行政審批檔案信息化管理工作要點探究

李茹

摘 要：隨著我國現代社會中科學技術的快速發展，無論是計算機還是信息技術領域都開始逐漸滲透到各行業中，給電子政務的開展帶來了極大的幫助，作為政務工作中一項基礎性工作，行政審批工作涉及到的領域十分廣泛，特別是在新的時代背景條件下，行政工作量逐漸加強，因此傳統的手工工作模式已經不能很好地滿足檔案管理的需求。構建行政審批檔案信息體系已經在全國范圍內大力的開展，但是在信息化管理工作中仍然存在很多的問題和不足，影響了管理水平的整體發展。該文從檔案信息化的理念著手，全面分析行政審批檔案信息化管理工作的要點，并針對相關問題提出了一些解決對策。

關鍵詞：行政審批 檔案 信息化管理 工作要點

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2016）11（a）-0105-02

近年來，在信息化時代影響下，我國逐漸走向了信息化、現代化的社會方向，行政審批作為政府和公眾的主要連接平臺，其工作質量將使公眾對政府的印象起到直接影響作用。在新時期下，行政審批檔案信息化工作將面臨著更為嚴峻的挑戰。檔案作為一種重要的信息資源，是促進我國經濟社會發展的一項基礎，因此加強行政審批檔案信息化管理工作質量，不僅能對服務型政府的建設起到推動作用，同時還能為構建我國社會主義和諧社會奠定良好的基礎[1]。

1 檔案信息化概述

檔案信息化是現代信息時代的主要發展產物之一。在國家檔案行政管理部門的正確領導下，在檔案管理活動中對現代技術進行積極引進，完成對檔案信息資源的收集和管理，幫助實現檔案管理現代化的基本建設目標。換言之，檔案信息化就是將傳統的實體管理方式轉變為新型的信息管理方式，從而加強對檔案資源內涵和精華的管理，將原本的形式化進行打破，從而全面提升信息資源管理的綜合利用率，為各項行業的發展提供更大的幫助。信息化工作是一項綜合性比較強，同時也是一項系統的工作，因此在工作的過程中要對現代技術進行相應的改善和優化，達到最佳的管理目標和效果。

2 行政審批檔案信息化的意義

行政審批，主要是行政機關通過自然人所提出的要求和申請，采用根據現階段的規章制度對證件進行發放等形式，允許其進行相關的活動或是行為。由此可見，行政審批是現階段我國一項重要的基礎性工作，隨著現代改革開放的到來，我國的經濟也得到了相應的發展，各個中小型企業或是家族等都逐漸增多，因此這在一定程度上也增加了行政審批的工作量。但是在傳統的工作模式下，行政審批檔案一般采用的都是人工工作的方式或是通過紙質文件將其進行保存，這種保存方式，很有可能隨著時間的遞進，文件上的文字也變的模糊，同時紙質文件相對比較容易丟失，不易保存，這在很大程度上將對行政審批工作產生影響。在對檔案信息化建設的過程中，通過對現代技術中掃描、轉化等信息技術的接力運用，將傳統的紙質文件或是圖片進行轉化，使其成為電子資源，同時按照相應的信息構建起目錄、文件等數據庫形式。運用這種方式，能有效地將數字資源保存在電腦或是其他媒介上，給之后的使用或是查詢都帶來了極大的便利[2]。不僅如此，還能將原本的信息資源變為數字資源，不僅很大程度上節省了存儲空間，同時還更好地實現了對信息資源的保護和管理。

檔案管理信息化之所以引起重視，主要是因為其信息具備較強的利用價值，因此在現代社會的信息時代環境下，對信息資源進行充分的利用，將更有助于引起我們對問題的重視，同時完善自我，為建立服務型政府提供更多的科學依據，全面推進檔案管理向著一體化的方向前進。現在，我國行政審批檔案信息化建設或是管理還需要進一步發展，但是這項工作的正面影響已經十分顯著。比如，提升檔案的利用空間，能很大程度上降低人們的工作量，提升工作效率，引導公眾樹立正確的社會發展意識[3]。

