產(chǎn)品集成設(shè)計(jì)制造系統(tǒng)應(yīng)用背景下的檔案知識服務(wù)

李偉

摘 要：本文以產(chǎn)品集成設(shè)計(jì)制造系統(tǒng)及三維數(shù)字設(shè)計(jì)的在企業(yè)的廣泛應(yīng)用為背景，結(jié)合知識信息管理理論，從檔案人員參與科研生產(chǎn)管理、參與文件形成前端控制、更新檔案服務(wù)理念、改變檔案人員知識結(jié)構(gòu)等方面，探討知識服務(wù)在檔案管理中的應(yīng)用與實(shí)現(xiàn)策略，幫助廣大檔案從業(yè)人員認(rèn)清自己所面臨的形勢和任務(wù)，更新觀念，更好的服務(wù)于科研生產(chǎn)主體。

關(guān)鍵詞：知識管理；文件管理；檔案管理

科研機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位的企業(yè)檔案是其在科研、生產(chǎn)、經(jīng)營與管理活動(dòng)過程中形成并積累的對當(dāng)前與未來具有重要參考價(jià)值與借鑒作用的信息記錄，具有原始性、憑證性、權(quán)威性、廣泛性、連續(xù)性和可擴(kuò)充性等特點(diǎn)。檔案管理工作從古至今一直承擔(dān)著檔案載體管理與檔案信息管理的雙重重任，起著維護(hù)國家民族歷史真是面貌的重大作用。進(jìn)入信息社會后，檔案工作更是面臨從傳統(tǒng)的偏重載體管理到偏重知識與信息管理的轉(zhuǎn)變。

隨著產(chǎn)品集成設(shè)計(jì)制造系統(tǒng)及三維數(shù)字設(shè)計(jì)的廣泛應(yīng)用，企業(yè)在科研生產(chǎn)活動(dòng)中產(chǎn)生大量的電子文件，而且它們的關(guān)系較之紙質(zhì)文件及檔案時(shí)期更加密切。

長期單調(diào)而枯燥的工作方式、傳統(tǒng)而落后的工作方法，使得檔案管理工作一直缺乏創(chuàng)新。面對數(shù)字檔案時(shí)期給檔案工作帶來的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，檔案工作者必須更新觀念，適應(yīng)時(shí)代變化的速度和節(jié)奏，適應(yīng)變化的對象和內(nèi)容，敏銳地發(fā)現(xiàn)變化的動(dòng)向，捕捉變化的契機(jī)，促進(jìn)檔案管理工作的改革與創(chuàng)新，形成由被動(dòng)變主動(dòng)的新的檔案工作理念。

1 積極參與科研生產(chǎn)的管理

檔案工作作為產(chǎn)品集成設(shè)計(jì)制造系統(tǒng)中知識信息管理的一個(gè)環(huán)節(jié)，必須參與到文件產(chǎn)生環(huán)節(jié)的管理中去。對于大型科研生產(chǎn)單位，檔案人員必須積極參與科研生產(chǎn)的各個(gè)過程，才能真正了解文件生成的詳細(xì)情況，從而在頭腦中架構(gòu)起整個(gè)型號的知識網(wǎng)絡(luò)關(guān)系圖，做到知識管理的有的放矢。

一個(gè)產(chǎn)品，從論證階段開始，科研人員編制了哪些可行性論證報(bào)告，論證了哪些方案，進(jìn)行了哪些調(diào)研；方案階段時(shí)，科研人員編制哪些方案報(bào)告、提出了多少任務(wù)書、研制計(jì)劃如何制定、產(chǎn)生哪些階段評審報(bào)告及計(jì)算文件等等；產(chǎn)品進(jìn)入工程研制階段后，各系統(tǒng)編制了哪些研制計(jì)劃，進(jìn)行了哪些大型試驗(yàn)，提出了哪些任務(wù)，形成了哪些技術(shù)文件等等，隨著科研生產(chǎn)的不斷深入，檔案人員應(yīng)該主動(dòng)的分階段的收集積累已經(jīng)產(chǎn)生的各類文件，完整地保留科研生產(chǎn)的歷史真實(shí)面貌。這些科研生產(chǎn)的記錄，哪些是真實(shí)有效的最終版本，哪些是臨時(shí)性文件，對于檔案管理者來說，如果不參與整個(gè)科研過程，面對大量的技術(shù)文件，必然感到茫然無從，無法成為歸檔工作的主體，更不能成為知識的管理者。因此，認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案工作的“三納入”“四參加”“四同時(shí)”，是檔案人員從事知識管理的首要條件。

