公路部門檔案管理創(chuàng)新思路探究

楊瓊娜

摘 要：現(xiàn)代化進程中，我國公路工程建設與改造進一步深化，公路部門的檔案管理工作也面臨著一系列的問題，比如管理制度陳舊、管理手段滯后、人員素質(zhì)不達標等，亟待引起重視。為此，本文將從公路部門檔案管理的重要意義入手，從管理制度、管理手段與人員培訓三個方面具體分析公路部門檔案管理的創(chuàng)新思路，以供參考。

關鍵詞：公路部門；檔案管理；管理制度；管理手段；人員培訓

當前，我國公路建設工作不斷深入開展，檔案管理工作在公路建設中的重要性也日益凸顯，為此，公路部門需要認清檔案管理工作的重要意義，并且不斷開拓創(chuàng)新，擴展思路，做好檔案管理工作。

1 公路部門檔案管理的重要意義

公路部門的檔案管理工作并非可有可無，而是公路工程質(zhì)量的評價依據(jù)，是各級公路管理狀況的客觀反映，是公路建設存在問題的客觀反映，因此其對于公路建設來說具有十分重要的意義。

1.1 檔案是公路工程質(zhì)量的評價依據(jù)

公路建設過程中，每一項施工的文件與技術資料都會入檔，這些檔案資料是公路的工程質(zhì)量評價依據(jù)，對于工程的開展與后期的維護、擴建等環(huán)節(jié)都具有重要的作用。

1.2 檔案是各級公路管理狀況的客觀反映

在公路建設過程中，相關施工與管理部門的勘測與設計、施工與建設、養(yǎng)護等活動都需要記入檔案，很多工程資料、圖表、圖紙甚至照片等相關材料都需要詳細地記錄在檔案中，從而反應各級公路的管理狀況，真實記錄和客觀反映工程的施工進程。

1.3 檔案是公路建設存在問題的客觀反映

在公路建設過程中，無論是在管理層面，還是在施工層面，都有可能存在著一些客觀的問題，這些問題需要經(jīng)過檔案的詳細、客觀地記錄和反映，以便尋求解決策略，提供借鑒與參考。

當然，檔案管理對于公路部門并非僅有以上幾點意義，還存在著很多方面的意義，在此不再贅述。

2 公路部門檔案管理的創(chuàng)新思路

要創(chuàng)新思路，就需要從當前檔案管理的短板入手，就必須在管理制度方面、管理手段方面和人員培訓方面不斷開拓創(chuàng)新，以形成比較完整、立體、系統(tǒng)的創(chuàng)新思路。

2.1 管理制度方面的創(chuàng)新

檔案管理，制度先行。由于時代發(fā)展，信息技術不斷普及，公路部門的檔案管理制度也應該相應地進行創(chuàng)新。一方面，應該遵循我國《檔案法》等法律法規(guī)和有關公路檔案管理規(guī)定，結(jié)合實際，從檔案的收集、歸檔、保管、保密、利用、鑒定等方面入手，制定一套完整的檔案管理制度。另一方面，要不斷引進新的、先進的檔案管理軟件，為電子檔案的管理制定標準，并且據(jù)此制定一套更符合工作實際的檔案管理制度，逐漸完善檔案管理機制，使公路建設檔案管理呈現(xiàn)新的氣象。

2.2 管理手段方面的創(chuàng)新

隨著時代的發(fā)展變化，公路檔案管理的手段已經(jīng)跟不上現(xiàn)有的形勢，需要加以創(chuàng)新和改變。

首先，必須做到清晰界定崗位責任。具體而言，公路部門應當制定出臺檔案管理細則，確定檔案工作分管領導，清晰劃定權責，堅持把檔案管理工作與各項業(yè)務工作、綜合工作同安排、同部署、同檢查、同考核。創(chuàng)設規(guī)范化的檔案管理系統(tǒng)，遴選契合檔案管理工作實際的工作人員。

其次，必須清晰界定檔案管理工作業(yè)務流程。具體而言，公路部門內(nèi)部每個部門的兼職檔案管理人員應當注重對需要歸檔的相關資料的及時收集，其后應當及時向檔案管理部門進行檔案移交，從而確保檔案及時歸檔。

