城建檔案管理存在的問題及對策研究

邢瑞君

摘 要：隨著城鎮(zhèn)化進程的不斷深化，城建檔案在城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設及管理中的重要性日益突出， 作為城市社會、經(jīng)濟、文化建設的寶貴檔案信息資源，城建檔案管理的水平體現(xiàn)了城市建設發(fā)展的水平，然而，在城建檔案管理中，還存在著檔案信息利用率不高、檔案信息化建設水平較低、檔案管理質(zhì)量較差等問題，本文在闡述城建檔案管理主要內(nèi)容的基礎上，結合工作實踐，在分析城建檔案管理問題的同時，研究造成問題的原因，并進一步探索促進城建檔案管理發(fā)展的對策。

關鍵詞：城建檔案；管理；問題；原因；對策

1 城建檔案管理的主要內(nèi)容

根據(jù)《城建檔案業(yè)務管理規(guī)范》（CJJ/158-2011）的規(guī)定，城建檔案“是指在城市規(guī)劃、建設及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖標、聲像等各種載體的文字材料”，隨著城鎮(zhèn)化建設水平的提升，城市建設管理的外延逐步擴大，內(nèi)容也更加復雜，任務更加艱巨。總體來看，城建檔案管理主要包括城市建設規(guī)劃、城市建設工程檔案、城市建設勘測、城市建設管理等方面的內(nèi)容，涉及到國土資源、工業(yè)、民用、電力、水利、交通、環(huán)境保護、園林綠化等不同層面的規(guī)劃、建設項目。城建檔案不僅為城市規(guī)劃、建設及管理提供了全面、切實的依據(jù)，還能夠為城鎮(zhèn)社會、經(jīng)濟、文化的維護及保障提供重要的資料來源，并創(chuàng)造有利的條件。科學的城建檔案管理，能夠為城市建設及發(fā)展提供深入、詳實的材料，完備、準確的城建檔案材料，可以為城市健康、可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎。

2 城建檔案管理存在的問題及成因

2.1 城建檔案管理存在的問題

隨著城市建設事業(yè)的告訴發(fā)展，城建檔案管理存在的弊端日益凸顯，總體來看，城建檔案管理存在的問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

一是城建檔案管理不規(guī)范。一方面，城建檔案搜集的方式單一，資料來源過少且不均衡，而且在收集、分類上過于粗放，不僅造成了管理上人力、物力等資源的浪費，也難以充分發(fā)揮檔案管理資料的價值。另一方面，城建檔案管理的程序不夠明確，對檔案資源處理的效率較低，如對一些不合格的材料沒有及時處理，加上部分檔案文件的歸檔未能按照相關要求規(guī)范操作，不僅影響了檔案的永久性保存，也會造成檔案胡亂臨時補湊、隨意變更等現(xiàn)象，給城建檔案管理帶來無法挽回的損失。

二是城建檔案的利用率低，在城建檔案管理實踐中，利用城建檔案的人或單位還比較少。加上城建檔案管理方法封閉，宣傳工作不到位，導致城建檔案管理工作很少為外界認知，城建檔案管理對社會的價值無法體現(xiàn)。

三是檔案管理工作水平較低，城市建設進程加快促進了城建檔案的需求，但是在城建檔案管理中，工作者對檔案利用者缺少充分的咨詢及答疑能力，如對檔案資料的種類、質(zhì)量及相關設施等了解不足，導致為利用者服務的效率低下。檔案管理工作欠缺主動性，加上保密保護政策的要求，影響了城建檔案管理的編研工作，降低了城建檔案管理整體建設水平。

2.2 造成城建檔案管理問題的成因

影響城建檔案管理質(zhì)量的主要有以下幾個方面的原因。一是意識理念的落后，很多城市建設、施工及管理單位對城建檔案工作的認識不足，理念模糊，即使工作過程中運用城建檔案較多的單位，也缺乏科學的城建檔案搜集、歸類、報送意識，導致城建檔案管理中資料不齊、數(shù)據(jù)不準等問題層出不窮。二是對城建檔案管理工作的投入有限，包括對城市檔案建設的設施建設、人員的指導及培訓等工作，導致對城市檔案管理的激勵欠缺，嚴重影響了城市檔案管理的長遠、健康發(fā)展。二是對城市檔案管理建設缺乏科學、合理的標準，如對城市建設檔案的收錄、處理采取標準還不夠明確，導致城建檔案管理工作難以高效開展。城建檔案管理工作中程序混亂，對檔案管理的查閱、回收及查閱等缺乏全面的制度管理，影響了城建檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。不僅如此，城市檔案管理內(nèi)部的考核、人事、考勤等制度未完全建立，嚴重降低了城市檔案管理工作隊伍的質(zhì)量。三是城市檔案管理工作的信息化建設水平較差，目前，城建檔案管理雖然加速了數(shù)字化檔案的建設，促進了層級化的城建檔案管理網(wǎng)絡建設，然而由于城建檔案管理的基礎設施建設落后，城建檔案資料的分類不夠?qū)I(yè)，加上對在城建檔案管理中軟件建設不到位，導致城建檔案管理信息化難以與檔案管理實現(xiàn)有機結合，阻礙了城建檔案信息化建設的發(fā)展。

