檢察機關訴訟檔案的建設與管理

宋斌+閔霞

摘 要：人民檢察院訴訟檔案是指在人民檢察院在案件辦理環節所形成的具有考查利用價值，且根據相關要求進行立卷歸檔，集中保管的訴訟文書、視聽資料及各類載體資料。訴訟檔案是對檢察院所有案件進行真實記錄的檢察活動，是構成國家司法檔案的主要成分，是做好檢察工作的重要條件，是建設與發展檢察機關的重要途徑。為此，本文主要對檢察機關訴訟檔案的特點、問題及解決措施進行了分析與探討。

關鍵詞：檢察機關；訴訟檔案；管理措施

1 訴訟檔案的特點

1、檢察院訴訟檔案最基本的保管單位為“一案一號”。“一案一號”是指各個案件辦理中檢察機關由立案—結案產生的全部資料，向訴訟檔案轉化后，即可進行檔案號的編制。通常情況下，“年度、類別、案卷號”為構成訴訟檔案的檔案號，同時各個訴訟案卷是由性質各異的案卷形成。

2、各類訴訟程序對形成檢察院訴訟檔案產生約束力。在案件辦理環節，需嚴格遵循相關要求進行操作，如與程序不符，則與法律法規相違背。為此，在辦理案件時訴訟程序將對訴訟材料產生嚴重約束。特別是案卷組卷具有極為單一的方式方法，且固定化形式，致使其不能與其他檔案不同，無法以件的形式存在。要求訴訟文書材料必須嚴格遵循程序、時間的條件進行操作。

3、檢察院訴訟檔案具備相應法律效力。法律效力為訴訟檔案材料的主要特征，其強制性、約束能力極強，但法律效力只針對此案件訴訟當事人，為此，時間、空間發生改變時，訴訟檔案不會隨之改變。

2 檢察機關訴訟檔案管理存在的問題

1、檔案管理意識較低，檔案法制觀念不足。在檢察機關工作中訴訟檔案極為關鍵，但因現階段我國并沒有建立完善的法律體系及辦案工作人員檔案管理意識低等現象的長期存在，導致結案后歸檔不及時、歸檔質量差等問題的大量出現。

2、檢察訴訟檔案收集不全。本文主要從2方面對收集訴訟檔案不全問題進行分析，第一，收集案件案卷不全，于檢察訴訟檔案而言，都會選取“一案一卷”的形式，在目錄內收集是否齊全可以清晰地看出。但大多數檢察機關沒有很好地保存其庫存的訴訟檔案資料，不僅是案卷沒有被及時收集，目錄也沒有及時被收集。第二，案卷材料不全。材料不全的內容主要包含目錄、卷宗封面等，如卷宗材料因無法有序進行排列、無法準確、工整地書寫各類文書材料。

3、檢察訴訟檔案數字化程度較低。伴隨科學技術的不斷進步，新技術、新工藝大量涌現，檔案管理工作方法也隨之改進。但檢察機關對數字化技術并不敏感，特別是基層檢察院，因各類因素的約束，無法充分選取數字化技術。導致在開發檢察訴訟檔案信息時程度較低，進而導致大量檢察信息資源的過度浪費。除此之外，對數字化檔案管理理解誤差也會成為其數字化程度滯后的重要原因之一。

4、混亂的訴訟檔案電子化管理。在實施信息化建設的同時，檢察工作將有大量電子文件出現，這就需要做好電子化管理工作。此類文件自發性、分散性特點極為突出，因其具有不同格式、標準，導致各個檢察院訴訟檔案電子文件存在極大差異。特別是電子文件數據更改問題頻繁產生。

3 檢察機關訴訟檔案建設及管理的措施

1、積極宣傳檔案工作的重要性，全面提升工作人員的檔案意識

伴隨信息時代的到來，檢察機關檔案管理人員的角色也發生了極大的改變，從保管員逐步向組織者、管理者進行轉變，這和檢務公開具有一致性，進而提升了訴訟檔案管理水平。訴訟檔案人員工作目標需與檢察機關持續、健康發展目標統一，以此進行工作人員檔案意識的全面提升。具體要求如下：

