水利工程建設(shè)檔案管理的創(chuàng)新

齊曉磊

摘 要：隨著水利工程建設(shè)事業(yè)的向前發(fā)展，水利工程的檔案管理需要不斷地進(jìn)行創(chuàng)新，只有對(duì)其進(jìn)行創(chuàng)新研究，才能適應(yīng)工程建設(shè)管理的不斷向前發(fā)展。通過幾個(gè)方面探討水利工程檔案管理創(chuàng)新研究，使檔案管理能夠?yàn)樗こ探ㄔO(shè)的發(fā)展起到促進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞：水利工程建設(shè)；檔案管理；創(chuàng)新研究

水利工程檔案是指在水利工程的前期準(zhǔn)備、實(shí)施、監(jiān)理和竣工驗(yàn)收等整個(gè)過程中產(chǎn)生的一些歷史記錄，是工程建設(shè)合法化身份與合格質(zhì)量的證明文件，是工程竣工交付使用的必備文件，也是對(duì)工程進(jìn)行檢查、驗(yàn)收、維修、改建和擴(kuò)建的原始依據(jù)。包括具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等內(nèi)容。對(duì)水利工程檔案進(jìn)行有序、完整的管理可以為今后該工程的管理、運(yùn)行、維護(hù)等方面提供重要的憑證，同時(shí)還可以為其他工程提供一定的借鑒。因此，應(yīng)該加強(qiáng)水利工程建設(shè)檔案的管理，促進(jìn)水利事業(yè)更好更快地發(fā)展。

1 水利工程檔案管理存在的問題

1.檔案管理制度滯后于與水利工程項(xiàng)目管理體制改革

隨著水利工程項(xiàng)目在投資、建設(shè)、管理等方面的變化，對(duì)工程檔案的收集、管理、歸檔、驗(yàn)收提出了新的要求，尤其是計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的普及，越來越多的文件將直接在電腦上產(chǎn)生和傳輸，面對(duì)無紙化辦公產(chǎn)生的電子文件、圖像文件、圖形文件等，傳統(tǒng)的檔案管理工作已表現(xiàn)出較大的滯后性和低效性，不能適應(yīng)時(shí)代的要求。隨著國(guó)家對(duì)建設(shè)管理體制改革逐漸深入，水利工程建沒項(xiàng)目管理體制發(fā)生了重大變化，招投標(biāo)制度、監(jiān)理制度、竣工驗(yàn)收備案制度和市場(chǎng)稽查制度逐步完善；政府轉(zhuǎn)變職能，行政審批進(jìn)行改革，系統(tǒng)清理、修訂了部分規(guī)章和規(guī)范性文件，使工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的內(nèi)容、形式、規(guī)定、制度、以及各種檔案載體都發(fā)生相應(yīng)變化。但與之相對(duì)應(yīng)的各種檔案管理制度、法規(guī)未及時(shí)做相應(yīng)調(diào)整和修改，工程檔案管理還沒有納入新的管理機(jī)制。

2.檔案管理制度不健全，管理水平普遍較差

長(zhǎng)期以來，水利工程建設(shè)單位和責(zé)任部門重工程建設(shè)輕檔案管理，沒有對(duì)工程建設(shè)檔案管理工作開展過專項(xiàng)整治，對(duì)此項(xiàng)工作的宣傳、指導(dǎo)、監(jiān)督檢查和管理力度不足，造成水利檔案管理工作處于被動(dòng)和不利的局面。有些單位檔案管理規(guī)章制度不健全，或雖然建立了相關(guān)的規(guī)章制度，但沒有形成有效的管理和監(jiān)督機(jī)制，檔案規(guī)章制度形同虛設(shè)，在項(xiàng)目檔案管理工作上難以達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和規(guī)范化。工作中隨意性大，導(dǎo)致部分檔案不能及時(shí)歸檔，使得水利工程建設(shè)檔案得不到豐富和發(fā)展，影響了檔案質(zhì)量的進(jìn)一步提高，也導(dǎo)致了水利管理人員對(duì)工程情況缺乏了解，增加了工程安全調(diào)度和消除險(xiǎn)情的難度。