3 城建檔案管理的對策

3.1 深化城建檔案管理的認知

對城建檔案管理工作，要從長遠發(fā)展的角度出發(fā)，制定城建檔案管理中長期規(guī)劃，加強城建檔案現(xiàn)代化管理理念，將城建檔案管理與城市規(guī)劃、建設緊密結合起來，提升社會對城建檔案管理重要性的認知。同時，要提高城建檔案管理的要求，為建立切實、高效的城建檔案管理體系奠定堅實的基礎。在知識經(jīng)濟時代來臨的背景下，城建檔案管理的信息資源具有重要的社會及經(jīng)濟價值，為此，城建檔案管理應在科學的思想理念的指導下，明確自身職責，以科學、有效的方法促進城建檔案管理水平的提升。

3.2 完善城建檔案管理的制度

城建檔案管理工作內(nèi)容繁重，任務艱巨，只有以完備的制度，才能有效確保城建檔案管理工作順利、穩(wěn)定開展。首先，應完善城建檔案管理工作的法律、法規(guī)等相關制度，確立城建檔案管理在城市建設中的地位，為城建檔案管理工作提供充分的法律依據(jù)。其次，城建檔案管理工作的程序應合法、規(guī)范，對建設單位招投標過程中的相關文件，要嚴格按照相關標準、程序及要求，對文件資料進行搜集、審核、存儲及處理，以為城市建設及管理提供更加準確、全面的材料。最后，在城建檔案內(nèi)部管理中，還應建立科學合理的人事、評價、監(jiān)督、激勵等制度，以促進城市檔案管理人力資源價值實現(xiàn)最優(yōu)化，并且明確不同層級部門、人員的職責，激發(fā)城建檔案管理的積極性與創(chuàng)造力。

3.3 強化城建檔案管理的信息化建設

信息化時代的來臨，人們對信息資源的需求更加強烈，在城建檔案管理工作中，應從以下幾個方面，強化城建檔案管理的信息化建設。一是積極整合社會資源，適當增加對城建檔案信息化建設的投入，如檔案管理信息化基礎設施、軟件等。通過搭建有效的平臺，促進城建檔案資源的時效性、準確性，提高城建檔案的利用率。二是營造良好的城建檔案信息化管理宣傳環(huán)境，利用網(wǎng)絡、電視、移動客戶端等媒介，積極宣傳城建檔案管理的性質(zhì)及特點，并結合城建檔案的搜集、歸檔等工作，實現(xiàn)城建檔案資源的信息化開發(fā)，為滿足城市建設對檔案資源的要求提供有利的條件。三是加強對城建檔案管理人員的信息化素質(zhì)培養(yǎng)，通過多種形似的指導及培訓，促進城市檔案管理人員改變服務理念，增強信息服務質(zhì)量，為深化城建檔案管理與社會的聯(lián)系搭建更加穩(wěn)固的橋梁。

4 結論

綜上所述，城建檔案管理工作涉及內(nèi)容繁多，在知識經(jīng)濟及信息化時代，城建檔案管理面臨嚴峻的挑戰(zhàn)，目前城建檔案管理存在的問題主要包括城建檔案信息利用率不高，檔案管理工作不規(guī)范，水平較低，造成這些問題的因素有思想理念上的，也有制度及信息化建設層面上的，為了更好地為現(xiàn)代城市規(guī)劃、建設及管理提供信息資源服務，城市檔案管理應在科學、先進的思想理念指導下，結合切實合理的管理制度及方法，不斷提升信息化建設水平，增強城建檔案管理人員素質(zhì)。作為城市建設的重要組成部分，城市檔案管理具有廣闊的發(fā)展空間，從人員、物質(zhì)、制度、信息化建設等方面逐步改進，既能夠使城建檔案管理與時代發(fā)展的要求結合地更加緊密，也能夠促進城市的建設及運行更加科學、全面、高效。

參考文獻

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