水利工程建設檔案管理的創新

齊曉磊

摘 要：隨著水利工程建設事業的向前發展，水利工程的檔案管理需要不斷地進行創新，只有對其進行創新研究，才能適應工程建設管理的不斷向前發展。通過幾個方面探討水利工程檔案管理創新研究，使檔案管理能夠為水利工程建設的發展起到促進作用。

關鍵詞：水利工程建設；檔案管理；創新研究

水利工程檔案是指在水利工程的前期準備、實施、監理和竣工驗收等整個過程中產生的一些歷史記錄，是工程建設合法化身份與合格質量的證明文件，是工程竣工交付使用的必備文件，也是對工程進行檢查、驗收、維修、改建和擴建的原始依據。包括具有保存價值的文字、圖表、聲像等內容。對水利工程檔案進行有序、完整的管理可以為今后該工程的管理、運行、維護等方面提供重要的憑證，同時還可以為其他工程提供一定的借鑒。因此，應該加強水利工程建設檔案的管理，促進水利事業更好更快地發展。

1 水利工程檔案管理存在的問題

1.檔案管理制度滯后于與水利工程項目管理體制改革

隨著水利工程項目在投資、建設、管理等方面的變化，對工程檔案的收集、管理、歸檔、驗收提出了新的要求，尤其是計算機和網絡的普及，越來越多的文件將直接在電腦上產生和傳輸，面對無紙化辦公產生的電子文件、圖像文件、圖形文件等，傳統的檔案管理工作已表現出較大的滯后性和低效性，不能適應時代的要求。隨著國家對建設管理體制改革逐漸深入，水利工程建沒項目管理體制發生了重大變化，招投標制度、監理制度、竣工驗收備案制度和市場稽查制度逐步完善；政府轉變職能，行政審批進行改革，系統清理、修訂了部分規章和規范性文件，使工程建設項目檔案的內容、形式、規定、制度、以及各種檔案載體都發生相應變化。但與之相對應的各種檔案管理制度、法規未及時做相應調整和修改，工程檔案管理還沒有納入新的管理機制。

2.檔案管理制度不健全，管理水平普遍較差

長期以來，水利工程建設單位和責任部門重工程建設輕檔案管理，沒有對工程建設檔案管理工作開展過專項整治，對此項工作的宣傳、指導、監督檢查和管理力度不足，造成水利檔案管理工作處于被動和不利的局面。有些單位檔案管理規章制度不健全，或雖然建立了相關的規章制度，但沒有形成有效的管理和監督機制，檔案規章制度形同虛設，在項目檔案管理工作上難以達到標準化、制度化和規范化。工作中隨意性大，導致部分檔案不能及時歸檔，使得水利工程建設檔案得不到豐富和發展，影響了檔案質量的進一步提高，也導致了水利管理人員對工程情況缺乏了解，增加了工程安全調度和消除險情的難度。

3.管理人員素質偏低，檔案專業人才缺乏

水利建設工程大都在比較偏僻、艱苦的農村，工程點多線長，且施工隊伍流動性大，難以形成有效的檔案組織管理網絡，“四同步”工作難以真正落實。從近幾年參與我市水利工程項目建設的施工單位檔案管理情況來看，許多施工企業檔案管理體制上不健全，檔案規章制度形同虛設，沒有形成有效的管理和監督機制，造成檔案收集不齊全、整理不規范、分散保管現象較為普遍，在水利工程建設中，檔案人員一般是新參加工作的同志多、工程技術人員多，缺乏檔案專業知識，對工程檔案比較陌生，檔案專業畢業或者有檔案館員中高級職稱的人很少，熟悉檔案法規和制度，熟練掌握網絡技術、軟件應用，用電腦進行操作并對檔案進行開發再利用的專業人才更是奇缺。

2 檔案管理創新研究

針對當前水利工程檔案管理存在的一些問題，只有加強檔案管理工作，使檔案能夠發揮出自身的價值，以適應新經濟時代社會的發展需求，以及信息化建設的發展，因此，有必要對檔案管理進行創新。具體可以體現在以下幾點：

