試述檔案管理工作的現(xiàn)代化

孫淑香

摘 要：科學(xué)技術(shù)不斷向前發(fā)展，我國各項(xiàng)事業(yè)都取得了長(zhǎng)足的進(jìn)步。檔案管理工作是企事業(yè)單位諸多工作的關(guān)鍵，也在當(dāng)前信息時(shí)代的發(fā)展過程中發(fā)生了一定的改變，逐漸開始了現(xiàn)代化的進(jìn)程。為此，本文將就檔案管理工作現(xiàn)代化的必要性以及檔案管理工作現(xiàn)代化的策略展開分析，以供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化；管理觀念；管理方式；管理隊(duì)伍

能否實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的科學(xué)管理乃是評(píng)定某一組織整體管理績(jī)效的關(guān)鍵標(biāo)準(zhǔn)所在。對(duì)于任何組織而言，檔案信息資源具有重要的原始資料承載價(jià)值，通過對(duì)檔案信息資源的整理、開發(fā)與利用，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)組織經(jīng)營(yíng)狀況的精準(zhǔn)把握，進(jìn)而可以使組織的決策者據(jù)此制定契合本組織實(shí)際情況的發(fā)展戰(zhàn)略，規(guī)避組織在運(yùn)行過程中可能遭遇的不確定性。現(xiàn)今國內(nèi)經(jīng)濟(jì)已經(jīng)步入新常態(tài)階段，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行科學(xué)管理、開發(fā)與利用，將使組織在新常態(tài)下穩(wěn)步前行。因此，做好檔案管理工作對(duì)于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的全面發(fā)展、不斷提升單位在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的競(jìng)爭(zhēng)力具有重要意義。

1 檔案管理工作現(xiàn)代化的必要性

檔案管理工作的現(xiàn)代化是解決檔案管理工作問題的重要手段，也是檔案管理工作未來發(fā)展的必經(jīng)途徑。

1.1 解決檔案管理工作問題的重要手段

隨著社會(huì)的發(fā)展前行，檔案信息資源的整體數(shù)量呈現(xiàn)出明顯的遞增趨勢(shì)，具體表現(xiàn)為檔案信息資源的數(shù)量開始大幅度增長(zhǎng)，同時(shí)各類檔案信息資源的內(nèi)容也更為龐雜，進(jìn)而為檔案信息資源的開發(fā)利用帶來了不小的管理難度。審視國內(nèi)檔案工作的發(fā)展情況能夠發(fā)現(xiàn)，在管理檔案信息資源的過程中，對(duì)檔案信息資源的保管一直受到檔案部門的重視，而如何在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)不同檔案信息資源的精準(zhǔn)分類，以便為后續(xù)的開發(fā)利用工作提供便利則一直未能得到應(yīng)有的重視。比如一卷多冊(cè)現(xiàn)象較為常見。這主要是由于在檔案基礎(chǔ)工作中，沒有明確檔案檔號(hào)和目錄號(hào)，從而導(dǎo)致一卷多冊(cè)問題發(fā)生；案卷標(biāo)題不規(guī)范，一些沒有涵蓋在案卷標(biāo)題中的內(nèi)容會(huì)給檢索帶來較大的難度，從而導(dǎo)致這些案卷無法得到有效的利用；案卷中存在未標(biāo)示頁碼的問題，導(dǎo)致一旦發(fā)生掉頁和缺頁現(xiàn)象，就很難被及時(shí)發(fā)現(xiàn)。特別是對(duì)于一些檔案數(shù)量較為龐大的部門，這類問題尤為嚴(yán)重。而檔案管理工作的現(xiàn)代化則可以很好地解決這些問題，有利于檔案管理工作的規(guī)范化和高效化。

1.2 檔案管理工作未來發(fā)展的必經(jīng)途徑

（1）推動(dòng)檔案管理工作采用現(xiàn)代化管理模式，是現(xiàn)階段社會(huì)發(fā)展的內(nèi)在訴求

社會(huì)的發(fā)展使得對(duì)檔案信息資源的開發(fā)利用訴求不斷提升，因此，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)注重對(duì)檔案信息資源采用現(xiàn)代化管理模式，以便使檔案信息資源得到高效的開發(fā)利用。有鑒于此，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理的前沿理論，掌握國際國內(nèi)檔案信息資源管理模式的最新發(fā)展動(dòng)向，同時(shí)結(jié)合下一階段的發(fā)展趨勢(shì)預(yù)測(cè)，制定科學(xué)的檔案信息資源管理模式。唯有如此，方才能夠使檔案信息資源建設(shè)工作滿足我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的訴求。

（2）實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化是檔案事業(yè)發(fā)展的需要

如前文所述，當(dāng)前檔案信息資源的數(shù)量激增，使得檔案管理部門在對(duì)檔案信息資源進(jìn)行保管、開發(fā)、利用的過程中面臨全新的管理難題。同時(shí)，考慮到現(xiàn)今時(shí)代社會(huì)公眾對(duì)于檔案信息資源的使用訴求，因此檔案管理部門應(yīng)當(dāng)積極創(chuàng)新工作模式。傳統(tǒng)落后的手工管理無法解決檔案工作面臨的種種難題，不可避免地會(huì)影響檔案事業(yè)的發(fā)展，因此改革落后的檔案管理手段已成為十分緊迫的任務(wù)。科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，特別是電子計(jì)算機(jī)及通訊技術(shù)的廣泛應(yīng)用，能為實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化提供可靠的物質(zhì)基礎(chǔ)。

