行政審批檔案信息化管理工作要點(diǎn)探究

李茹

摘 要：隨著我國現(xiàn)代社會(huì)中科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，無論是計(jì)算機(jī)還是信息技術(shù)領(lǐng)域都開始逐漸滲透到各行業(yè)中，給電子政務(wù)的開展帶來了極大的幫助，作為政務(wù)工作中一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，行政審批工作涉及到的領(lǐng)域十分廣泛，特別是在新的時(shí)代背景條件下，行政工作量逐漸加強(qiáng)，因此傳統(tǒng)的手工工作模式已經(jīng)不能很好地滿足檔案管理的需求。構(gòu)建行政審批檔案信息體系已經(jīng)在全國范圍內(nèi)大力的開展，但是在信息化管理工作中仍然存在很多的問題和不足，影響了管理水平的整體發(fā)展。該文從檔案信息化的理念著手，全面分析行政審批檔案信息化管理工作的要點(diǎn)，并針對相關(guān)問題提出了一些解決對策。

關(guān)鍵詞：行政審批 檔案 信息化管理 工作要點(diǎn)

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2016）11（a）-0105-02

近年來，在信息化時(shí)代影響下，我國逐漸走向了信息化、現(xiàn)代化的社會(huì)方向，行政審批作為政府和公眾的主要連接平臺，其工作質(zhì)量將使公眾對政府的印象起到直接影響作用。在新時(shí)期下，行政審批檔案信息化工作將面臨著更為嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。檔案作為一種重要的信息資源，是促進(jìn)我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的一項(xiàng)基礎(chǔ)，因此加強(qiáng)行政審批檔案信息化管理工作質(zhì)量，不僅能對服務(wù)型政府的建設(shè)起到推動(dòng)作用，同時(shí)還能為構(gòu)建我國社會(huì)主義和諧社會(huì)奠定良好的基礎(chǔ)[1]。

1 檔案信息化概述

檔案信息化是現(xiàn)代信息時(shí)代的主要發(fā)展產(chǎn)物之一。在國家檔案行政管理部門的正確領(lǐng)導(dǎo)下，在檔案管理活動(dòng)中對現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行積極引進(jìn)，完成對檔案信息資源的收集和管理，幫助實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基本建設(shè)目標(biāo)。換言之，檔案信息化就是將傳統(tǒng)的實(shí)體管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)樾滦偷男畔⒐芾矸绞剑瑥亩訌?qiáng)對檔案資源內(nèi)涵和精華的管理，將原本的形式化進(jìn)行打破，從而全面提升信息資源管理的綜合利用率，為各項(xiàng)行業(yè)的發(fā)展提供更大的幫助。信息化工作是一項(xiàng)綜合性比較強(qiáng)，同時(shí)也是一項(xiàng)系統(tǒng)的工作，因此在工作的過程中要對現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行相應(yīng)的改善和優(yōu)化，達(dá)到最佳的管理目標(biāo)和效果。

2 行政審批檔案信息化的意義

行政審批，主要是行政機(jī)關(guān)通過自然人所提出的要求和申請，采用根據(jù)現(xiàn)階段的規(guī)章制度對證件進(jìn)行發(fā)放等形式，允許其進(jìn)行相關(guān)的活動(dòng)或是行為。由此可見，行政審批是現(xiàn)階段我國一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，隨著現(xiàn)代改革開放的到來，我國的經(jīng)濟(jì)也得到了相應(yīng)的發(fā)展，各個(gè)中小型企業(yè)或是家族等都逐漸增多，因此這在一定程度上也增加了行政審批的工作量。但是在傳統(tǒng)的工作模式下，行政審批檔案一般采用的都是人工工作的方式或是通過紙質(zhì)文件將其進(jìn)行保存，這種保存方式，很有可能隨著時(shí)間的遞進(jìn)，文件上的文字也變的模糊，同時(shí)紙質(zhì)文件相對比較容易丟失，不易保存，這在很大程度上將對行政審批工作產(chǎn)生影響。在對檔案信息化建設(shè)的過程中，通過對現(xiàn)代技術(shù)中掃描、轉(zhuǎn)化等信息技術(shù)的接力運(yùn)用，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件或是圖片進(jìn)行轉(zhuǎn)化，使其成為電子資源，同時(shí)按照相應(yīng)的信息構(gòu)建起目錄、文件等數(shù)據(jù)庫形式。運(yùn)用這種方式，能有效地將數(shù)字資源保存在電腦或是其他媒介上，給之后的使用或是查詢都帶來了極大的便利[2]。不僅如此，還能將原本的信息資源變?yōu)閿?shù)字資源，不僅很大程度上節(jié)省了存儲(chǔ)空間，同時(shí)還更好地實(shí)現(xiàn)了對信息資源的保護(hù)和管理。

