淺議高校檔案館提高學歷證書翻譯效率的對策

高穎+嚴悅

摘 要：本文就如何提高高校檔案館學歷證書的翻譯效率，緩解檔案利用工作的壓力，提出了相應的對策。

關鍵詞：學歷證書、翻譯、工作效率、對策

中圖分類號： G275 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2016）10（c）-0000-00

每到學期的畢業季，特別是畢業生被授予學位，拿到學歷證書準備離校的這幾天時間，大量學生會來到檔案館辦理大學成績及學歷證書的翻譯。因此，每到學生畢業的這段時間，檔案館都要派好幾名工作人員加班加點專門制作學歷證書的翻譯及成績的審核工作，這種相對集中的大規模利用給檔案館的工作造成了巨大的壓力。筆者查詢了高校檔案館網站，發現大部分高校檔案館的主頁上都有成績證明翻譯系統，但是好多高校都沒有提供學歷證書（包括畢業證書及學位證書）翻譯系統。

筆者結合自己所在的中國礦業大學檔案館為例，從2014年到2016年每年畢業前后的這一周都有將近300多人次需要制作畢業證書及學位證書的翻譯件，而且大部分學生都要加急辦理隨身帶走，因為我校是在授予畢業生學位后收回宿舍，畢業生需盡快離校。我校檔案館只有成績翻譯系統，沒有證書翻譯系統，在制作證書翻譯件時需要先用圖片軟件為每位同學處理掃描好的畢業證書及學位證書圖片，再用WPS文檔系統為每一位同學制作畢業證書和學位證書的翻譯件，因為沒有自動生成的軟件系統，制作起來不但費時費力，而且還容易出錯。

筆者認為，為了提高學歷證書的翻譯效率，緩解檔案館的工作壓力，應采取以下對策：一、建立學歷證書翻譯系統。

學歷證書的翻譯工作體現了一個學校檔案的利用水平和服務質量，建立學歷證書翻譯系統可以大大提高學歷證書翻譯工作的效率和準確性。在設計學歷證書翻譯系統時，應注意以下幾個問題：

1、系統功能模塊設計。本系統應包括證書自動翻譯模塊、證書審核打印模塊、數據庫維護模塊、用戶管理模塊及查詢統計模塊。證書自動翻譯模塊應為畢業證、學位證設置兩種版本的證書英文翻譯模板庫，為提高翻譯模版的通用性和擴展性，系統把證書中的特定信息作為變量參數，主要包括：學生姓名、性別、出生日期、出生地、所學專業、入學及畢業日期、學歷層次、學位類別、畢業證書編號、學位證書編號等。翻譯時可對相應的參數進行設置、選擇。因為我校學歷證書翻譯件是打印在一張A4的紙上，上半部分是中文證書的掃描圖片，下半部分是對應的英文翻譯，所以畢業學生還需按要求上傳自己的畢業證書及學位證書掃描件。系統應確定上傳照片的格式、分辨率及大小，學生按要求的分辨率清晰掃描成固定格式的圖片，如JPEG等，上傳到系統。利用者應首先選擇證書的模板類型，然后設置、選擇模板中的參數，按要求上傳學位證書及畢業證書掃描件，最后保存提交。系統根據后臺中英文數據庫自動進行翻譯，并將最終生成的中英文對照的學歷證書保存到后臺數據庫中，等待審核。證書審核打印模塊是對生成的中英文證書進行審核，如有錯誤，審核人員可直接修改保存，如審核通過即可打印。數據庫維護模塊主要是完成學歷證書翻譯模板庫的維護。系統可以對學位證、畢業證兩種證書翻譯模板中的每個參數項進行添加、修改和刪除等操作。用戶管理模塊包括設置用戶登錄權限及密碼管理，完成新增用戶、刪除用戶及修改用戶等設置。查詢統計模塊是對已經翻譯過的證書進行查詢、統計，如有人以前做過證書翻譯，后續還想再多要幾份，直接用姓名檢索打印即可。統計應根據新形式的需求，做得細化而精確，應該包括歷年總人數統計、分年度統計及不同專業申請人數的統計。統計結果采用餅狀圖和柱狀圖等可視化方式顯示，使結果清晰直觀。

2、系統應易于操作，在檔案館主頁上有明確的鏈接。軟件應采用良好的人機交互方式，易于操作，對需輸入信息的字段有嚴格的格式控制和錯誤提示，能穩定良好地運行。證書翻譯系統可以嵌入在成績翻譯系統中，如為獨立系統應在檔案館主頁上有明確的鏈接。

3、系統應有良好的兼容性。系統要為以后與教務處成績系統的無縫鏈接做好準備，因此應具有良好的兼容性。這樣教務處成績系統的很多關鍵信息可以直接導入，不必重量錄入與核對，節省了很多繁瑣的工作，大大提高了工作效率。

4、系統中證書模板的英文翻譯應精準而簡練，體現嚴謹和規范。學歷證書是高校頒發給畢業生的正式官方證明，是這些學生出國留學申請大學的重要參考依據。翻譯時應規范而簡潔，用最精練的語句把證書的內容正確地表述出來，使譯文所表達的意思與原件相符。同時譯文還要與證書原件在格式上保持一致。

二、為證書設計制作帶有學校校徽標志的專用彩色防偽打印紙。

檔案館應根據證書的模板類型，設計制作帶有學校校徽標志并加蓋檔案館公章的專用彩色防偽打印紙，這樣免去人工蓋章環節，可以極大地提高工作效率。可用銅版紙或特種紙彩色印刷，彩印不同底紋花邊，增加防偽標識。

三、為畢業生提供郵寄到付業務。

我館為方便畢業生需求，還提供了順豐郵寄業務。我們提前準備好順豐的郵寄單，讓同學們自己填好地址，做好登記并留下聯系方式，以集中郵寄的方式為廣大畢業生提供了便利。

學歷證書翻譯工作是在新形式下高校檔案館提供的一項重要服務工作。高校建立學歷證書翻譯系統可以從根本上解決以往翻譯工作效率低下、不規范的局面。同時，高校檔案館應多從服務角度出發，以人為本，在實踐過程中不斷完善和強化系統功能，為檔案利用者提供更加方便、高效、優質的服務。

參考文獻

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