淺談人事檔案與文書檔案的關聯與設想

摘 要：隨著科技的飛速發展，信息化管理的建立，無論單位或個人對信息的查閱需求量也日趨增大。檔案的查閱利用是取得信息的一個重要途徑，檔案不僅對單位，也與個人工作生活息息相關。檔案的數字化管理是未來檔案管理的必然趨勢。建立一套完整的檔案管理系統是解決檔案數字化的關鍵。

關鍵詞：淺談；人事檔案；文書檔案；關聯；設想

1 北京電力建設公司（以下簡稱北京電建）人事檔案及文書檔案分類及聯系

1.1 北京電建干部人事檔案分類

北京電建是中國能源建設集團有限公司的下屬單位，中國能源建設集團自2015年至2016年遵循國資委要求開展了干部檔案的專項審核工作，我參加了此項工作。目前干部人事檔案分為十大類，簡單來說：第一類：履歷材料，第二類：自傳材料，第三類：鑒定、考核材料，第四類：學歷學位、職稱學術和培訓等材料；第五類：政審材料；第六類：黨團材料，第七類：獎勵材料；第八類：處分材料：第九類：工資、任免、出國、會議等材料，第十類：其他類（體檢表、報到證、合同等），經專審工作后發現，內容缺失較多的是第四類、第七類、第八類、第九類及第十類中必須有的報到證。于是，人事檔案管理人員查找文書檔案中相應的原始材料補充入人事檔案中，這項工作的工作量相當大。

1.2 北京電建文書檔案分類

目前北京電建的文書檔案根據《電力工業企業檔案分類規則》分為六大類，0大類：黨群工作（黨群工作綜合、黨務工作綜合、組織工作、紀檢工作、宣傳及統戰工作、工會工作、共青團及青年工作、協會及學會工作），1大類：行政管理（行政管理綜合、行政事物、武裝保衛、監察、醫療衛生、后期福利、外事工作）；2大類：經營管理（經營管理綜合、計劃統計、物資管理、多種經營），3大類：生產技術管理（生產技術管理綜合、規劃及基建管理、生產管理、施工管理、安全環衛、科技管理、質量管理、標準計量、信息工作），4大類：財務管理（財務審計綜合、財務管理審計工作），5大類：人事勞資（人事勞資綜合、機構及編制、人事管理、勞動管理、工資管理、教育培訓）。人事檔案需要補充的內容大多在文書檔案的0大類和5大類中可以查找。

2 北京電建人事檔案和文書檔案缺陷與原因

2. 材料收集不完整

人事檔案方面，由于北京電建人事檔案無專職人員管理，兼職人員缺乏，造成在工作過程中形成的干部人事檔案經常未能及時歸檔。

不僅是人事檔案，文書檔案在內容的收集上也有欠缺，主要是部門有些人對檔案缺乏應有的重視，對檔案管理工作理解不夠，為了自己部門利用方便，有部分重要文檔未及時歸檔，致使其他部門、下屬公司或個人查閱此檔案時有極大困難。例如：一些項目部獲得的各機關的榮譽證書，都留存在承建的分公司，使得其他部門、分公司投標時或承建項目的主要負責人在需要此項業績時，檔案室也無法提供材料。

2.2 各部門間信息不夠暢通

文書檔案和人事檔案之間有許多相互關聯的材料，但是由于各部門各自為政，大家對其他部門的業務關心，信息不夠通暢，所以例如任免、獎勵等文檔材料，未能歸入個人檔案中。

3 對于人事檔案和文書檔案相互利用與關聯，引發的對檔案管理的一些設想

3.1 完善檔案的數字化建設勢在必行

信息化建設是被我國列入經濟社會發展的首要內容。而北京電建在檔案的數字化方面相對落后。北京電建的文書檔案是在2005年之前沒有檔案管理軟件，檔案是按“卷”裝訂的，2005年以后開始按“件”裝訂。加之更早的文件沒有電子版目錄，查詢頗為費時費力。例如：近期調離本單位的某某人的干部人事檔案在審核時發現前期材料缺失較多，但本人在搬家時又丟失了所有證書等，為了查詢補充此人在1995年至2003年之間所有的任免文件和獎勵材料，翻閱紙質檔案，專人用了整整兩天時間。故此，檔案數字化勢在必行。

檔案進行數字化后，可以不必翻閱紙質檔案，即對紙質檔案起到了保護作用，又提高了使用效率。但是檔案數字化工作，首先需要領導的重視，才可能投入大量的時間和精力去完成。我認為這種一次性付出是值得的，因為，一來老舊的紙張在翻閱是很易碎裂，翻閱不利于保護，二來，一次性投入將帶來永久的便捷與高效。

3.2 對未來檔案管理的設想

首先是在檔案的數字化基礎上，利用我們當今龐大的信息網絡，可以把所有類別的檔案相互關聯起來。我們不妨設想建立一部完整的檔案管理系統，此系統全國（直至全球）統一使用，分項管理，系統下設我們目前的各類檔案管理分系統：人事檔案系統、文書檔案系統、科技檔案系統、會計檔案系統、聲像檔案系統、實物檔案系統等，各分系統之間能互相關聯，例如：人事的任免，在文書檔案中已有發行的正式文件，人事檔案分庫里無需再次重復錄入，只需點擊與文書庫相應的關聯部位即可共享，獎勵證書查詢也是，從名字上與發證機關聯查詢，這樣，就不存在人事檔案的缺失問題了。相應的，此人簡歷中干過的工程，也可以點擊與科檔中關聯的此項工程檔案信息，便于對此人業績進行評估。

當然，這只是我個人對未來檔案管理及利用的一點設想，想要達到這一目標，尚需要用較長的時間做大量的工作才能完成，到時候，紙質檔案將變得很少，而且不需要重復保存，紙質檔案將基本不會查閱，只做備用和最重要情況發生是才會用到。

總之，檔案的現代化是一項長期的、系統的、龐大的工程，需要各單位、各部門中的人人彩玉才能完成。我們都要重視檔案工作，積極并主動參與，共同推進檔案數字化的完善。把包括人事檔案與文書檔案在內的所有檔案真正關聯起來，共同發展。

參考文獻

[1] 《干部人事檔案工作文件選編》 中共中央組織部辦公廳 2014.06出版（602-604）

[2] 能源部《電力工業企業檔案分類規則》能源辦[1991]231號

[3] 張寧紅.淺談文書檔案管理的辦公自動化應用 黑龍江檔案2011.1

作者簡介

孫飛平（1973-），女，漢族，河北省任丘市，大專，助理經濟師，研究方向：檔案管理，檔案管理師。