如何提高事業(yè)單位干部人事檔案科學(xué)管理水平

錢瑛

摘 要：干部人事檔案是考察和正確選拔使用干部的重要依據(jù)，如何提高干部人事檔案管理工作水平，更好地發(fā)揮干部人事檔案的作用，是當(dāng)前干部人事檔案管理工作的一個重要課題。近年來，當(dāng)?shù)鼗鶎邮聵I(yè)單位人事制度改革的不斷深化，單位領(lǐng)導(dǎo)和機構(gòu)的不斷變化，事業(yè)單位和其他單位之間調(diào)動人員頻繁性等各種因素的影響，以及干部人事檔案管理工作更難適應(yīng)新變化的形式和工作要求，問題也越來越多。本文針對人事檔案管理中存在的問題，提出相應(yīng)的對策，以期提高機關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案管理工作水平。

關(guān)鍵字：事業(yè)單位；干部人事檔案；科學(xué)管理

1 引言

為了能夠順應(yīng)新時期背景下的發(fā)展趨勢，我國事業(yè)單位的人事管理制度也出現(xiàn)了十分明顯的改革與創(chuàng)新。在事業(yè)單位的日常管理工作中，人事檔案是其中非常重要的一項工作內(nèi)容，為了可以將其管理價值全面地發(fā)揮出來，事業(yè)單位不僅要建立起一套完善的人事檔案管理機制，同時還要在原有的管理模式中引入一些先進(jìn)的管理措施與方法，爭取能夠讓人事檔案的管理工作開展得更加規(guī)范與高效。在為貫徹執(zhí)行黨的干部路線和政策，服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)等方面發(fā)揮著重要作用。現(xiàn)結(jié)合人事檔案工作經(jīng)驗，對提高人事檔案管理水平談幾點體會。

2 人事檔案管理工作中存在的問題

2.1 對人事檔案管理的重要性認(rèn)識不夠

在以往的人事檔案管理工作中，事業(yè)單位的主要管理目的就是為了應(yīng)對上級領(lǐng)導(dǎo)的視察，尤其是在計劃經(jīng)濟(jì)環(huán)境的影響和制約下，國有單位中的工作人員均表現(xiàn)出了思想倦怠與參與積極性不高的情況，很難在日常的工作當(dāng)中主動配合并參與人事檔案管理活動。此種情況雖然在事業(yè)單位以往的工作過程中并未表現(xiàn)出些許的不足之處，但是在新時期的快節(jié)奏背景中卻嚴(yán)重制約了機關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展，需要盡快作出相應(yīng)的調(diào)整與改變。

2.2 管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后

在國內(nèi)，事業(yè)單位的人事管理工作主要由各個地方上的人才服務(wù)機構(gòu)與就業(yè)服務(wù)中心來負(fù)責(zé)，這些流動性較強的管理部門由于缺少應(yīng)有的軟硬件設(shè)施以及專業(yè)性較強的管理人員，因此非常容易出現(xiàn)泄露檔案信息以及管理效率低下的情況，根本無法滿足新時期中機關(guān)單位的人事檔案管理需求。然而，縱觀我國當(dāng)前絕大多數(shù)機關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理現(xiàn)狀來看，不僅沒有對內(nèi)部的人事檔案管理人員展開相關(guān)的培訓(xùn)工作，同時在管理制度內(nèi)容的制定上也表現(xiàn)得過于隨意。在這種狀態(tài)下，事業(yè)單位的人事檔案管理人員表現(xiàn)出了整體素質(zhì)水平不高且工作狀態(tài)懶散的情況，嚴(yán)重制約了人事檔案管理價值的正常發(fā)揮。

2.3 人事檔案管理制度不規(guī)范

首先存在規(guī)章制度不健全。基層單位干部人事檔案管理的一部分，缺乏相應(yīng)的規(guī)劃，各種管理規(guī)章制度只是照搬中組部下發(fā)的《干部檔案工作條例》和《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》等，不結(jié)合單位業(yè)務(wù)人員的實際情況，形成單位和系統(tǒng)的實際實施細(xì)節(jié)。其次相關(guān)管理制度不到位。多數(shù)基層事業(yè)單位雖然都制定了干部人事檔案從保密、安全、收集、歸檔、保管、查閱到傳遞等各項管理制度，但在實際執(zhí)行過程中也存在收集、歸檔、審核不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)默F(xiàn)象，不按照規(guī)定擅自進(jìn)行涂改、圈劃、抽取、銷毀或撤換個人檔案材料，人員轉(zhuǎn)讓不按照規(guī)定轉(zhuǎn)讓的，尤其自己，接收檔案時不及時清查材料是否齊全，沒收到回執(zhí)也不及時催要等情況，從而造成個別人事檔案失真或丟失的嚴(yán)重后果。