2 檔案管理工作現(xiàn)代化的策略

檔案管理工作的現(xiàn)代化推進(jìn)需要相關(guān)部門改革檔案管理觀念，改進(jìn)檔案管理方式，建設(shè)檔案管理隊(duì)伍。

2.1 改革檔案管理觀念

任何創(chuàng)新均始于思想觀念的創(chuàng)新，依托思想觀念的創(chuàng)新方才能夠帶動(dòng)行動(dòng)的改變。就檔案管理工作而言，如若缺少了現(xiàn)代化管理觀念的指引，則我國檔案信息資源管理工作將陷入停滯不前的境地。于20世紀(jì)中葉第一臺(tái)計(jì)算機(jī)在美國問世伊始，檔案的載體形式發(fā)生了巨變，即由先前的紙質(zhì)媒介檔案開始逐步向電子媒介檔案轉(zhuǎn)化。紙質(zhì)媒介檔案不易于長(zhǎng)久保存，并且不利于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，而依托電子媒介檔案的形式，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案信息資源的高速存儲(chǔ)，并且為檔案信息資源的共享創(chuàng)造了實(shí)現(xiàn)的可能。現(xiàn)今人類已經(jīng)步入信息時(shí)代，社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域在信息技術(shù)帶來的科技大潮的沖擊之下已經(jīng)發(fā)生了巨變，有鑒于此，檔案管理從業(yè)人員應(yīng)當(dāng)清醒地意識(shí)到這一現(xiàn)狀，進(jìn)而積極實(shí)現(xiàn)管理觀念的創(chuàng)新，管理方式的更新，以便迎接信息時(shí)代給傳統(tǒng)檔案管理工作帶來的挑戰(zhàn)和契機(jī)。還有就是，檔案管理從業(yè)者應(yīng)當(dāng)認(rèn)真思考信息化檔案建設(shè)過程中易出現(xiàn)的全新問題，諸如知識(shí)產(chǎn)權(quán)問題、信息安全問題等，以便制定精準(zhǔn)的應(yīng)對(duì)策略。同時(shí)，為加強(qiáng)對(duì)檔案新載體的保護(hù)，思考檔案館庫的建筑風(fēng)格，檔案庫房的設(shè)計(jì)、室內(nèi)設(shè)計(jì)的布置等，立足現(xiàn)實(shí)，放眼未來，思考檔案工作的各個(gè)方面，才能逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，促進(jìn)檔案事業(yè)朝著健康的方向發(fā)展。

2.2 改進(jìn)檔案管理方式

要實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，就必須建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，改進(jìn)檔案管理方式，所以檔案管理部門應(yīng)當(dāng)確保下述工作：第一，科學(xué)制定互聯(lián)網(wǎng)與計(jì)算機(jī)條件下檔案信息資源管理流程；第二，根據(jù)實(shí)際工作情況，對(duì)檔案信息資源管理系統(tǒng)軟件進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)與配置；最后，依托系統(tǒng)內(nèi)控機(jī)制，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的安全保障。

尤其需要注意的是，檔案管理部門務(wù)必確保電子檔案信息資源的安全，原因在于在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的高效分享利用的同時(shí)，各類網(wǎng)絡(luò)黑客與病毒代碼隨時(shí)可能向服務(wù)器發(fā)起攻擊，進(jìn)而造成難以挽回的損失。此外，如若檔案管理系統(tǒng)自身的魯棒性不強(qiáng)，亦會(huì)因?yàn)橄到y(tǒng)當(dāng)機(jī)等而造成電子檔案的損毀。因此檔案管理部門應(yīng)當(dāng)注重檔案信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全，同時(shí)采取紙質(zhì)媒介檔案與電子媒介檔案雙重保管的方式，提升檔案信息資源管理的安全性。

3.建設(shè)檔案管理隊(duì)伍

社會(huì)的發(fā)展對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求，對(duì)于檔案管理從業(yè)人員而言，其不僅應(yīng)當(dāng)具備檔案管理相關(guān)知識(shí)，亦應(yīng)當(dāng)積極學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代化的信息技術(shù)，以便提升自身的專業(yè)技能與操作技能。同時(shí)，檔案管理部門亦應(yīng)當(dāng)重視對(duì)掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)的專業(yè)檔案管理人才的引進(jìn)，以便確保檔案管理隊(duì)伍人才建設(shè)的現(xiàn)實(shí)需要。因此，要增強(qiáng)檔案工作活力，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展，我們必須樹立人才資源是第一資源的思想，站在人才強(qiáng)檔戰(zhàn)略的高度， 正確地處理好抓檔案事業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展與抓人才隊(duì)伍建設(shè)的關(guān)系。要針對(duì)檔案專業(yè)人員的成長(zhǎng)和工作特點(diǎn)，努力營(yíng)造一種尊重個(gè)性，鼓勵(lì)創(chuàng)新，信任理解的良好環(huán)境，努力造就一支素質(zhì)強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)正、工作實(shí)、紀(jì)律嚴(yán)的檔案管理人員隊(duì)伍。

3 結(jié)語

以上，我們從檔案管理工作現(xiàn)代化的必要性入手，分析了檔案管理工作現(xiàn)代化的策略。檔案管理工作現(xiàn)代化進(jìn)程是勢(shì)不可擋的，只有不斷改革觀念，創(chuàng)新方法，建設(shè)人才隊(duì)伍，符合這一趨勢(shì)的發(fā)展，才能切實(shí)促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化和可持續(xù)發(fā)展。

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