2 從文件管理的后端走到前端

產(chǎn)品集成設(shè)計(jì)制造系統(tǒng)在企業(yè)的廣泛應(yīng)用，大量的電子文件應(yīng)運(yùn)而生。現(xiàn)代的各種應(yīng)用軟件使得設(shè)計(jì)人員在編制文件時(shí)更加方便快捷。據(jù)檔案人員了解，系統(tǒng)中的很多技術(shù)文件屬于臨時(shí)性文件，或設(shè)計(jì)人員為應(yīng)付各類管理工作需求而一稿多投（只做適應(yīng)性修改，內(nèi)容有80%相同），這類文件量大且沒有保存價(jià)值，如果待到型號歸檔時(shí)再對文件做去粗取精、去偽存真的鑒定工作，恐怕不僅僅是工作量大的問題，還有可能因?yàn)檠兄浦芷谳^長，研制隊(duì)伍變化而增加鑒定困難。

因此，我們要對工作中所產(chǎn)生的電子文件和電子檔案通盤考慮、超前控制，進(jìn)行網(wǎng)上時(shí)時(shí)歸檔、無縫連接。要實(shí)行電子文件電子檔案的一體化管理，也就是要從電子文件和電子檔案的全局出發(fā)，實(shí)現(xiàn)從電子文件生成制發(fā)到電子文件歸檔管理的全過程控制。它的一個(gè)重要特點(diǎn)就是將檔案處理方面的要求和標(biāo)準(zhǔn)貫穿到文件的生成和處理過程之中。實(shí)現(xiàn)這一過程控制的關(guān)鍵是要改變過去的那種狹隘的職業(yè)觀念：認(rèn)為文件的生成只是文件管理者和形成單位的事，檔案管理是檔案機(jī)關(guān)和檔案管理者關(guān)心的事，二者互不干涉、獨(dú)立發(fā)展的理念。檔案管理應(yīng)當(dāng)是瞻前顧后、統(tǒng)籌考慮，超前控制，要從根本上解決問題，實(shí)現(xiàn)電子文件及電子檔案的生成、處理、傳遞、存儲、查閱、收集、利用、歸檔一體化，使二者平滑結(jié)合并保證其安全，使文件與檔案工作流程科學(xué)化、合理化。檔案人員應(yīng)該積極參與科研生產(chǎn)中電子文件的生成管理，在工作中加強(qiáng)與科研管理者和設(shè)計(jì)人員的溝通，從前端控制文件生成質(zhì)量，保證歸檔文件及時(shí)、真實(shí)、準(zhǔn)確的反映科研生產(chǎn)的全貌，保障歸檔文件在知識與信息上的冗余量達(dá)到最小化。

電子文檔一體化管理，還應(yīng)當(dāng)擴(kuò)展到各種職能部門所產(chǎn)生的各種不同門類的、不同載體的檔案，從而使各類文件管理系統(tǒng)都能與檔案管理系統(tǒng)通過接口緊密銜接，充分發(fā)揮一體化的數(shù)據(jù)共享優(yōu)勢，為電子文件、電子檔案的管理和歸檔打下良好的基礎(chǔ)。

3 改變檔案服務(wù)理念

實(shí)現(xiàn)知識服務(wù)，檔案部門不能按照自身的認(rèn)識、理解、思維甚至是想象，去收集、整理、保管檔案和提供檔案服務(wù)；而必須以用戶需要為導(dǎo)向、以用戶滿意為目標(biāo)、以用戶便利為原則，重新審視檔案管理的全過程。