3.管理人員素質(zhì)偏低，檔案專業(yè)人才缺乏

水利建設(shè)工程大都在比較偏僻、艱苦的農(nóng)村，工程點(diǎn)多線長(zhǎng)，且施工隊(duì)伍流動(dòng)性大，難以形成有效的檔案組織管理網(wǎng)絡(luò)，“四同步”工作難以真正落實(shí)。從近幾年參與我市水利工程項(xiàng)目建設(shè)的施工單位檔案管理情況來看，許多施工企業(yè)檔案管理體制上不健全，檔案規(guī)章制度形同虛設(shè)，沒有形成有效的管理和監(jiān)督機(jī)制，造成檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、分散保管現(xiàn)象較為普遍，在水利工程建設(shè)中，檔案人員一般是新參加工作的同志多、工程技術(shù)人員多，缺乏檔案專業(yè)知識(shí)，對(duì)工程檔案比較陌生，檔案專業(yè)畢業(yè)或者有檔案館員中高級(jí)職稱的人很少，熟悉檔案法規(guī)和制度，熟練掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、軟件應(yīng)用，用電腦進(jìn)行操作并對(duì)檔案進(jìn)行開發(fā)再利用的專業(yè)人才更是奇缺。

2 檔案管理創(chuàng)新研究

針對(duì)當(dāng)前水利工程檔案管理存在的一些問題，只有加強(qiáng)檔案管理工作，使檔案能夠發(fā)揮出自身的價(jià)值，以適應(yīng)新經(jīng)濟(jì)時(shí)代社會(huì)的發(fā)展需求，以及信息化建設(shè)的發(fā)展，因此，有必要對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新。具體可以體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

1.創(chuàng)新服務(wù)方式

服務(wù)創(chuàng)新包括以下幾個(gè)方面：第一，創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容。水利工程的檔案雖然沒有像圖書館那樣內(nèi)容豐富、資料齊全，但是，為了使檔案管理提高利用價(jià)值，提高檔案的利用率，同樣需要對(duì)檔案進(jìn)行信息化、系統(tǒng)化以及規(guī)范化的管理，使水利工程的檔案管理能夠提供準(zhǔn)確、及時(shí)的服務(wù)。第二，在觀念上進(jìn)行創(chuàng)新。對(duì)于檔案管理的相關(guān)工作人員，要提高他們的素質(zhì)水平，堅(jiān)持以人為本、服務(wù)至上，使檔案不僅能夠滿足需求者的相關(guān)要求，同時(shí)，還可以把工作人員對(duì)檔案管理的服務(wù)態(tài)度作為考核的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行。第三，加強(qiáng)對(duì)創(chuàng)新型人才的引進(jìn)。要使檔案管理得到創(chuàng)新，可以適當(dāng)?shù)匾M(jìn)創(chuàng)新型人才，只有加強(qiáng)對(duì)這方面人才的引進(jìn)，才能使檔案管理工作最終完成工作目標(biāo)。特別在當(dāng)前高科技發(fā)展的社會(huì)，對(duì)檔案進(jìn)行管理一般是采用電子化、信息化的形式來進(jìn)行，因此，要加強(qiáng)對(duì)創(chuàng)新型人才的引進(jìn)，進(jìn)一步促進(jìn)檔案信息能夠正常地運(yùn)轉(zhuǎn)。

