機關檔案管理工作的創新

摘 要：檔案做為歷史的記錄、知識的載體之一，匯集著大量的信息，且是最原始、最可靠的信息，具有不可估量的開發利用價值。機關檔案管理工作是維護黨和國家真實歷史面貌的工作，是機關工作中的重要組成部分。

關鍵詞：檔案；記載；創新

檔案管理工作是機關重點工作之一，繁瑣復雜，需要在創新上下功夫。在新時期檔案工作者要抓住機遇，迎接挑戰，與時俱進，開拓創新，提高機關檔案管理水平，促進機關檔案事業的可持續發展，確立檔案工作在機關中不可替代的地位。近幾年來，機關的檔案取得了可喜得成績，其地位逐步提高，其作用也越來越受重視。隨著知識經濟的提出和社會現代化的推進，現代信息技術、網絡技術的廣泛應用，我國機關的檔案管理工作也發生啦很大的變化，做為傳統文獻的機關檔案工作，面臨著前所未有的機遇和挑戰。

1 檔案管理工作的“軟件”創新

機關檔案管理的研究工作可以在多個方向和角度上展開，如果從檔案管理與基礎建設之間的關系層面上說，我們可以把檔案建設分為“硬件”和“軟件”兩大類。就前者而言，主要指的是檔案館舍、資料設備、計算機網絡、配置設施等基礎設施建設。就后者而言，又可以分為兩個方面，其一是就檔案管理人員自身的文化素養、職業道德、工作能力等等，其二是就檔案管理在整個機關工作中的影響力、輻射力和創造力而言的，主要指的是檔案管理為實踐工作提供了具體的幫助、支持和促進作用，樹立良好的機關部門形象，提升機關的影響力等等。從理論上說，機關檔案管理建設中的硬件和軟件具有同等重要的作用，二者不可偏廢，一般而言，硬件是軟件的基礎，軟件是硬件的目的。但是，長期以來，在檔案管理工作中存在著重視“硬件”、輕視“軟件”的不良傾向，一個非常普遍的例子是，在檔案管理部門更重視硬件設施建設，普遍重視和下大力氣投入資金、人力和物力，這些固然是檔案管理發展所必需的，但是，由此忽視了軟件建設，則對于檔案管理發展無疑是有害的。

按照美國學者約瑟夫·奈的軟實力理論，一個國家或地區僅僅依靠經濟、科技、資源等“硬實力”建設，很難在未來競爭中勝出，未來的國家或區域經濟的競爭主要手段在于文化教育、意識形態、制度觀點等等“軟實力”。雖然這個思想最初產生于國際政治關系領域，但是，由于其對于文化教育重要性的深刻認識，特別是對于各個學科領域具有的普遍的借鑒意義或者說普適性原則，因而迅速被國內各個學科領域吸收和借鑒，這一點已經被學界所公認。同樣，對于機關檔案管理工作而言，我們也可以而且應該充分借鑒他的軟實力發展戰略思想，認識到檔案管理中的軟件建設所具有的不可替代的作用，以及在檔案管理工作領域未來發展中的前瞻性。基于此，我們可以把檔案管理建設中的“軟件”，稱之為一種“軟實力”，而檔案管理在文化軟實力發展中的創新，就可以被表述為“軟件”的創新。

那么，就檔案管理的“軟件”建設而言，如何實現在文化軟實力發展中的創新呢？筆者認為，根據我國檔案管理的客觀情況，至少可以在如下兩個方面進行創新：其一，在檔案管理人員的文化素養提升上，改變當前“一單、兩低、兩缺”的管理現狀，即檔案管理人員知識結構單一，業務素質偏低、工作積極性偏低；缺乏復合型管理人才、缺乏對其針對性的培訓指導。造成這種狀況的原因固然是多方面的，但是，檔案管理者認識觀念上偏好“硬實力”、輕視“軟實力”的誤區有不可推卸的責任。針對這種狀況，在文化軟實力發展戰略下，亟待實現檔案館工作人員文化素質的提升。在用人機制上，應該加強引進高素質人員，而且，針對現有人員素質的低下，加強針對性的業務培訓，尤其是加強對人員成為知識型、復合型人才的培養。其二，在檔案管理工作的形象提升上，亟待實現檔案館從“養老院”、“清水衙門”向專業教育平臺的創新轉型。這需要機關檔案管理部門改變傳統工作思路，積極把檔案工作與機關整體工作聯系起來，除了保存職工檔案這一基本工作之外，還應該擴寬工作思路，創造檔案館舍為企業服務的新型知識平臺，以此改變全體職工心目中檔案管理工作專門為安排家屬工作的養老院形象，以此提升檔案管理部門以及整個機關的文化軟實力。