檔案管理信息化之所以引起重視，主要是因?yàn)槠湫畔⒕邆漭^強(qiáng)的利用價(jià)值，因此在現(xiàn)代社會(huì)的信息時(shí)代環(huán)境下，對信息資源進(jìn)行充分的利用，將更有助于引起我們對問題的重視，同時(shí)完善自我，為建立服務(wù)型政府提供更多的科學(xué)依據(jù)，全面推進(jìn)檔案管理向著一體化的方向前進(jìn)。現(xiàn)在，我國行政審批檔案信息化建設(shè)或是管理還需要進(jìn)一步發(fā)展，但是這項(xiàng)工作的正面影響已經(jīng)十分顯著。比如，提升檔案的利用空間，能很大程度上降低人們的工作量，提升工作效率，引導(dǎo)公眾樹立正確的社會(huì)發(fā)展意識[3]。

3 提升行政審批檔案信息化管理的策略

通過自身多年的實(shí)踐和工作經(jīng)驗(yàn)，針對上文的分析，提出了以下建議。

3.1 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)意識

思想意識是人類開展活動(dòng)的先導(dǎo)環(huán)節(jié)，因此針對情況，人們只有將思想意識進(jìn)行轉(zhuǎn)變，才能對現(xiàn)代信息化管理的重要性引起重視，并且發(fā)揮其主觀能動(dòng)性對管理技術(shù)進(jìn)行學(xué)習(xí)。在工作的過程中，領(lǐng)導(dǎo)樹立起正確的管理思想和工作理念是現(xiàn)代化建設(shè)的主要前提，一般情況下，領(lǐng)導(dǎo)的思想意識和行為在一定程度上會(huì)對員工產(chǎn)生十分重要的影響。因此在加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)意識的過程中，要首先使領(lǐng)導(dǎo)具備這個(gè)先進(jìn)的意識，同時(shí)安排有關(guān)部門加強(qiáng)在單位內(nèi)部的宣傳工作，幫助員工進(jìn)一步對工作方式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，支持并不斷參與到現(xiàn)代檔案信息化建設(shè)過程中，保證這項(xiàng)工作按照固定的方向發(fā)展，更好地達(dá)到之前的預(yù)期方向或目標(biāo)。

3.2 重視創(chuàng)新

遇到困難和問題，我們不應(yīng)該選擇逃避，更不能夠選擇退縮，面對困難應(yīng)該迎難而上，而不是知難而退，最終將其突破，得到更好地發(fā)展。這種方式同樣適用于現(xiàn)代檔案信息化管理，因此在今后的管理工作中，需要直視挑戰(zhàn)，將其當(dāng)做一次發(fā)展的全新機(jī)遇，在進(jìn)行創(chuàng)新的過程中，首先我們需要對各方面的矛盾進(jìn)行協(xié)調(diào)解決，幫助檔案信息化管理工作在曲折的過程中前進(jìn)。一般情況下，行政審核文件有圖像、文檔和音頻等多種形式，因此在日常工作中應(yīng)該逐漸加強(qiáng)對不同文件特點(diǎn)的研究和分析，將其進(jìn)行分類保存，為今后的查詢和使用提供更大的便利，促進(jìn)檔案信息向著多元化的方向發(fā)展[4]。

3.3 加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

俗話說沒有規(guī)矩不成方圓，面對現(xiàn)在大量的行政審批工作，如果不制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，將其進(jìn)行規(guī)范，就會(huì)造成工作環(huán)境的混亂。因此針對不同類型的部門或是工作特征，我們就應(yīng)該加強(qiáng)對具體性工作的標(biāo)準(zhǔn)制定，給檔案信息化管理提供更多的依據(jù)，通過這種方式來對工作的有效性進(jìn)行全面提升。不僅如此，還需要對基層工作人員的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行正確的引導(dǎo)，防止其出現(xiàn)不良的工作狀態(tài)或是現(xiàn)象，為推進(jìn)檔案信息化建設(shè)和管理起到更大的幫助作用。

3.4 提升隊(duì)伍的素質(zhì)

雖然現(xiàn)階段我國已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了行政審批檔案信息化管理，但是在其實(shí)際的管理理念和方式的轉(zhuǎn)變還明顯不夠，因此還需要檔案人員的全力支持。在現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展過程中，行政單位的領(lǐng)導(dǎo)更應(yīng)該加強(qiáng)對人才的重視和培養(yǎng)，根據(jù)現(xiàn)在工作情況，合理的對培訓(xùn)工作進(jìn)行安排和制定，全面提升管理人員的綜合水平，使其在實(shí)際工作的過程中發(fā)揮出更大的主動(dòng)性和創(chuàng)新能力，將檔案的信息化管理水平得到進(jìn)一步地提高[5]。

4 結(jié)語

綜上所述，行政審批檔案信息化管理作為一項(xiàng)綜合性和系統(tǒng)性的工作，是現(xiàn)代電子政務(wù)發(fā)展過程中一項(xiàng)具體的要求。這項(xiàng)工作的開展，在很大程度上說明了現(xiàn)代社會(huì)的進(jìn)步，人類文明是在不斷發(fā)展的，因此也預(yù)示著行政審批工作將面臨著更大的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。雖然現(xiàn)階段我國檔案信息化管理工作中還存在很大的問題，但是通過該文的研究，相信將在很大程度上對這項(xiàng)工作的開展起到幫助作用，為我國行政審批工作奠定更穩(wěn)定的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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