解析檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

王紀奎

摘 要：隨著我國社會發展速度的不斷加快，檔案逐漸實現了信息化管理，這是檔案管理未來的一種發展趨勢。計算機技術正在日新月異，其在檔案管理方面也發揮了極大的作用，提升檔案管理效率，同時也使檔案資源得以長久保存，實現資源共享。文章主要分析檔案信息化的內容，闡述了提高檔案管理效率的相關建議。

關鍵詞：檔案信息化建設；檔案管理

Abstract： Along with the accelerating social development speed， file gradually realized information management， this is a development trend of archives management in the future. Computer technology is changing， its also played a great role in archives management， promote efficiency of management of archives， but also make the resource file can be preserved for a long time， realize resources sharing. This paper mainly analyze the content of archives informatization， expounds the related Suggestions of improving the efficiency of archive management.

Keywords： Archives informatization construction File management thinking

1 檔案信息化概述

所謂檔案信息化主要是指運用先進的管理技術對檔案進行有效管理。檔案信息化是一種檔案管理的創新，相較于傳統管理模式其自身具有一定的優勢，提高檔案管理效率。檔案信息化涵蓋很多內容，從廣義角度分析，其可以吸收所有領域的信息，然后進行有效整合，這其中包含以下內容：比如經濟信息、文化信息以及政治方向等等，有效收集此類信息，并按照相關內容分門別類，這在某種程度實現了資源整合，同時也使檔案信息實現共享；而從狹義角度分析，檔案信息化內容相對簡單，主要針對檔案內部而言，使其內部資源實現信息化，依托信息化技術，讓檔案資料更為完整，信息更為豐富，這樣信息閱讀者使用更為方便，信息資源更為真實可靠。實現檔案信息化離不開以下技術的支持，即信息技術，通過這種技術可以使資源信息得以有效整合，同時也可依據資源信息類別不同進行分類，將相同信息歸納到一起，這樣相關人員查閱起來非常方便。檔案信息化建設具有重要的現實意義，這可以使檔案信息管理更為規范，同時也使其與之相關信息相融合，更好的服務大眾，檔案建設發展進入一個新階段，提高資源信息使用價值，也使信息獲得更廣闊的應用平臺。

2 改進檔案信息化管理的有效對策

（一）完善工作體系

要想檔案信息化得以有效實現必須完善以下內容，即相應工作體系，只有相關工作體系有所保障，才能確保檔案信息化管理得以有效實現。可以從以下幾方面著手：第一，明確管理制度，同時改進運行機制。認真貫徹執行相關法規，并在此基礎上完善電子文件管理，實現所有部門聯動管理，確保電子文件能夠全程監管。與此同時，按照國家檔案管理相關規定，將檔案管理職能下放，使檔案局可以進行行政管理，促使檔案部門擁有更多的管理權力，使其信息化建設能有效推進，形成上下聯動，協同統一體系。此外，檔案信息化還應在以下領域強化，即電子政務建設，這樣可以使兩者同步進行；第二，完善對應法律制度，規范工作行為。針對檔案信息建設而言，必須要制定專項規劃表，并完善工作任務分解示意圖，明確以下方面的內容，比如目標任務、完成時限、責任單位。同時，制定績效評估體系，進一步推動檔案信息化建設。在此基礎上，完善相應的法律法規，建立規章制度，加強監督檢查，按照相關規定有效執法，確保檔案信息化建設能夠進入新階段。

（二）實現檔案數字化，形成資源共享

對于檔案信息化建設而言，其核心是資源建設，這也是所有業務開展必須明確的主題。為此，就當前形勢來說，檔案信息化工作重點應該放在以下兩個方面：其一是實現檔案數字化，其二是實現資源共享。首先，檔案信息逐步向數字化靠攏，依據科學的編制原則，制定合理的工作計劃，而且必須強化監督檢查，保障檔案數字化得以有效實現。同時，應以用戶需求作為基本出發點，建立起相應的目錄，確保檔案數字化查詢更為全面，并增加以下方面的投資，如人、材、物，讓各部門能夠相互協調，形成良好工作格局。除此之外，可以建立如下歸檔制度，即紙質和電子文件并存，促使檔案全文檢索順利推行。對于檔案信息化建設，實現信息資源共享也是檔案管理的一項重要內容，依據國家相關標準，完善檔案管理系統，并將其與辦公室系統實現有效整合，這就可以在網上進行一系列工作的操作，如信息生成、整理以及歸檔。實現信息資源共享必須遵循先易后難，擬定資源共享目錄，在此基礎上，借助業務部門職能，通過條塊結合，保障檔案信息真實性，進一步加快檔案信息化進程。

（三）健全技術支撐，保障資金體系

檔案信息化管理離不開技術的支持，這是檔案信息化的基本保障，與此同時，檔案信息化還需借助相關設施，而引入先進設備需要大量資金。因此檔案信息化不僅需要完善相關技術，還要有充足的資金作為后盾，這樣才能從根本上推動檔案信息化管理，保障其運行穩定，檔案信息具有可靠性。檔案信息化建設必須首先從基礎設施抓起，而這一部分的資金來源基本上依靠國家財政，每年財政部門將資金投入相關單位，以此作為基礎設施建設費用，同時還需投入運維費用。除此之外，還需加強軟、硬件建設，除了基礎設施建設，還需進行設備更新，讓檔案信息建設能夠與時俱進。檔案信息化建設需借助相關軟件，因此對該類軟件加大研究力度，形成統一技術標準。此外，需完善安全建設，實時升級殺毒軟件，運用以下最先進技術，分別是身份認證、網絡監控，同時設定訪問控制，建立相關標準，明確規定以下內容，比如備份機房、相關技術條件，檔案信息具有安全性。進一步加快網絡建設，進而實現互聯互通，促使檔案信息建設不斷完善，信息資源平臺得以實現。

3 結語

綜上所述，檔案信息化建設已經成為檔案管理未來發展方向，隨著信息技術的不斷發展進步，我國檔案信息管理也隨之不斷完善管理模式，檔案管理部門也正逐漸加大對檔案管理的重視。文章簡要介紹了檔案信息化建設的主要內容以及發展形態，重點闡述了檔案信息管理需要改善的幾點建議，推動檔案信息管理更為完善。

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