2 從保存守護職能向開放職能的創新

在傳統管理觀念中，檔案管理工作的主要內容在于如何保存、保護重要資料。相對于機關要處理各種繁雜的日常工作而言，二者的本質區別在于，檔案部門偏重于被動性的保護和收藏，而整個機關工作則偏重于主動性的解決問題。在文化軟實力戰略上升為全球性潮流之后，企業檔案管理職能中的被動性收藏保護工作面臨著向主動性教育轉型的創新任務。

在這個意義上，機關檔案管理工作的文化軟實力提升，可以被表述為吸引力的提升。而在傳統的企業檔案管理工作中，檔案管理工作無疑是缺乏吸引力的，導致檔案管理工作吸引力缺乏的原因是多方面的，其中固然有工作自身性質的枯燥乏味，但是，還與機關檔案工作被人為地與機關工作割裂有直接的關系。簡言之，一旦實現了讓檔案管理部門成為機關職工的“第二課堂”，檔案管理工作就可以更加親密地融入到整個機關部門工作中，并且為全體員工提供教育實踐中獲得巨大的吸引力、影響力，從而提升文化軟實力。具體來說，就是要改變檔案管理工作與員工日常工作割裂的狀態，實現檔案管理職能的不斷延伸和擴展，甚至向承擔某些文獻資料查找、信息處理等任務的方向積極發展，或者創造條件為企業日常工作實踐服務。例如，檔案管理部門除了為開設員工開設檔案管理、檔案保護、檔案查詢等教學內容之外，可以把檔案館舍作為員工參與實踐的基地，特別是對于承擔文獻資料查詢、信息傳播、通訊宣傳等工作任務的員工而言，充分利用檔案部門這個教育平臺，為培養和提升員工綜合文化素質和多種實踐能力，無疑是一個非常寶貴的機會。當然，最重要的作用還不在于此，就文化軟實力的影響力和吸附力因素來看，檔案管理工作積極參與、融入到企業日常工作中，就會增加自身對于全體員工的吸引力和影響力，這對于改善檔案管理部門與企業其他各個部門之間的疏遠冷漠關系，無疑是具有十分積極的現實意義。

3 管理方式創新

通常檔案管理的好壞往往要通過對管理水平的評價來確定，如單純地看檔案管理場所、設備和館藏等。但隨著時代的發展，檔案管理主要應看檔案館對資源的開發利用程度和服務效果。檔案館的管理工作重心要轉向對用戶和檔案員的管理，要最大限度地實現檔案資源的開發和利用。

機關檔案管理在文化軟實力發展中的創新，并不僅僅局限于上文所說的三個方面，但是，就當前我國機關檔案管理工作中存在的主要問題而言，在檔案管理的“軟件”創新上，以及從保存守護職能向對外開放的職能轉型，無疑是最基本的文化軟實力提升之策，其不僅對于提升檔案管理部門的文化軟實力，也對于整個機關的文化軟實力，都將發揮重要的意義，這正是筆者以此為選題進行研究的現實意義。 總之，檔案工作者應該不斷的更新觀念，創新理論；更新知識，創新管理，掌握檔案工作的發展規律，樹立現代化的檔案管理意識，與時俱進，以服務為宗旨，以創新為主題，促進檔案管理工作實現現代化、科學化。

作者簡介

高珊珊（1981-），女，山東省章丘人，本科，畢業于河北經貿大學，助理館員，研究方向：檔案管理。