探析人事檔案的管理體制與模式

楊旸旸

干部人事檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織在人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映人員經(jīng)歷、德才能績(jī)和工作表現(xiàn)的，以個(gè)人為單位集中保存起來(lái)的歷史記錄。干部人事檔案按其管理對(duì)象身份的不同，可分為干部檔案、工人檔案、學(xué)生檔案、軍人檔案四大門類。其中以干部檔案發(fā)展最早，要求最高和最重要；工人檔案數(shù)量最大。這兩種檔案涉及范圍大、影響面廣、面臨的問(wèn)題較多。

1 切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)是發(fā)展干部人事檔案工作的關(guān)鍵

干部人事檔案工作是一項(xiàng)科學(xué)性、服務(wù)性、政治性的工作，在組織、人事工作中處于“輔助”和“服務(wù)”地位，具有“配角”和“后臺(tái)”操作的特點(diǎn)，很難做出驚人的成績(jī)和轟動(dòng)效應(yīng)。這使得干部人事檔案工作默默無(wú)聞，工作成績(jī)與艱辛難以為人所知，難以得到領(lǐng)導(dǎo)的理解，難以進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)的視野，難以擺上領(lǐng)導(dǎo)的議事日程。應(yīng)當(dāng)說(shuō)，任何一項(xiàng)工作，要取得成績(jī)和發(fā)展是與各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持分不開的。在當(dāng)前形勢(shì)下，要推進(jìn)干部人事檔案工作的改革，使其取得新的成績(jī)和有一個(gè)大的發(fā)展，十分需要各級(jí)組織、人事部門領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持。干部人事檔案由每個(gè)員工確鑿的原始檔案材料構(gòu)成，記述和反映了該檔案人的個(gè)人經(jīng)歷，德、才、能、績(jī)、廉（潔）、信，以及成長(zhǎng)的軌跡。干部人事檔案是考察了解人員的重要手段；是發(fā)現(xiàn)人才、使用人才、預(yù)測(cè)及制定人才計(jì)劃不可缺少的信息源泉；是落實(shí)待遇、澄清問(wèn)題的憑證；是推進(jìn)干部交流輪崗，健全激勵(lì)機(jī)制，強(qiáng)化干部宏觀管理、推行和貫徹公務(wù)員制度的重要依據(jù)；是維護(hù)個(gè)人權(quán)益和福利的有力保障；是研究和撰寫各類史志、人物傳記的寶貴史料。只有認(rèn)識(shí)到干部人事檔案對(duì)組織、人事工作不是可有可無(wú)，而是不可缺少，才有可能重視和支持干部人事檔案工作，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)并列入議事日程，由一名負(fù)責(zé)同志分管，分管要真管，切不可分而不管。只有加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，才能使檔案機(jī)構(gòu)健全，加大人力、物力、財(cái)力的投入；才能把檔案隊(duì)伍建設(shè)好，使干部人事檔案工作與組織、人事工作密切結(jié)合、協(xié)調(diào)發(fā)展；才能使干部人事檔案工作跟上社會(huì)主義建設(shè)事業(yè)發(fā)展的步伐，完成肩負(fù)的使命。

2 檔隨人走與人檔適度分離并存

檔隨人走是人事檔案管理工作的一項(xiàng)重要制度。在人事管理工作中，干部的任免權(quán)限與主管單位是動(dòng)態(tài)的，人員流動(dòng)是客觀存在的，干部的主管協(xié)管單位經(jīng)常發(fā)生改變。為此，人事檔案要隨著人員的流動(dòng)，干部任免權(quán)限的改變，主管協(xié)管單位的變化，及時(shí)轉(zhuǎn)至新的主管部門，做到“檔隨人走”。“檔隨人走”是保持管人與管檔案相一致的有效措施；是保證干部人事檔案工作及時(shí)為組織、人事工作服務(wù)的必要條件；是維護(hù)人事檔案完整與安全的一項(xiàng)重要業(yè)務(wù)建設(shè)；也是干部人事檔案部門接收干部人事檔案和充實(shí)檔案內(nèi)容的重要途徑之一。

長(zhǎng)期的實(shí)踐證明，“檔隨人走”的最大優(yōu)點(diǎn)，是保持了人事檔案的完整性，使其能集中反映一個(gè)人一生的經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、個(gè)性特點(diǎn)、業(yè)務(wù)專長(zhǎng)、工作表現(xiàn)、實(shí)際業(yè)績(jī)、工資待遇、廉潔誠(chéng)信、健康狀況等全面情況，便于組織、人事部門歷史地、全面地了解、考察、選拔、培養(yǎng)、使用干部，有利于充分發(fā)揮人事檔案的作用和避免“無(wú)頭檔案”的產(chǎn)生。但是，檔隨人走的制度，卻遇到了人員流動(dòng)頻繁的挑戰(zhàn)，實(shí)踐檢驗(yàn)證明，它并不是一條普遍適用的規(guī)律。檔隨人走取決于人員與單位之間處于相對(duì)穩(wěn)定狀態(tài)，流動(dòng)性不大；機(jī)關(guān)變動(dòng)少；人事檔案管理規(guī)范，轉(zhuǎn)遞制度健全等條件。從我國(guó)的現(xiàn)實(shí)情況看，在以公務(wù)員管理或參照公務(wù)員管理的黨政軍機(jī)關(guān)的干部人事檔案，仍可沿用“檔隨人走”的制度。一個(gè)干部（公務(wù)員）無(wú)論怎樣調(diào)動(dòng)或流動(dòng)，只要還在黨、政、軍系統(tǒng)內(nèi)，應(yīng)堅(jiān)持檔隨人走，一人一生只有一套人事檔案，是終身的，不得“重新建檔”。

