改進(jìn)高職院校干部人事檔案管理的思考

趙娟+趙琳杰+郭明+張中興

摘 要：在對(duì)我校干部人事檔案中“三齡兩歷一身份”關(guān)鍵信息審核工作中，發(fā)現(xiàn)了檔案材料缺失、檔案信息記載不一致等問題，結(jié)合高職院校特點(diǎn)和本次審核工作體會(huì)，提出了改進(jìn)高職院校干部人事檔案管理的建議。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案管理；高職院校；檔案意識(shí)

為貫徹落實(shí)全面從嚴(yán)治黨、從嚴(yán)管理監(jiān)督干部要求，中央組織部把整治檔案造假問題列為整治選人用人不正之風(fēng)的6項(xiàng)重點(diǎn)任務(wù)之一，從2014年10月開始，在全國分三批部署開展了干部人事檔案專項(xiàng)審核工作。按照組織部工作安排，我校于2015年6月至2016年6月期間開展了干部人事檔案專項(xiàng)審核工作，特結(jié)合本次工作經(jīng)驗(yàn)寫作此文，以期改進(jìn)高職院校干部人事檔案管理。

1 我校干部人事檔案專項(xiàng)審核發(fā)現(xiàn)問題

1.1 出生時(shí)間問題

在本次干部人事檔案專項(xiàng)審核工作中，我們發(fā)現(xiàn)個(gè)別教職工人事檔案里出生時(shí)間的記載存在不一致問題，多是最早材料《入團(tuán)志愿書》記載出生時(shí)間較早，且為孤表，與其他檔案材料和目前戶籍使用出生時(shí)間不一致。按組織部要求，此種情況需提供形成時(shí)間早于最早檔案材料的戶籍資料（例如出生證明、戶口簿）、全國第二次人口普查材料，或者從干部近親屬檔案中尋找客觀依據(jù)[1，2]。

但現(xiàn)實(shí)問題是：（1）這部分教職工大多出生于我國經(jīng)濟(jì)和各項(xiàng)制度較落后的20世紀(jì)60年代，尚無出生證明之說；作為我國人口管理現(xiàn)代化基礎(chǔ)的居民身份證制度始于1985年，在此之前的早期戶籍檔案或者錯(cuò)誤百出，或者無從查起。（2）我國從1953年起，階段性在全國范圍內(nèi)進(jìn)行人口普查工作，這些材料多會(huì)保存在村委會(huì)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)派出所、縣市檔案局或統(tǒng)計(jì)局，我們對(duì)可能留存檔案部門進(jìn)行了走訪調(diào)查，但經(jīng)歷多年的人事變遷，找到需要材料的幾率微乎其微。（3）我國由農(nóng)業(yè)國發(fā)展而來，出生于20世紀(jì)60年代的教職工父母一輩多為農(nóng)民，沒有人事檔案可查，兄弟姐妹檔案中也尚未發(fā)現(xiàn)明確記載。這些現(xiàn)實(shí)問題，使原本可以依據(jù)政策改正的出生時(shí)間問題變得異常棘手。

1.2 參加工作時(shí)間問題

養(yǎng)老保險(xiǎn)制度實(shí)施后，繳納養(yǎng)老保險(xiǎn)時(shí)間即被視為參加工作時(shí)間，這就明確了參加工作時(shí)間的認(rèn)定。在此之前，參加工作時(shí)間的認(rèn)定主要依據(jù)《定級(jí)表》、《招工合同》、《關(guān)于入伍時(shí)間的批注》[2]。審核過程中我們發(fā)現(xiàn)，很多教職工認(rèn)為自己的參加工作時(shí)間是來單位報(bào)道之日，殊不知，報(bào)道后才開始辦理各項(xiàng)入職入編手續(xù)，報(bào)上級(jí)人事部門審批，這些需要一定的時(shí)間，多會(huì)造成人事部門審批的參加工作時(shí)間與教職工自認(rèn)為的參加工作時(shí)間不一致，此種個(gè)人不知情是造成檔案材料記載不一致的主要原因。還有個(gè)別教職工發(fā)生工作調(diào)動(dòng)，因怕麻煩或其他原因未辦理辭職手續(xù)，不轉(zhuǎn)接社保關(guān)系，造成參加工作時(shí)間認(rèn)定不一致。

1.3 職能部門和教職工檔案意識(shí)不足

干部人事檔案材料由多個(gè)部門產(chǎn)生，有些職能部門缺乏檔案意識(shí)和對(duì)歸檔內(nèi)容的了解，形成的人事檔案材料未及時(shí)歸檔，檔案材料多頭管理造成了干部人事檔案的不完整。不完整的人事檔案，一方面很難全面掌握干部個(gè)人信息，另一方面也極易造成檔案材料的缺失。

每年單位會(huì)組織教職工普填一些表格，例如年度考核表、獎(jiǎng)勵(lì)審批表、職稱評(píng)審表、干部任免審批表等，這些都是個(gè)人人事檔案的重要材料。部分教職工不知道其重要性，填寫馬虎，應(yīng)付了事，經(jīng)常出現(xiàn)錯(cuò)填漏填情況。本次審核中就發(fā)現(xiàn)部分教職工因進(jìn)修、產(chǎn)假等原因漏填年度考核表。這些都是職能部門和教職工檔案意識(shí)薄弱的表現(xiàn)，會(huì)給當(dāng)事人發(fā)展帶來不必要的麻煩。

