淺析博物館展覽檔案的應用性價值

楊京麗

博物館的展覽陳列是衡量博物館工作質量和學術水平的主要標志，是博物館發揮社會效益的基本活動形式，展覽陳列的檔案工作是展覽陳列不可缺失的一環，更是規范完善提升博物館內功的基礎性工程。

博物館每年都會根據自身的規模大小、自然條件、館藏文物，花費大量的人力、物力、財力舉辦各種展覽。有一個問題不容忽視，那就是展覽成功之時，往往是展覽資料流失之時。在舉辦展覽過程中會產生很多的文字、圖表、聲像等資料。有的資料因為沒有及時收集整理，在中途已經丟失。有的資料分散在各個部門，沒有集中保管，處于失管狀態。如何將展覽陳列實踐中寶貴的第一手資料在第一時間保留下來，進行有效歸檔管理，建立健全展覽檔案，是各博物館面臨的一大現實課題。

1 建博物館展覽檔案有多方實用功能

博物館的收藏、研究、社會教育功能都是通過展覽陳列展示的，建立豐富翔實的展覽檔案既是對展覽陳列工作的真實記錄，又是學術價值的二次開發，還能從一個側面助推博物館的發展，并對博物館今后的展覽起到指導的作用。

1.1 展覽檔案是展覽工作的真實記錄和原始佐證

一個展覽，觀眾所看到的只是面前的展覽內容，是成果的展示，而選題、擬定、布展的整個前期過程則要通過展覽檔案來記載和反映，一份全面細致的展覽檔案是對整個展覽工作的動態記錄，真實反映了一項展覽的主題思想、設計水平和觀眾反響，如果缺少這一過程的記載，那么展覽工作是不完整的。

1.2 展覽檔案有重要的學術研究價值

研究是博物館的主要功能之一，研究為展覽打基礎，展覽為研究展成果。如我館通過刀劍分冊編撰過程中的梳理和研究，最終形成剪刀類原創性展覽，通過扇分冊編撰形成工藝扇主題展，這些展覽形成的原始資料集中體現了博物館研究者的研究結晶，包含著許多重要有價值的信息，可以用來作為編研學術的材料，有較重要的學術價值

1.3 展覽檔案是博物館發展的見證

展覽檔案翔實記載了博物館舉辦展覽的整個歷程，也反映博物館的辦展水平。

2012年5月16日，“落紙云煙—當代書法百家扇面作品展”在杭州中國扇博物館開展。展覽甄選了101幅中國當代百位書法名家的扇面書法（?。┳髌罚?、草、隸、篆、行五類書體俱全。

翻開當年的展覽檔案：

開幕式現場主持稿、領導與書法家現場題字；各大媒體報道：《百家書法展開幕》（今日拱墅）、《百幅名家扇面書法今起展出》（錢江晚報）；電臺報道清單：浙江影視快樂一點通、杭州導視最憶是杭州、杭州1套新聞60分等；有扇面書法知識講座、“扇與書”知識問答等體驗活動資料；配套的展覽圖錄《落紙云煙——當代書法百家扇面作品集》等等。

此次展覽是杭州中國扇博物館“扇動風發”系列展繼成功舉辦“袖里翰香—明清精品扇展”、“澄懷博雅-民國精品成扇展”后，聯手杭州市書法家協會推出的又一次扇面藝術精品展，不僅擴大了博物館的知名度，也見證了博物館辦展業務能力的進一步提升。

1.4 展覽檔案對以后的展覽有借鑒作用

展覽檔案來源于展覽，同時它又服務于展覽工作，既可以為當前的展覽工作提供文件參考，也可以為今后的研究、展覽的總結和查找不足提供各種各樣的數據、圖表、實物、照片等豐富的材料。每年杭州工藝美術博物館都要針對自主策劃的臨時展覽進行觀眾訪談，從年齡、信息來源、參觀目的、總體評價、參與內容、意見與建議等方面進行調查。

例如：2015年博物館“百兵君子—千年一脈的中國劍文化展”和“點蠟成紋—貴州蠟染藝術展”中的幾項調查：

從上看出，“參觀展覽”的觀眾比例大于“參與體驗活動”，由此可見，參觀展覽仍是觀眾來博物館的最主要的目的。從紀念品銷售方面分析，觀眾對配套紀念品感興趣度都不高，大多數觀眾認為出售的小紀念品價格較高，而對于一些愿意花貴價格買的紀念品，博物館的商品缺乏收藏價值，這也是博物館今后開發展覽配套文創產品的一個方向。

觀眾提的意見和建議，一是展覽展示形式的多樣性，有靜態展示，也希望有動態展示，如蠟染展，可以引進畫娘現場作畫，既是對展覽的補充說明，又能更直接的表達展覽想傳遞給觀眾的信息；二是臨展的講解服務，雖然博物館開設了微信導覽服務，但是受眾群局限，要加強臨展的宣講力度。