3 管理模式走多元化之路

管理模式和機(jī)制的過(guò)于單一，存在著檔案數(shù)量龐大、利用率低、管理不善等弊端，造成人力物力的浪費(fèi)，必須進(jìn)行改革和創(chuàng)新，走多元化發(fā)展之路。為適應(yīng)干部人事制度的改革，適應(yīng)公務(wù)員運(yùn)行制度的要求，應(yīng)籌劃干部人事檔案分類管理的機(jī)制和模式，拋棄計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代以一刀切的一個(gè)模式的做法。企業(yè)、事業(yè)單位不必須硬搬干部檔案的管理模式，也不宜完全套用干部檔案的規(guī)章制度，應(yīng)根據(jù)本身的特點(diǎn)及人員流動(dòng)性強(qiáng)的狀況，創(chuàng)新管理模式，建立人事文件中心。

1、人事文件中心的性質(zhì)與職能。人事文件中心的性質(zhì)，具有過(guò)渡性、代理性。所謂過(guò)渡性，是指人事文件中心管理的人事檔案是完成了文書處理程序的半現(xiàn)行文件，保管一定時(shí)期后，其中具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的要移交到檔案館保存，在更大的范圍發(fā)揮作用。所謂代理性，是指文件中心是文件形成單位的文件寄存機(jī)構(gòu)，它與形成者是一種委托代理關(guān)系，文件材料的所有權(quán)屬于形成單位。人事文件中心的職能是保管、服務(wù)和處置。人事文件中心作為文件形成單位或個(gè)人人事檔案的代管機(jī)構(gòu)，其首要任務(wù)是維護(hù)人事檔案的完整與安全，檔案要完整齊全，實(shí)體不受損害，不丟失，不泄密，不被盜竊。服務(wù)包括被動(dòng)服務(wù)與主動(dòng)服務(wù)兩個(gè)方面，被動(dòng)服務(wù)是滿足形成單位和個(gè)人查閱檔案材料的需求；主動(dòng)服務(wù)是使人事文件中心成為人員數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)整理、分析、統(tǒng)計(jì)各種人員數(shù)據(jù)，提供人才規(guī)劃、職業(yè)介紹、人事咨詢、人事代理、人員流動(dòng)、人才供求信息等多方面服務(wù)。處置是指文件中心對(duì)所保管的人事檔案，根據(jù)形成單位提供的檔案保管期限表，在征求形成單位檔案館意見的基礎(chǔ)上，挑選出具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案向檔案館移交，經(jīng)過(guò)鑒定對(duì)已經(jīng)喪失保存價(jià)值的人事檔案，經(jīng)主管單位批準(zhǔn)后予以銷毀。

2、人事文件中心的運(yùn)作模式。人事文件中心有公益性和商業(yè)性兩種運(yùn)作模式。公益性人事文件中心是負(fù)責(zé)代管國(guó)有企業(yè)、事業(yè)單位人事檔案的機(jī)構(gòu)，由政府出資興建并提供運(yùn)營(yíng)的經(jīng)費(fèi)和人員，歸政府主管部門領(lǐng)導(dǎo)，業(yè)務(wù)上受檔案行政部門的指導(dǎo)。國(guó)有企業(yè)、事業(yè)單位形成的人事檔案，具有公共信息特征，根本不具備任何商品屬性。政府理應(yīng)負(fù)責(zé)對(duì)人事檔案管理事業(yè)的投入，切實(shí)改變現(xiàn)行的人才中介服務(wù)的商業(yè)化運(yùn)作模式。由國(guó)家統(tǒng)一規(guī)劃、按級(jí)別、系統(tǒng)、地區(qū)等因素設(shè)置公益性人事文件中心，所有服務(wù)均為無(wú)償服務(wù)。商業(yè)性文件中心負(fù)責(zé)代管私營(yíng)企業(yè)（含外資企業(yè)）、私營(yíng)事業(yè)單位的人事檔案，其檔案的所有權(quán)是形成單位。為了履行委托雙方的權(quán)利與義務(wù)，理應(yīng)向文件中心提供資金，實(shí)行有償服務(wù)。商業(yè)性人事文件中心要遵守檔案管理的有關(guān)規(guī)定，業(yè)務(wù)上接受檔案行政管理部門的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。