3 提升行政審批檔案信息化管理的策略

通過自身多年的實踐和工作經驗，針對上文的分析，提出了以下建議。

3.1 加強網絡意識

思想意識是人類開展活動的先導環節，因此針對情況，人們只有將思想意識進行轉變，才能對現代信息化管理的重要性引起重視，并且發揮其主觀能動性對管理技術進行學習。在工作的過程中，領導樹立起正確的管理思想和工作理念是現代化建設的主要前提，一般情況下，領導的思想意識和行為在一定程度上會對員工產生十分重要的影響。因此在加強網絡意識的過程中，要首先使領導具備這個先進的意識，同時安排有關部門加強在單位內部的宣傳工作，幫助員工進一步對工作方式進行轉變，支持并不斷參與到現代檔案信息化建設過程中，保證這項工作按照固定的方向發展，更好地達到之前的預期方向或目標。

3.2 重視創新

遇到困難和問題，我們不應該選擇逃避，更不能夠選擇退縮，面對困難應該迎難而上，而不是知難而退，最終將其突破，得到更好地發展。這種方式同樣適用于現代檔案信息化管理，因此在今后的管理工作中，需要直視挑戰，將其當做一次發展的全新機遇，在進行創新的過程中，首先我們需要對各方面的矛盾進行協調解決，幫助檔案信息化管理工作在曲折的過程中前進。一般情況下，行政審核文件有圖像、文檔和音頻等多種形式，因此在日常工作中應該逐漸加強對不同文件特點的研究和分析，將其進行分類保存，為今后的查詢和使用提供更大的便利，促進檔案信息向著多元化的方向發展[4]。

3.3 加強標準化建設

俗話說沒有規矩不成方圓，面對現在大量的行政審批工作，如果不制定相應的標準，將其進行規范，就會造成工作環境的混亂。因此針對不同類型的部門或是工作特征，我們就應該加強對具體性工作的標準制定，給檔案信息化管理提供更多的依據，通過這種方式來對工作的有效性進行全面提升。不僅如此，還需要對基層工作人員的執行標準進行正確的引導，防止其出現不良的工作狀態或是現象，為推進檔案信息化建設和管理起到更大的幫助作用。

3.4 提升隊伍的素質

雖然現階段我國已經基本實現了行政審批檔案信息化管理，但是在其實際的管理理念和方式的轉變還明顯不夠，因此還需要檔案人員的全力支持。在現代社會的發展過程中，行政單位的領導更應該加強對人才的重視和培養，根據現在工作情況，合理的對培訓工作進行安排和制定，全面提升管理人員的綜合水平，使其在實際工作的過程中發揮出更大的主動性和創新能力，將檔案的信息化管理水平得到進一步地提高[5]。

4 結語

綜上所述，行政審批檔案信息化管理作為一項綜合性和系統性的工作，是現代電子政務發展過程中一項具體的要求。這項工作的開展，在很大程度上說明了現代社會的進步，人類文明是在不斷發展的，因此也預示著行政審批工作將面臨著更大的機遇和挑戰。雖然現階段我國檔案信息化管理工作中還存在很大的問題，但是通過該文的研究，相信將在很大程度上對這項工作的開展起到幫助作用，為我國行政審批工作奠定更穩定的基礎。

參考文獻

[1] 韓輝.行政審批檔案信息化建設的思考和對策[J].辦公室業務，2016，37（6）：99.

[2] 張義德.論檔案部門在檔案信息化建設中的角色定位[J].蘭臺世界，2011，29（24）：41-42.

[3] 徐淳，于炳江.基于人事檔案信息化的醫院人力資源信息系統設計與實踐[J].中國醫院，2011，15（7）：64-66.

[4] 趙鈞.工商行政管理檔案信息化勢在必行[J].中國工商管理研究，2011，48（4）：76-77.

[5] 劉藝凱.淺談檔案信息化管理存在的問題及解決對策[J].民營科技，2011，59（2）：206.