通過分析這些調查表，展覽策劃人員可以在舉辦下一個展覽時，哪些需要著力避免或調整，彌補不足，促使展覽水平不斷提高。

1.5 展覽檔案可以為博物館的考核評定等提供相關原始憑證材料

如2013年度、2014年度浙江省未定級國有博物館運行評估的申報，就有代表性原創臨時展覽內容，包括展覽主題、基本內容、展覽形式設計、輔助推廣活動等相關考評內容；浙江省第九屆（2014年度）全省博物館陳列展覽精品評選申報中，我館“青出于藍——傳統藍印花布展”參評，上報了策劃展覽的相關材料并最終榮獲此次陳列展覽精品獎。

2 建博物館展覽檔案要把握三大特性

一是檔案的成套性。一個展覽就是一個獨立完整的項目，它的展覽檔案就是這個展覽從開始到結束的全部文件集合，根據展覽實施的階段，又可以將檔案區分為不同的階段，即展覽前、展覽中、展覽后的材料。一個展覽從醞釀到展出，都是一個完整有序的過程，產生文件材料具有一定的內在聯系。

二是形成部門的廣泛性。舉辦展覽需要各個不同業務部門互相配合，除了展覽策劃部，還有綜合管理部、宣傳部門、安保部門、后勤部門以及與展覽密切聯系的外單位等。這樣一來，展覽檔案往往分散在各個業務部門甚至個人手中，這樣為收集工作帶來了一定難度。

三是種類和載體的多樣性。載體和記錄方式既有紙質檔案，也有照片檔案；既有以文字、視頻、音頻為記錄手段的檔案，又有電子檔案；既有文書檔案，也有展覽工程施工檔案。文件來源不同，文件的尺寸和規模也不相同。

3 建展覽檔案的若干方法論

3.1 建立檔案管理體系，完善展覽檔案的常態管理

一是明確職責，落實責任。每次展覽，組建以分管領導為組長，各部門負責人任副組長的“展覽檔案管理小組”，積極落實展覽檔案管理的責任制，并將展覽檔案管理納入部門的年終考核中，使展覽檔案和展覽策劃同步進行；二是建立博物館檔案管理體系。每個部門都設立一名兼職檔案員，負責本部門文件材料臨時收集工作；同時以博物館綜合部為牽頭部門（檔案室歸屬綜合部），將博物館各部門負責人、部門兼職檔案員、與展覽相關的設計單位納入展覽檔案管理體系；三是積極開展各種檔案業務知識培訓。由于我館的檔案員大都是兼職，檔案專業技術知識薄弱，所以要求各部門兼職檔案員參加檔案上崗培訓、業務培訓、繼續教育培訓。綜合部每年舉辦檔案知識培訓，邀請專業人士來館授課，組織檔案人員到其他單位進行參觀學習，以提高實踐能力。

3.2 明確展覽檔案的歸檔范疇，確保展覽檔案的系統性

展覽檔案涉及的內容繁雜，從分類來看，有基本陳列、臨時展覽、專題展覽、交流展覽等；從內容上看，有歷史類、工藝美術類、紀念類、人文類、書畫類等。展覽檔案內容應該涵蓋展出前、展出中、展出后的各種形式、介質的資料、文字、圖片、聲像。主要包括：一是展覽立項過程中的方案、專家意見及論證后的修改意見、會議紀要、上報的審批材料等，這些清晰的反映出展覽選題的思路和過程；二是展出中的展覽大綱、展覽文本、藏品清單、講解稿、布、撤展方案、平面設計圖，這是展覽檔案重要組成部分；三是宣傳教育材料，如展覽宣傳通稿、媒體采訪報道、展出效果照片、音頻、視頻材料，根據展覽出版的展覽圖錄、展記、折頁，與展覽相關的各項活動內容，如我館舉辦泥塑展時召開了專家研討會活動，還有開幕式資料、領導講話稿、重要領導或來賓的簽名薄，每年定期的觀眾調查問卷，對日后的展覽進行起到一定指導作用。四是各項合作展覽，與對方簽訂的意向書、協議書、有的需要施工的，施工協議書、與展覽有關的安全責任書；五是展覽的衍生品，是伴隨著展覽所開發出的產品。如我館2016年舉辦了泥塑展，配合泥塑展開發的半山泥貓、黑旋風李逵立體便簽夾、花梨木書簽、荷葉娃娃等，這些衍