1.創新服務方式

服務創新包括以下幾個方面：第一，創新服務內容。水利工程的檔案雖然沒有像圖書館那樣內容豐富、資料齊全，但是，為了使檔案管理提高利用價值，提高檔案的利用率，同樣需要對檔案進行信息化、系統化以及規范化的管理，使水利工程的檔案管理能夠提供準確、及時的服務。第二，在觀念上進行創新。對于檔案管理的相關工作人員，要提高他們的素質水平，堅持以人為本、服務至上，使檔案不僅能夠滿足需求者的相關要求，同時，還可以把工作人員對檔案管理的服務態度作為考核的一個標準來進行。第三，加強對創新型人才的引進。要使檔案管理得到創新，可以適當地引進創新型人才，只有加強對這方面人才的引進，才能使檔案管理工作最終完成工作目標。特別在當前高科技發展的社會，對檔案進行管理一般是采用電子化、信息化的形式來進行，因此，要加強對創新型人才的引進，進一步促進檔案信息能夠正常地運轉。

2.創新管理模式

當前，對于水利工程的檔案管理來說，很多沒有獨立的管理中心，大部分是處于非獨立的結構，很多單位是采用資料室或者業務處室自行管理所開展的工作包括資料的寄存整理以及提供相關資料服務等，而在信息化技術高速發展的當前，對檔案進行這樣的管理模式，顯然已經無法跟上時代的步伐。因此，在這樣的信息化時代，各個單位對檔案管理要有足夠的認識，要很清楚地意識到檔案管理工作的重要性。水利工程的檔案管理在改革的浪潮下，要對圖書館或者高校的檔案管理經驗進行借鑒，把檔案管理工作從其他部門進行分離，可以由專屬單位直接對檔案進行管理，如此，可以使檔案管理化被動為主動，對檔案管理工作的變革將起到一定的促進意義。

3.創新信息化建設

所謂的檔案信息化建設，是指由國家的相關部門進行統一的組織和規劃，在對檔案信息進行管理時，全面采用了信息化建設，進一步做到對檔案信息資源進行管理以及查詢。而要使檔案資源得到信息化發展，勢必要對檔案管理進行設備的相關布置、進行總體的規劃、材料的收集等，都要形成一個完整的系統界面。科學技術的向前發展，使得計算機技術取得了快速發展，因此，水利工程檔案的創新管理，不僅要從服務內容、方式、手段上來進行創新。只有使檔案管理從數量向質量轉變，才有可能化被動服務為主動服務，并且由以往的人工管理模式向著信息化的管理模式發展。

4.創新工作方式

一個工程項目大致分為立項階段、設計階段、施工階段、竣工驗收階段等階段，有的工程跨越的時間也比較長。為了保證工程項目檔案的齊全完整，可分階段，進行項目檔案的收集，收集要注意方式方法。一是深入現場，收集檔案資料。水利工程檔案的大部分原始資料產生于施工過程的現場，檔案人員應親臨施工現場，收集資料。在收集資料時，必須十分注意資料的精確度仔細檢查核對，發現問題及時解決。二是主動配合，做好溝通銜接工作。檔案人員要積極與駐地監理工程師配合，充分發揮駐地監理工程師的作用，掌握工程進度、施工人員等素材。三是明確時限，力保檔案的完整性。檔案管理員必須區別不同情況，確定相應的工作時限，以保證檔案的完整性。對于那些形成周期短、時間性強的檔案要做到及時收集，對于形成周期長的檔案，則應明確劃分收集的時間區段，避免造成內容混淆、遺漏，降低檔案質量。在工程項目有關部門移交時，要注重工程項目檔案移交手續，明確工程項目檔案移交的重要性。

3 結束語

總而言之，隨著社會經濟的日新月異，水利工程檔案管理要立足當前，找出當前工程檔案管理存在的不足，并從管理上進行創新。水利工程的檔案管理要善于把握未來的發展方向，把握當前時代的發展特點，不僅要對檔案資源進行整合，更要從檔案工作人員的素質水平、資源價值以及管理模式上進行創新，使工程的檔案管理能夠制度化、科學化。

參考文獻

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