產(chǎn)品集成設(shè)計(jì)制造系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，給企業(yè)檔案工作轉(zhuǎn)變思路，樹立“以用戶為中心”服務(wù)理念提供良好契機(jī)。傳統(tǒng)檔案服務(wù)是為用戶提供檔案，提供解決問題所需的信息。它關(guān)注的焦點(diǎn)和最終評價(jià)是“我是否提供了用戶需要的檔案信息”。知識服務(wù)是為用戶提供知識，提供解決問題的具體方案。它關(guān)注的焦點(diǎn)和最終評價(jià)是“是否通過我的服務(wù)解決了您的問題”。

在一個(gè)科研單位，員工到檔案館查閱、復(fù)制檔案，檔案館提供的是低級的檔案服務(wù)。檔案館進(jìn)行檔案編研，將編研成果發(fā)送到員工手中，檔案館提供的是較高級的信息服務(wù)。要實(shí)現(xiàn)從提供檔案向提供知識的過渡，要求檔案部門加強(qiáng)對檔案的編輯與研究，從中挖掘與提煉知識。一些企業(yè)檔案部門的編研經(jīng)驗(yàn)為我們提供了較為成熟的檔案編研工作思路。他們首先深入基層，了解科研人員對檔案信息的需要情況，然后根據(jù)他們的需求制定具體的編研計(jì)劃或編研課題。這些編研課題是緊貼科研生產(chǎn)需要并產(chǎn)生一定的效益，使檔案的價(jià)值發(fā)揮到最大。

在知識信息服務(wù)方面，檔案部門可以嘗試參與信息化工程建設(shè)中大型試驗(yàn)數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)整理與錄入工作；可以請專業(yè)人員講解試驗(yàn)數(shù)據(jù)種類及結(jié)構(gòu)，將各種試驗(yàn)數(shù)據(jù)按照數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)要求進(jìn)行加工整理，供廣大設(shè)計(jì)人員使用。傳統(tǒng)檔案服務(wù)為用戶提供初級的信息產(chǎn)品，而知識服務(wù)為用戶提供高級的知識產(chǎn)品。前者實(shí)現(xiàn)了檔案的價(jià)值，后者則增加了檔案的價(jià)值。

4 改變檔案人員的知識結(jié)構(gòu)

從我國高等院校檔案學(xué)專業(yè)課程設(shè)置來看，畢業(yè)生在企業(yè)內(nèi)部從事檔案管理工作時(shí)可能會得心應(yīng)手，但是若參與信息管理或知識管理，恐怕其知識結(jié)構(gòu)完全不能滿足需要。做為知識與信息的管理者，他們往往缺乏對檔案內(nèi)容涉及知識的學(xué)習(xí)與了解，對產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，科研情況往往缺乏足夠的認(rèn)識與了解，這就造成在管理過程中總是重視對載體的管理忽視對知識內(nèi)容的管理。他們?nèi)狈蒲泄芾淼闹R或經(jīng)驗(yàn)，對產(chǎn)品研制過程與周期不了解，頭腦中缺乏產(chǎn)品完整信息的框架。

產(chǎn)品集成設(shè)計(jì)制造系統(tǒng)使檔案信息進(jìn)入“信息高速公路”，檔案管理隊(duì)伍必須能適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代的智能型的需求。一方面要求企業(yè)檔案管理者采取多種形式和途徑加強(qiáng)學(xué)習(xí)，有針對性地對在職人員進(jìn)行各種形式的再教育，以適應(yīng)發(fā)展的需要，另一方面，單一的人員結(jié)構(gòu)已不能滿足檔案工作現(xiàn)代化的需要，應(yīng)注意引進(jìn)多方面的專業(yè)人才，充實(shí)檔案管理，建立復(fù)合型多層次的專業(yè)技術(shù)隊(duì)伍，以適應(yīng)檔案保管工作現(xiàn)代化的需要，適應(yīng)新時(shí)代的挑戰(zhàn)。

當(dāng)然，要想更好的完成數(shù)字化管理檔案的任務(wù)，不僅要有一支高素質(zhì)的檔案干部隊(duì)伍，相關(guān)的業(yè)務(wù)主管部門還要出臺一系列與之相配套的規(guī)章制度及管理措施，以使我們在工作中有法可依、有章可循。檔案工作也正是在不斷地調(diào)整、改革和完善過程中完成著其重要使命，找準(zhǔn)我們的立足點(diǎn)，以適應(yīng)時(shí)代及發(fā)展的需要。