淺談如何做好文書檔案管理工作

陳秀潔

中圖分類號：F272.9 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2017）02-000-02

摘 要 文書檔案主要是對企業(yè)中存在的人事信息、業(yè)務(wù)信息以及財(cái)務(wù)信息等進(jìn)行記錄。利用文書檔案管理工作，能夠?yàn)槠髽I(yè)提供有效的實(shí)施決策。因此，本文分析中，分析了文書檔案管理工作的特征和存在的問題，并為其提出有效對策，研究如何做好文書檔案管理工作。

關(guān)鍵詞 文書 檔案 管理

隨著社會經(jīng)濟(jì)水平的不斷提升，人們更重視文書檔案管理工作。科學(xué)的文書檔案能夠?yàn)楣ぷ魅藛T提供正確決策，促進(jìn)工作效率的穩(wěn)步提升。所以，在對文書檔案工作進(jìn)行管理期間，就要實(shí)現(xiàn)管理的高效性、規(guī)范性的運(yùn)行。

一、文書檔案管理工作的主要特征

文書檔案管理工作的主要特征表現(xiàn)在三方面。其一，文書檔案管理形式比較復(fù)雜，因?yàn)樵摴ぷ髦饕菍Ω鱾€(gè)信息、資源進(jìn)行收集、整理。其中，管理內(nèi)容包括建筑工程中的人力資源、事件以及施工過程，主要對存在的資料進(jìn)行保存、記錄、管理等。根據(jù)其類別對其分類管理。所以說，文書檔案管理工作比較復(fù)雜。其二，文書檔案管理工作內(nèi)容呈現(xiàn)豐富性與多樣性。隨著社會經(jīng)濟(jì)水平的不斷提升，建筑工程中的文書資源不斷增多，其檔案形式也更為多樣，實(shí)現(xiàn)了新的發(fā)展趨勢。一般情況下，文書檔案管理工作內(nèi)容主要包括黨群管理以及行政管理，在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展下，文書檔案形式更為多樣，尤其是電子文件、圖片以及錄像等形式的出現(xiàn)，都需要對其合理管理。其三，文書檔案管理工作具有標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的實(shí)施特征。在文書檔案管理工作中，一定要保證資料的科學(xué)性、完整性，所以，相關(guān)的工作人員要以認(rèn)真、仔細(xì)的態(tài)度對待，促進(jìn)其管理的科學(xué)實(shí)施。

二、文書檔案管理工作中存在的問題

（一）人員對工作的不重視

在文書檔案管理工作中，相關(guān)人員沒有認(rèn)識到該工作的重要性，對其不夠重視。并且，文書檔案管理工作比較復(fù)雜，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)只要求相關(guān)人員對其簡單的保管，沒有按照相關(guān)要求對其科學(xué)管理、有效應(yīng)用。在這種情況下，說明文書檔案管理工作中的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，對文書檔案的收集與整理工作不夠重視。

（二）管理手段比較落后

文書檔案管理水平比較低，使用的管理手段比較落后。特別對于一些建筑工程單位的文書檔案管理工作，相關(guān)的管理人員沒有受到專業(yè)的培訓(xùn)和知識訓(xùn)練。這些工作人員在工作執(zhí)行期間，對文書檔案工作內(nèi)容認(rèn)識不夠，沒有重視到文書檔案管理工作的重要性，也沒有形成科學(xué)化管理意識。并且，一些檔案人員在工作中為兼職人員，自身的專業(yè)性不足，也沒有全身心的投入到文書檔案管理工作中，不僅影響了文書檔案的及時(shí)歸檔和調(diào)整，也降低了檔案管理工作的實(shí)施水平。

（三）管理工作不規(guī)范

文書檔案管理工作不規(guī)范，主要是檔案編號不一致，案卷標(biāo)題也不夠規(guī)范。常常存在檔案卷目錄缺少以及組卷混亂等現(xiàn)象。

（四）人員素質(zhì)不高

在建筑工程的文書檔案管理工作中，一些管理人員沒有認(rèn)識到文書檔案管理工作的重要性。導(dǎo)致工作人員的文化素質(zhì)、職業(yè)能力、個(gè)人素養(yǎng)等都比較低，無法促進(jìn)工程建設(shè)工作的有效實(shí)施，也無法滿足企業(yè)文書檔案管理工作的實(shí)施要求。

三、如何做好文書檔案管理工作

基于以上相關(guān)問題，面對人員不重視、管理手段落后以及工作執(zhí)行方式不規(guī)范、人員素質(zhì)不高等問題的影響，無法促進(jìn)工作效率的穩(wěn)步提升，也不能實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作系統(tǒng)化化發(fā)展。為了解決以上相關(guān)問題，需要在以下研究中對其提出針對性措施，特別是隨著現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)的利用和發(fā)展，利用先進(jìn)手段對其積極改進(jìn)，促進(jìn)其管理手段的先進(jìn)性，從而為其提供有效的實(shí)施保障，提升文書檔案管理工作的效率。

