淺談如何提升辦公室檔案文書管理工作

韋華

摘 要：經(jīng)濟發(fā)展迅猛，社會的進步飛速，信息化的發(fā)展來勢洶洶，對辦公室的文書檔案管理要求越來越高，為使檔案能夠更加有效的為單位工作的進一步發(fā)展提供有力的支持，必須正視文書檔案管理工作中存在的問題，加強對辦公室文書檔案管理的建設(shè)。

關(guān)鍵字：文書檔案管理；問題；對策

辦公室是每個單位中的重要組成部分，而檔案管理工作是辦公室各項管理工作的重要組成部分，它真實的收集和記錄著人類活動，為后世的人類生活提供依據(jù)。而公證處的文書檔案管理則有其特定的價值和意義，在衡量辦公室檔案管理水平中起著重要作用，文書檔案管理水平的高低直接影響著辦公室檔案資料保存的質(zhì)量。而目前，新的辦公自動化浪潮席卷而來，辦公室的文書檔案管理工作還不能完全符合文書檔案工作的需要。

1 文書檔案管理工作中存在的問題

1.1 文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不足，職業(yè)道德缺失

目前，大多數(shù)的文書檔案管理工作人員都是非科本出身，專業(yè)素質(zhì)不高，甚至與所學(xué)專業(yè)完全不對口，缺乏檔案管理相關(guān)的工作經(jīng)驗，部分工作人員對于現(xiàn)代信息技術(shù)及檔案管理相關(guān)軟件的應(yīng)用不熟練，不僅會使文書檔案管理工作出現(xiàn)安全隱患，甚至造成了文書檔案的缺失，更嚴重導(dǎo)致了檔案管理工作的效率和成果落后。由于檔案管理的工作性質(zhì)讓人感到乏味，一些工作人員出現(xiàn)工作積極性不高，受傳統(tǒng)觀念影響，對檔案管理認識不足，對工作缺乏熱情，缺乏主動性。文書檔案缺乏規(guī)范化和標準化，進一步拉低了檔案管理工作的效率。

1.2 對檔案的重要性認識不到位，文書檔案管理人員過少

據(jù)統(tǒng)計表明，至今仍有些單位沒有設(shè)置專門的文書檔案管理場所，很多單位的文書檔案管理人員極少，有些甚至直接由文員、秘書兼任。領(lǐng)導(dǎo)對此也沒有足夠的重視，資金支持投入不夠，沒有安裝或改進文書檔案管理工作所需要的檔案管理軟件，影響了檔案管理工作的工作進度和成效。缺乏一套完善的文書檔案管理制度，使得檔案工作人員在工作過程中沒有準確的指導(dǎo)。另外，文書檔案管理模式的落后使得檔案的分類、整理、歸納都遠遠落后于其他領(lǐng)域，隨著文書檔案事業(yè)的規(guī)模不斷擴大，檔案的內(nèi)容愈加豐富，傳統(tǒng)的文書檔案管理工作模式根本無法滿足當前社會的需要。

1.3 對新媒體技術(shù)運用不到位，忽視電子信息保密工作

社會逐步進入數(shù)字化、信息化階段，信息化技術(shù)在各領(lǐng)域各行業(yè)中的作用越來越突出。很多單位已經(jīng)實現(xiàn)數(shù)字化的文書檔案管理，利用現(xiàn)代信息技術(shù)對文書檔案進行歸類管理和儲存，有效的改善了之前檔案管理中存在的種種局限和不足。但是大多單位忽視了對檔案管理的安全，沒有配備相應(yīng)的軟硬件設(shè)施，一旦計算機硬軟件出現(xiàn)無法預(yù)測的問題，就會造成電子文書檔案的丟失，這對公證處這樣的機關(guān)單位來說，是一個極大的隱患。加之文書檔案管理人員對計算機殺毒知識的欠缺，對電子檔案的保護意識較差，給文書檔案管理帶來了很多損失。

2 提高文書檔案管理水平的對策

2.1 注重文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和政治素養(yǎng)的培養(yǎng)

首先，各行政事業(yè)單位應(yīng)把引進專業(yè)的復(fù)合型人才提上日程，并針對不同人員的特殊情況經(jīng)常地規(guī)范化的進行職業(yè)道德培訓(xùn)、專業(yè)基礎(chǔ)理論與技能培訓(xùn)、信息技術(shù)培訓(xùn)、現(xiàn)代化管理方法和技術(shù)培訓(xùn)等。文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)決定著檔案管理工作水平的高低，不斷更新他們的專業(yè)知識和技能，鍛煉工作人員對信息技術(shù)的運用的熟練程度，提高他們的信息專業(yè)化程度，以更好的適應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)的需要和要求。

其次，辦公室的文書檔案管理工作是一項極其嚴密的政治工作，它要求工作人員必須具備良好的思想道德素質(zhì)，對檔案管理工作要保持積極向上的工作作風(fēng)，對工作投入高度的熱情，提高工作效率。

2.2 加強制度建設(shè)，實現(xiàn)規(guī)范化管理

單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視對辦公室文書檔案管理工作的管理，聘請專業(yè)的文書檔案管理人員。主管文書檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)盡快結(jié)合實際情況，建立健全一套系統(tǒng)理論的檔案管理信息化建設(shè)制度。為文書檔案管理設(shè)置專門的辦公室和工作人員，明確各部門的分工與合作，規(guī)范化管理工作流程。另外，后期的制約與監(jiān)督措施也是必不可少的，通過對檔案管理工作的監(jiān)督，對檔案的安全進行保護，絕不能給予不法分子可乘之機。文書檔案工作者要充分認識到自身工作的責(zé)任，增強自己的使命感和責(zé)任感，確保檔案管理工作順利和深入的開展，努力開創(chuàng)檔案工作的新紀元。

2.3 軟、硬件配置齊全，減少安全隱患

軟、硬件配置齊全是完成檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性條件，只有擁有齊全的配置，文書檔案工作人員的工作才能順利進行。計算機技術(shù)進行文書檔案管理能夠有效地處理大量文件信息，政府及單位要舍得在這方面花錢，為檔案管理工作配備良好的計算機及其系統(tǒng)，從而提高檔案管理工作的效率。另外，應(yīng)邀請專業(yè)人士為單位的文書檔案管理工作設(shè)置其特定的檔案管理軟件，為文書檔案管理設(shè)置一個專門的保護系統(tǒng)，盡量避免檔案信息的泄露或流失。

小結(jié)：文書檔案工作是行政事業(yè)單位健康發(fā)展的重要基礎(chǔ)，而檔案工作人員的素質(zhì)是做好檔案工作的基礎(chǔ)。只有建立健全文書檔案管理機制，保證文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)過關(guān)，對電子檔案實施有力的保護措施，才能保障單位內(nèi)部文書管理工作有條不紊的前進，提升辦公室的整體業(yè)務(wù)素質(zhì)。

參考文獻

[1]白宇紅，侯明. 談如何提升辦公室檔案文書管理工作[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2012，03：113+115.

[2]周宏. 談如何提升辦公室檔案文書管理工作[J]. 管理觀察，2013，29：179-180.

[3]梁明. 淺談辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2016，03：72+74.