2 高職院校干部人事檔案管理建議

2.1 考慮高職院校特點(diǎn)，發(fā)展特色干部人事檔案管理模式

高職院校干部人事檔案工作是干部人事工作的重要組成部分，檔案管理的真正價(jià)值在于利用。高職院校干部人事檔案管理應(yīng)區(qū)別于機(jī)關(guān)，不應(yīng)過于突出政治性和保密性的一面，而應(yīng)以高職院校發(fā)展為中心，體現(xiàn)高職院校教育和科研兩大主要職能并為其提供服務(wù)，發(fā)展高職院校特色干部人事檔案管理模式[3]。因此，首先，高職院校干部人事檔案應(yīng)側(cè)重于收集教學(xué)資料和科研資料，更多地突出教師現(xiàn)實(shí)的、真實(shí)的工作業(yè)績和能力。這樣既能為教師個(gè)人保存重要教育科研資料，又能為學(xué)校發(fā)展備案留檔，為進(jìn)一步開發(fā)利用積累材料。其次，提高干部人事檔案材料的時(shí)效性和實(shí)效性。目前教學(xué)檔案和教學(xué)質(zhì)量優(yōu)秀獎(jiǎng)、科研成果和科研成果獎(jiǎng)是職稱評(píng)審的重要條件之一，我們應(yīng)及時(shí)收集歸檔能體現(xiàn)教師教學(xué)效果、科研成果的材料，把握教師發(fā)展動(dòng)態(tài)，為評(píng)價(jià)、考核、聘任提供客觀依據(jù)。再次，高職院校非管理崗位工作有其特殊性，建議組織部門區(qū)分管理崗位與非管理崗位，考慮其特點(diǎn)，給予更多支持。

2.2 加強(qiáng)檔案知識(shí)宣傳，提高師生對(duì)干部人事檔案的重視

由于歷史原因，我國人事檔案在相當(dāng)長一段時(shí)期內(nèi)，政治色彩和神秘感濃重，檔案管理長期處于人們的視野之外，得不到重視。高校既是干部人事檔案材料的產(chǎn)生地，也是干部人事檔案材料的高頻利用者。我們大部分干部人事檔案材料收集與整理便始于大學(xué)時(shí)期。我們應(yīng)通過宣講會(huì)、信息公開欄、校園網(wǎng)絡(luò)等途徑提高教師的檔案意識(shí)，這樣做的好處有三點(diǎn)：首先，只有教師意識(shí)到干部人事檔案對(duì)個(gè)人發(fā)展的重要影響，才會(huì)重視個(gè)人檔案材料的填報(bào)與積累，保證自身干部人事檔案的準(zhǔn)確完整。其次，只有教師意識(shí)到干部人事檔案的重要性，才會(huì)主動(dòng)向?qū)W生宣傳檔案知識(shí)，提高學(xué)生對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)。學(xué)生了解到檔案在人生發(fā)展中的重要意義后，會(huì)更加自律，主動(dòng)遵守學(xué)校紀(jì)律，認(rèn)真填寫檔案材料并及時(shí)上交，以獲得完整良好的個(gè)人檔案記錄。最后，一個(gè)輔導(dǎo)員通常要兼任多個(gè)班級(jí)，從入學(xué)到畢業(yè)，往往要負(fù)責(zé)幾百名學(xué)生檔案材料的收集整理工作，工作量很大，只有加強(qiáng)相關(guān)教師檔案意識(shí)，才會(huì)使其在工作中加倍重視，才能保證學(xué)生檔案的準(zhǔn)確完整。這將從根本上解決潛在的干部人事檔案材料缺失、失實(shí)等問題。

2.3 以人為本，推進(jìn)不涉密干部人事檔案內(nèi)容向個(gè)人公開

目前，人事檔案一直沿用封閉式管理，干部個(gè)人實(shí)行回避制度。過度神秘化人事檔案，不利于人事檔案的有效利用，我們應(yīng)在嚴(yán)格控制查閱權(quán)限的前提下，積極推進(jìn)不涉密檔案內(nèi)容適度向個(gè)人公開。干部人事檔案的大部分內(nèi)容，都是當(dāng)事人自己填寫的，不屬于涉密范疇。此外，組織人事相關(guān)部門的鑒定考核意見，當(dāng)事人應(yīng)有知情權(quán)，即此部分內(nèi)容對(duì)于當(dāng)事人而言也不屬于保密范圍。第五類政歷材料中的《三齡審核結(jié)論表》是組織人事部門對(duì)個(gè)人出生時(shí)間、參加工作時(shí)間的確認(rèn)，是個(gè)人提拔晉升的重要信息，此表認(rèn)定的信息更應(yīng)與當(dāng)事人溝通確認(rèn)，避免個(gè)人因不知情造成的誤填，以保證檔案內(nèi)容的一致性。所以，在加強(qiáng)監(jiān)督管理的情況下，推進(jìn)不涉密干部人事檔案內(nèi)容逐步向個(gè)人公開，這是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要，更是高等院校以人為本，科學(xué)管理的需要。

總之，高職院校人事檔案管理應(yīng)以高職院校的發(fā)展為中心，更多的突出高職院校教育和科研兩大職能，我們應(yīng)把握中央整治檔案造假問題的機(jī)會(huì)，積極改進(jìn)高職院校人事檔案管理方式，提高干部人事檔案的利用效率，發(fā)展高職院校特色干部人事檔案管理之路。

參考文獻(xiàn)

[1]中組部，人事部，公安部.關(guān)于辦理干部退（離）休等手續(xù)時(shí)認(rèn)定出生日期問題的通知[Z].1990-8-30.

[2]省委組織部部務(wù)會(huì)研究議定.省管干部人事檔案專項(xiàng)審核問題認(rèn)定處理意見.2016.

[3]丁琴芬.淺談信息時(shí)代高校干部人事檔案管理工作[J].科技信息（學(xué)術(shù)版），2008（27）：154-155.