2.4 人事檔案管理的科學(xué)化、信息化程度不高

隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統(tǒng)得到了廣泛的應(yīng)用，計算機信息的水平也在不斷提高，但一些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒有得到充分挖掘和發(fā)揮，計算機技術(shù)還沒有被廣泛應(yīng)用于人事檔案的管理中，有的單位是把個人信息、檔案目錄輸入計算機，資料檢索、調(diào)閱檔案等仍習(xí)慣用手工操作，無紙化閱檔基本沒有實施。這樣既不利于檔案的保管，又影響工作效率。

3 人事檔案管理工作的對策與思考

3.1 提高認(rèn)識，加強領(lǐng)導(dǎo)，進(jìn)一步做好人事檔案管理工作

事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員要對人事檔案管理給予應(yīng)有的重視，采用發(fā)展的態(tài)度來審視人事檔案所能夠產(chǎn)生的間接性效益。從事業(yè)單位的未來發(fā)展角度來分析，人事檔案管理不僅是幫助單位發(fā)掘人才和留住人才的重要方式，同時還是創(chuàng)新管理工作、改善經(jīng)營弊端的有效舉措。首先，事業(yè)單位中的人事檔案管理部門要積極配合檔案人員的工作，并且要根據(jù)實際的管理情況來對原有的軟硬件設(shè)施展開進(jìn)一步的完善。

3.2 加強人事檔案管理人員隊伍的自身建設(shè)

首先，單位領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常性地開展內(nèi)部培訓(xùn)活動，并且要根據(jù)大多數(shù)檔案管理人員的意見與建議來對當(dāng)前的檔案管理制度展開及時的調(diào)整和優(yōu)化，確保檔案管理人員的綜合素質(zhì)能夠達(dá)到應(yīng)有標(biāo)準(zhǔn)；其次，單位領(lǐng)導(dǎo)要積極鼓勵檔案管理人員去參加技術(shù)培訓(xùn)與學(xué)習(xí)活動，并且要給予工作表現(xiàn)良好且專業(yè)技術(shù)水平較高的檔案管理人員以適當(dāng)?shù)木窈臀镔|(zhì)獎勵；最后，單位管理者要通過榜樣的力量來帶動起其他員工的工作積極性，通過經(jīng)常舉辦內(nèi)容豐富的文體活動，讓檔案管理人員在緊張的工作之余可以得到較好的放松，同時促進(jìn)事業(yè)單位形成一個良好的工作氛圍。

3.3 健全管理制度，提高人事檔案管理的制度化建設(shè)水平

一是要完善檔案管理各項制度，并在落實上下功夫。要按照《干部檔案工作條例》要求，明確人事檔案管理職責(zé)，補充和完善單位的各項規(guī)章制度，對檔案人員的職責(zé)以及人事檔案的收集和歸檔，鑒別整理、保管保密、利用轉(zhuǎn)遞、查閱借用、銷毀等內(nèi)容和程序進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定，入鏡上墻。個人工作實踐證明，只有不斷完善檔案工作規(guī)章制度，完善人事檔案管理工作，才能提高工作效率，減少工作中的差錯，提高檔案管理工作水平的必要保障。二是要加強檔案的全面收集工作，完善檔案內(nèi)容。與此同時，還要不斷地完善干部人事檔案案卷和目錄的整理工作，認(rèn)真做好各種材料的鑒別分類工作，使干部人事檔案整理歸檔工作更加科學(xué)、全面和完整，為考察使用干部和兌現(xiàn)相關(guān)待遇提供真實、準(zhǔn)確的個人信息資料。

3.4 加強人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)

實現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化，是人事檔案服務(wù)于人事工作、人事制度改革與發(fā)展的需要，是我國整個社會主義現(xiàn)代化事業(yè)的一個具體組成部分，也是適應(yīng)社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。這就要求檔案管理部門進(jìn)一步提高工作效率，準(zhǔn)確、及時地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時效性。要提高工作效率，有必要對計算機輔助管理人員進(jìn)行檔案、人事檔案和數(shù)據(jù)格式并存，根據(jù)需求，通過屏幕訪問相關(guān)內(nèi)容。同時，充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行人事檔案管理的創(chuàng)新，通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)信息資源的有效共享，這樣既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質(zhì)量，并大大提高檔案的利用效率。

4 結(jié)束語

伴隨著社會的快速發(fā)展與經(jīng)濟(jì)水平的快速提升，我國事業(yè)單位的人力資源管理工作也在不斷的改革與創(chuàng)新過程中，并且先后取得了比較不俗的成績。然而，由于科學(xué)技術(shù)水平的進(jìn)步速度在不斷地加快，受到傳統(tǒng)管理模式制約的事業(yè)單位在具體的人事檔案管理工作中仍然存在很多亟待解決的問題，總之，干部人事制度改革的實施，不僅給人事檔案帶來了挑戰(zhàn)，也為改革的創(chuàng)新和進(jìn)步提供了機遇。我們要抓住機遇，不僅要從制度上更新，而且要從更新觀念，按照人才市場發(fā)展的基本趨勢，采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代化管理模式，才能走出目前人事檔案所存在的制度困境。

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