第一，提高檔案檢察訴訟管理理念，在與檢察業務充分結合的前提下，根據相關管理規定，對訴訟檔案管理工作進行正確指導，將檢察訴訟檔案管理理念等內容逐步傳送給業務部門；

第二，在制定文件檔案政策時積極參與，進行業務檔案內容的統一規范，對傳輸保管電子文件時需制定一個科學的標準，在檢察業務需求的基礎上建立訴訟檔案管理工作發展體系。

第三，在檢察機關內檔案室在面積方面占有極大優勢，庫房、查閱室及辦公室等把該空間進行了合理劃分，在此空間功能發揮中，在檢察文化建設中，需充分融入檔案管理意識，通過訴訟檔案各個要素的充分利用，可對各個空間進行粉裝，且進行檢察訴訟檔案管理內容的制作。

第四，文字描述、影音等都是訴訟檔案管理中常見的資料形式，這些資料又產生于多個部門，各個資料之間存在著必然的聯系。特別是在案件辦理過程中，將出現大量資料，這種情況下將大大增加訴訟檔案管理的難度。基于此，訴訟檔案管理人員必須具有較高的專業素質，將各項資料進行妥善保管，并對各項資料之間的關系進行充分分析，確保材料的真實性與精準度。

2、加強檔案管理人員培訓及繼續教育

作為一項系統化工作，檔案人員主要負責檢察訴訟檔案管理工作。為達到檢察訴訟檔案現代化管理，應進行檔案管理專業人員培訓，只有這樣才能深度開發利用訴訟檔案信息。相比其他行政單位，檢察單位訴訟檔案業務指導工作范圍、對象存在極大差異。開展訴訟檔案工作與各個部門密不可分，如收集資料科室、案卷整理科室等。每年檔案培訓活動都會開展，但培訓內容都存在極大差異，但都是基礎類知識。培訓需具備針對性，也就是選取分塊方式對某個工作有針對性地進行培訓活動的開展，將現代管理知識作為培訓重點，進行電子管理知識的普及，在檢察訴訟檔案管理中應對現代科學信息技術水平加以全面提升。

3、各項檔案制度的完善

通過檢察訴訟檔案管理制度的進一步完善，能夠在極短時間內幫助檢察訴訟檔案人員對自身工作進行全面掌握，保證不因為人員變動而出現訴訟檔案工作不連續的問題。且通過相應激勵方法進行檔案人員工作積極性的提升。同時，在檔案管理工作中需進行典型樹立，以此對新來員工起到激勵作用，進而全面提高檢察訴訟檔案管理工作水平。作為一項綜合性較強的工作，訴訟檔案管理具有科學性、服務性的特點。在檢察機關發展建設中其案件性質，都會對檔案管理造成一定影響。通常情況下，利用檔案資料可以對案件實際情況及現狀進行數據信息地查詢與分析，為案件辦理提供可靠的參考資料，做好檔案資料整理工作，才能提升訴訟檢察工作效率。

4、檢察訴訟檔案資料整合，文件檔案管理信息系統的有效建立

實物資料信息化是電子文件的主要特征，計算機存儲介質可集中大量原始檢察訴訟檔案資料，傳送是可利用網絡進行。利用計算機管理檔案檢察單位可進行三級（省市區）局域網絡區域化資源的同時建立。為科學管理訴訟檔案，應做到歸檔登記統一化、規范化。借助于檢察機關業務應用軟件規范管理作業程序。也可利用電子計算機將檔案信息文件資料的準確編制，以此為錄入信息速度、準確性的全面提升提供可靠保障。

4 結束語

綜上所述，隨著社會經濟發展速度的不斷提升，我國檢察單位工作量也越來越大，進而檔案數量也隨之增多，以往檔案管理模式與當前基層檢察機關的工作存在嚴重的滯后問題，為滿足現代檔案工作發展需求，必須重視檢察機關訴訟檔案工作，這也是檢察訴訟檔案工作得以快速發展的重要條件。

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