2.創(chuàng)新管理模式

當(dāng)前，對(duì)于水利工程的檔案管理來說，很多沒有獨(dú)立的管理中心，大部分是處于非獨(dú)立的結(jié)構(gòu)，很多單位是采用資料室或者業(yè)務(wù)處室自行管理所開展的工作包括資料的寄存整理以及提供相關(guān)資料服務(wù)等，而在信息化技術(shù)高速發(fā)展的當(dāng)前，對(duì)檔案進(jìn)行這樣的管理模式，顯然已經(jīng)無法跟上時(shí)代的步伐。因此，在這樣的信息化時(shí)代，各個(gè)單位對(duì)檔案管理要有足夠的認(rèn)識(shí)，要很清楚地意識(shí)到檔案管理工作的重要性。水利工程的檔案管理在改革的浪潮下，要對(duì)圖書館或者高校的檔案管理經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行借鑒，把檔案管理工作從其他部門進(jìn)行分離，可以由專屬單位直接對(duì)檔案進(jìn)行管理，如此，可以使檔案管理化被動(dòng)為主動(dòng)，對(duì)檔案管理工作的變革將起到一定的促進(jìn)意義。

3.創(chuàng)新信息化建設(shè)

所謂的檔案信息化建設(shè)，是指由國(guó)家的相關(guān)部門進(jìn)行統(tǒng)一的組織和規(guī)劃，在對(duì)檔案信息進(jìn)行管理時(shí)，全面采用了信息化建設(shè)，進(jìn)一步做到對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理以及查詢。而要使檔案資源得到信息化發(fā)展，勢(shì)必要對(duì)檔案管理進(jìn)行設(shè)備的相關(guān)布置、進(jìn)行總體的規(guī)劃、材料的收集等，都要形成一個(gè)完整的系統(tǒng)界面。科學(xué)技術(shù)的向前發(fā)展，使得計(jì)算機(jī)技術(shù)取得了快速發(fā)展，因此，水利工程檔案的創(chuàng)新管理，不僅要從服務(wù)內(nèi)容、方式、手段上來進(jìn)行創(chuàng)新。只有使檔案管理從數(shù)量向質(zhì)量轉(zhuǎn)變，才有可能化被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，并且由以往的人工管理模式向著信息化的管理模式發(fā)展。

4.創(chuàng)新工作方式

一個(gè)工程項(xiàng)目大致分為立項(xiàng)階段、設(shè)計(jì)階段、施工階段、竣工驗(yàn)收階段等階段，有的工程跨越的時(shí)間也比較長(zhǎng)。為了保證工程項(xiàng)目檔案的齊全完整，可分階段，進(jìn)行項(xiàng)目檔案的收集，收集要注意方式方法。一是深入現(xiàn)場(chǎng)，收集檔案資料。水利工程檔案的大部分原始資料產(chǎn)生于施工過程的現(xiàn)場(chǎng)，檔案人員應(yīng)親臨施工現(xiàn)場(chǎng)，收集資料。在收集資料時(shí)，必須十分注意資料的精確度仔細(xì)檢查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。二是主動(dòng)配合，做好溝通銜接工作。檔案人員要積極與駐地監(jiān)理工程師配合，充分發(fā)揮駐地監(jiān)理工程師的作用，掌握工程進(jìn)度、施工人員等素材。三是明確時(shí)限，力保檔案的完整性。檔案管理員必須區(qū)別不同情況，確定相應(yīng)的工作時(shí)限，以保證檔案的完整性。對(duì)于那些形成周期短、時(shí)間性強(qiáng)的檔案要做到及時(shí)收集，對(duì)于形成周期長(zhǎng)的檔案，則應(yīng)明確劃分收集的時(shí)間區(qū)段，避免造成內(nèi)容混淆、遺漏，降低檔案質(zhì)量。在工程項(xiàng)目有關(guān)部門移交時(shí)，要注重工程項(xiàng)目檔案移交手續(xù)，明確工程項(xiàng)目檔案移交的重要性。

3 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的日新月異，水利工程檔案管理要立足當(dāng)前，找出當(dāng)前工程檔案管理存在的不足，并從管理上進(jìn)行創(chuàng)新。水利工程的檔案管理要善于把握未來的發(fā)展方向，把握當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展特點(diǎn)，不僅要對(duì)檔案資源進(jìn)行整合，更要從檔案工作人員的素質(zhì)水平、資源價(jià)值以及管理模式上進(jìn)行創(chuàng)新，使工程的檔案管理能夠制度化、科學(xué)化。

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