再次，必須依托現(xiàn)代信息技術實現(xiàn)檔案資源的高效管理。具體而言，公路部門應當依托現(xiàn)代化信息技術，改變傳統(tǒng)歸檔、建檔工作模式，妥善做好電子文件歸檔保存工作，嚴格執(zhí)行紙質(zhì)文檔和電子文檔“雙軌制”管理規(guī)定，實施同步管理。切實發(fā)揮檔案信息資源的利用價值，使檔案信息資源能夠為路政工作提供足夠的信息支持，進而確保路政工作邁上新的

臺階。

最后，必須注重檔案管理工作的常規(guī)檢查。具體而言，公路部門應當依托常規(guī)檢查機制的建立，使單位的檔案管理工作保持良性發(fā)展態(tài)勢，切實敦促檔案管理人員提升自身服務意識，增強崗位職責。對保密文件和重要文件資料及時歸檔，一般性文件分時段整理歸檔，所有文件年底統(tǒng)一清理歸檔，確保檔案資料收集齊全、分類有序。

此外，必須注重提升檔案管理部門的工作效率。先前的檔案資源利用多借助人工檢索模式完成，此種方式無疑會大幅度降低檔案信息資源的利用效度。有鑒于此，通過檔案管理系統(tǒng)和OA辦公系統(tǒng)的無縫連接，辦公室檔案管理部門能夠充分利用檔案信息化的優(yōu)勢，在確保信息安全的條件下建立資源信息共享的網(wǎng)絡平臺，進行無阻礙的信息傳遞。公路部門藉此能夠?qū)崿F(xiàn)對現(xiàn)有檔案信息資源的最大程度利用，同時確保了單位各部門能夠借助現(xiàn)代化的辦公軟件實現(xiàn)對檔案信息資源的高效利用，進而全面提升工作效率。

通過辦公軟件的使用，使得相關部門基于工作需要而進行檔案信息資源利用時，檔案管理工作人員能夠借助現(xiàn)代化辦公軟件對相關檔案信息資源進行高速查找并發(fā)送給相關部門供其利用。同時OA辦公系統(tǒng)會及時對查閱者身份、查閱時間、查閱文件進行記錄，建立檔案管理的數(shù)據(jù)庫。通過前述方式，有效地避免了以往紙質(zhì)檔案在利用過程中出現(xiàn)人為損毀現(xiàn)象的

發(fā)生。

3.人員培訓方面的創(chuàng)新

現(xiàn)今，公路檔案管理工作對于檔案管理工作人員提出了新的要求，比如一些檔案的業(yè)務知識方面有了很多的更新，信息化也為檔案管理帶來了眾多改變，尤其是計算機技術和網(wǎng)絡技術更是越來越普及，此外檔案管理人員的服務意識也要有所增強。為此，公路部門需要加強人員的培訓，建立高素質(zhì)人才隊伍。具體來說，需要做到以下幾點：

一是注重專業(yè)學習，提高業(yè)務素質(zhì)。公路部門應當為檔案管理人員組織專題培訓，以便切實提升檔案管理工作人員的理論知識水平，幫助檔案管理工作人員掌握最新的檔案管理工作理念，具備全新的檔案管理服務技能；定期組織部門負責人、站專職檔案員、部門兼職檔案員進行學習培訓，提高其管理檔案的能力；組織檔案管理人員系統(tǒng)地學習檔案管理的基本知識，要求其熟練掌握計算機操作技術，靈活運用檔案管理系統(tǒng)軟件，提高業(yè)務能力和綜合素質(zhì)；務必使檔案管理工作人員注重在實踐中不斷提升自身業(yè)務能力，勤勉盡職。

二是應當培養(yǎng)檔案管理工作人員的服務意識。在檔案利用工作中，檔案人員應樹立吃苦耐勞、任勞任怨的服務意識，自覺地將枯燥的工作貫穿于服務單位乃至服務社會的大目標中。

除此之外，公路部門在檔案管理過程中，還應該做許多工作，歸結(jié)起來無外乎開拓創(chuàng)新，在每一個環(huán)節(jié)都搞好創(chuàng)新，搞活檔案管理工作，只有如此才能真正促進公路部門的建設發(fā)展。

3 結(jié)語

以上，我們對公路部門檔案管理工作的重要意義展開了論述，并就其檔案管理創(chuàng)新思路展開了研究。公路部門的檔案管理工作任重道遠，管理人員和相關部門應該認清形勢，開拓創(chuàng)新，使檔案管理工作更上一層樓。

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