（一）實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理

為了實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的規(guī)范運(yùn)行，需要對檔案的種類、形式以及程序等進(jìn)行規(guī)范，發(fā)揮其檔案管理的作用。在電子信息化發(fā)展下，文書檔案的規(guī)范化管理工作更為凸出。因?yàn)楹芏辔臅鴻n案都是以文件的方式形成的，所以，相關(guān)人員在對其處理期間，要促進(jìn)銜接工作的有效執(zhí)行。如：對文件進(jìn)行鑒定、分類以及歸檔編號處理等，都需要在文件形成前做好登記工作，以實(shí)現(xiàn)一體化管理。同時(shí)，相關(guān)人員還要掌握文書檔案管理的程序，在具體工作實(shí)施期間，首先，需要對所有文件進(jìn)行全面檢查，將丟棄一些無用的文件，避免運(yùn)用期間產(chǎn)生低效率以及重復(fù)問題。然后，對文件進(jìn)行重新整理，提高文件的利用效率。最后，促進(jìn)提名的規(guī)范性，促進(jìn)檢索工作效率的提升。

（二）完善管理制度

制度能夠規(guī)范人們的行為，在文書檔案管理中，也需要利用制度對其制約，保證在文書檔案管理期間，能夠?qū)崿F(xiàn)工作運(yùn)行的規(guī)范實(shí)施。同時(shí)，相關(guān)的工作人員還要努力學(xué)習(xí)相關(guān)政策以及法律制度，根據(jù)現(xiàn)有的實(shí)際發(fā)展情況以及制度實(shí)現(xiàn)綜合性管理。工作人員還需要將原有的文書檔案進(jìn)行綜合性管理，對文書檔案的管理、歸檔以及處理等實(shí)現(xiàn)一體化，保證在整體上實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范實(shí)施。

（三）提升人員素質(zhì)

文書檔案管理具有較強(qiáng)的技術(shù)性與實(shí)踐性特征，對工作人員與管理人員的自身素質(zhì)、個(gè)人能力要求都比較高。所以，為了促進(jìn)文書檔案管理工作的優(yōu)化實(shí)施，一定要提高文書檔案管理人員的自身素質(zhì)。在對文書檔案管理人員進(jìn)行招聘期間，需要對人員的工作經(jīng)驗(yàn)、個(gè)人能力進(jìn)行考核，并在人員工作期間，加強(qiáng)定期培訓(xùn)工作，使其掌握充足的管理知識和專業(yè)能力，從而實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作中資料處理、分類以及歸檔的嚴(yán)格實(shí)施。在內(nèi)部工作中，還需要加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，選擇一些思想政治良好、具有責(zé)任心的人員擔(dān)任文書檔案管理負(fù)責(zé)人。在實(shí)際工作期間，不僅要經(jīng)常關(guān)注工作人員的工作和生活，增強(qiáng)其人員的工作積極性，還能提高工作人員接受教育的能力。特別在現(xiàn)有發(fā)展階段，隨著社會的不斷進(jìn)步和發(fā)展，一些新企業(yè)和新領(lǐng)域不斷擴(kuò)展，從而給文書檔案管理也提出更高要求，因此，相關(guān)的工作人員需要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，擴(kuò)展自己的視野，保證自身能力的有效提高。

（四）實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展

在新時(shí)期發(fā)展趨勢下，文書檔案管理工作發(fā)揮其十分重要的作用，為現(xiàn)代化管理工作提供有效的實(shí)施保障。特別是計(jì)算機(jī)技術(shù)的普遍利用，使文書檔案的形成、運(yùn)行、轉(zhuǎn)換等工作得以改善，促進(jìn)了自動化管理工作的形成，保證文書檔案修改、檢索工作的系統(tǒng)化發(fā)展。信息化與現(xiàn)代化運(yùn)行模式已經(jīng)成為文書檔案管理工作的必然要求，對未來發(fā)展具有更明確的意義。并且，文書檔案的信息化管理工作還能實(shí)現(xiàn)安全性與高效性發(fā)展，在相關(guān)管理制度保護(hù)下，不僅實(shí)現(xiàn)了信息的便利性使用，還防止文書檔案信息丟失問題的產(chǎn)生。

四、結(jié)語

總而言之，文書檔案管理工作能夠真實(shí)的記錄下各個(gè)工作的真實(shí)情況，為其提供科學(xué)、合理的決策意見。并且，文書檔案管理工作還是一項(xiàng)專業(yè)性、實(shí)踐性強(qiáng)的工作，所以，相關(guān)的工作人員要不斷學(xué)習(xí)，提高自身能力，并增加現(xiàn)代化信息技術(shù)，以促進(jìn)文書檔案管理工作的優(yōu)化實(shí)施。

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