力資源保障。檔案在保管過程中不可避免地受到外界不利的溫度、濕度、光線等影響，紙質檔案、聲像、光盤檔案等制成材料如果使用不當，有可能造成檔案毀損。另外，突發(fā)事件、自然災害、人為災害是影響檔案安全的主要因素，在建設檔案庫房時，館內外環(huán)境如果考慮不到位，一旦發(fā)生以上情況，將對檔案造成毀滅性破壞。資金和人力資源保障是建設檔案安全保障體系的基礎，若缺少資金，檔案庫房、信息網絡、裝具設備等建設都無從談起，而檔案人員是做好檔案工作的主體，是加強檔案管理的核心，人力資源不足將嚴重影響檔案工作的開展。

三、建設檔案安全保障體系的對策

1.建立健全檔案安全管理制度

目前，各級檔案系統(tǒng)建立了各式各樣的檔案安全制度，但有些卻不盡規(guī)范。應按照國家檔案局相關要求，在嚴格執(zhí)行檔案法律、法規(guī)的基礎上，完善各項工作制度，使制度規(guī)范完整，同時加強對規(guī)章制度執(zhí)行情況的監(jiān)督，建立起長效機制，確保規(guī)章制度實施到位。規(guī)范電子檔案的保密制度，推進電子檔案的安全保密制度建設，做到級別化和細致化，解決好電子文件的保密、保存、保讀取等問題。健全檔案庫房日常管理與維護制度，嚴格執(zhí)行檔案借閱審批手續(xù)；強化突發(fā)事件的應急管理機制；完善受損檔案搶救制度，對災害和老化等因素造成損毀的，盡快采取保護措施，避免損失。同時加強檔案安全管理制度的執(zhí)行力度，保證檔案安全管理制度在工作中能被落實到位。從工作機制上落實檔案安全防范措施，提高內部管理水平，嚴格執(zhí)行檔案安全規(guī)定，把檔案安全的要求貫穿于檔案接收、保管和利用工作的各個環(huán)節(jié)。

2.開展檔案安全培訓，提高檔案安全管理意識

檔案館要加強檔案管理人員在檔案安全管理方面的培訓學習，提高檔案安全管理的意識；制定培訓學習制度和規(guī)劃，有組織、有計劃地進行培訓學習，提高管理人員的崗位知識水平和能力，從而使檔案管理人員快速成長，克服麻痹意識、厭煩情緒，提高全員安全意識，使每個人都知道需要保安全和如何保安全；強化責任意識，普及檔案安全基本知識與技能，加強檔案信息化安全體系技術人才的培養(yǎng)，介紹國內外檔案安全保障的最新成果，培養(yǎng)造就一支責任意識強、掌握現(xiàn)代科技知識和專業(yè)技能、勝任本職工作的檔案干部隊伍，為檔案安全提供可靠的人才保障。

3.建立檔案安全的技術保障體系

檔案館要建立和完善技術保障體系，健全安全技術防范系統(tǒng)，應用先進的消防設施、防盜設施、報警設施、監(jiān)控設施和經久耐用的檔案裝具等，采用各種先進的計算機加密、防入侵和防病毒技術，檔案字跡加固和保護技術，電子信息和聲像恢復技術，計算機處理錄音錄像技術等，為檔案安全提供切實有效的技術支撐。同時，檔案館要實施重要檔案異地備份制度，提高應對人為災害和自然災害的能力，防止重大災害對檔案造成的損失。在開展檔案異地備份工作中，檔案館要采取異質備份措施，保證電子檔案長久可讀。

4.提高檔案安全基礎設施投入

加強檔案安全相關基礎設施建設，從環(huán)境建設和設備建設入手，確保檔案的安全管理和利用。環(huán)境建設方面，根據(jù)《檔案館建設設計規(guī)范》《檔案館建設標準》等規(guī)范，綜合地理位置、氣候條件等因素，建設符合防水、防火、抗震等要求的檔案館，為檔案保管提供更優(yōu)質的環(huán)境。設備建設方面，檔案館要根據(jù)紙質檔案等對溫濕度、光、酸堿等的特殊要求，檔案館要配備專業(yè)的裝具來確保檔案安全，并且?guī)旆恳蠙n案“八防”要求。同時，配備電子檔案所需的終端設備、網絡設備、輸入輸出設備和防電磁干擾設備。

檔案安全保障體系建設是檔案安全管理的基礎工作，應從制度保障、人才培養(yǎng)、技術保障和基礎設施建設等方面下功夫，不斷優(yōu)化，確保檔案安全保障體系的建設完善。

參考文獻：

[1]中共中央辦公廳，國務院辦公廳印發(fā)《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》[EB/OL].http：//news.xinhuanet.com/politics/2014-05/05/C_126464500.htm.

[2]張美芳，王良城. 檔案安全保障體系建設研究[J].檔案學研究，2010（1）.