生品通過融入泥塑的元素，對泥塑展進行了另一種詮釋，也要歸檔，可以通過照片記錄下這些與展覽相關的文創產品。

當然，檔案工作者要主動參與到展覽過程中，指導或協助各部門，爭取將與展覽有關的資料信息“一網打盡”，保證展覽檔案的系統性

3.3 做好及時收集和定期收集，確保展覽檔案的全面性

根據展覽檔案廣泛性的特點，可以多方面拓展展覽檔案的收集。

以杭州工藝美術博物館為例， 2016年舉辦的廣東粵繡展，此次展覽由全館各部門配合完成，比如展覽經費請示上報由綜合管理部負責，展覽立項、展覽大綱、展覽文本、布、撤展方案等工作由展覽陳列部負責，安全保衛工作由安全管理部負責，水電后勤由物業負責，宣傳報道、宣教方案由社會宣教部負責，其他如開幕式活動、展品運輸等工作甚至由多個部門協同完成。這樣一來每個部門都有相關的文件材料。做好及時收集，就是要求所有臨時展覽形成的文件材料，各部門兼職檔案員在臨展結束后兩周之內全部移交到展覽陳列部，由展覽陳列部門按照《臨時展覽歸檔文件目錄》進行暫時接收，對部門材料缺少的，退回要求重新收集。對收集齊全的展覽檔案，按照自主策劃展、合作展、對外交流展三類形成一個個臨時展覽案卷，且不予裝訂。到年底時統一移交檔案室；定期收集是碰到展覽跨度時間比較長（有的展覽橫跨兩年的），那么每隔一個固定時間，移交一批資料。如在展覽籌備階段結束后，相關的籌備資料立馬歸入臨時案卷，待整個展覽結束后，所有文件能夠完整的歸并在一起，解決了展覽文件資料分散保管的問題。

3.4 區分不同載體，確保展覽檔案的聯系性

對文字材料，應按統一規格裝訂；對照片分類排列，做好文字說明；對設計圖，可以裝訂縮印件；對光盤、錄音等，可以在檔案中注明清單和內容簡介后進行專門的保管。不同載體可以區分保存，但要注意保持一個展覽的各類載體的有機聯系，使得不同載體檔案能夠相互參照。目前已經進入了信息化時代，可以制定有效的計算機檢索體系，實現展覽檔案的實體分散和虛擬集中的管理模式。

4 展覽檔案的數字信息化建設和開發利用

4.1 加強展覽檔案信息化建設，是管理展覽檔案的一個趨勢

目前我館使用辦公自動化OA軟件，但沒有檔案管理功能，生存的電子文件無法有效保存歸檔，檔案查閱也靠傳統的手工操作，只能檢索題目，無法查閱全文，服務效率和服務水平相對較為低下，已經不適應信息化時代的檔案管理工作。

為此，需要借助信息技術手段對展覽檔案的整理、移交、歸檔、統計、利用等過程進行信息化管理。將檔案管理系統納入單位信息化建設的目標，開發檔案管理軟件，建立相關的檔案管理信息系統。對現有的紙質檔案進行整理、掃描、數據錄入，并將掃描資料和錄用信息導入到檔案管理信息系統；這個系統能夠與現有的OA辦公軟件集成融合，使得流轉在OA上的文件資料結束后，能夠自動歸檔。同時，充分利用辦公自動化，建立科學有效的檔案檢索工具，變封閉式管理為開放式管理，在設置相應信息系統管理權限情況下，對部門和個人開放，達到“一人管理、多人共享”的優化模式，有效提高展覽檔案資源的利用率。

4.2 展覽檔案要注重它的開發利用

要重視展覽檔案的深層次轉化。根據博物館的發展，編研一些有價值的資料，如展覽圖錄，宣傳圖冊、展覽檔案的參考資料、著作。如杭州工藝美術博物館利用傘、刀劍、扇基本陳列展覽檔案，編寫了《守望運河》《天毓琳瑯》攝影宣傳圖冊，出版了《傘行天下》《刀劍（剪）春秋》《扇動風發》三本書，充分發揮了展覽檔案的價值，是對展覽檔案進行積極利用的體現；要開展展覽檔案數字化編研。在檔案管理系統中另辟一個展覽檔案編研平臺，網羅館藏展覽檔案之外與展覽專題內容有關的各種信息，制作新穎、鮮活、富有表現力的多媒體檔案編研成果，并與博物館的門戶網站對接，在網站上開辟一個展覽檔案專欄，這樣一來突破了傳統意義上靜態、紙本化的編研模式，為公眾帶來了多樣化的體驗和精神熏陶。

5 結束語

檔案記載著豐富的信息，博物館展覽檔案記錄著博物館的成長歷史，科學規范的檔案管理可以使檔案的潛在價值發揮到最大化，這對于博物館可持續發展，無疑有著重要的現實意義。

參考文獻

[1]徐徽明.建立博物館陳列展覽檔案的幾點認識 [J].檔案學研究，2015，（3）

[2]陳馨虹.展覽的記憶—淺談博物館展覽檔案管理 [J].辦公室業務，2015（9）

[3]盛志喜.鐘國文.略論展覽檔案的有效管理[J].蘭臺世界，2014，（5）

[4]楊敏.淺談博物館檔案管理工作[J] .首都博物館論叢，2014，（12）

[5]鐘國文.李佳佳.展覽檔案的形成特點與歸檔要求探析[J] .四川檔案，2011，（12）