人事檔案的整理及保管探析

摘 要：人事檔案是為單位記錄和提供人才信息的主要來源。人事檔案的整理及保管工作是保證整個單位檔案管理工作順利進(jìn)行的重要基礎(chǔ)。經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅猛，社會的進(jìn)步飛速，信息化的發(fā)展來勢洶洶，對人事檔案管理工作要求越來越高，為使檔案能夠更加有效的為單位管理工作的進(jìn)一步發(fā)展提供有力的支持，促進(jìn)單位建設(shè)完善，必須正視現(xiàn)今人事檔案管理工作的整理與保管中存在的問題，加強(qiáng)對人事檔案管理的建設(shè)。

關(guān)鍵字：人事檔案；整理；保管

檔案管理是我國各級各類國家機(jī)關(guān)，社區(qū)及企業(yè)單位的管理工作中的重要組成部分，而人事檔案管理工作又是檔案管理工作的重要組成部分，它真實的收集和記錄著整個單位人事管理的各種歷史活動，記錄著每個人的德才表現(xiàn)、社會經(jīng)歷、學(xué)歷等信息，為接下來的單位人事建設(shè)和其他管理工作的進(jìn)一步開展提供依據(jù)。人事檔案管理則有其特定的價值和意義，在衡量單位檔案管理水平中起著重要作用，對于推進(jìn)單位建設(shè)和社會進(jìn)步也有著特殊意義，人事檔案整理與保管的水平的高低直接影響著單位檔案資料保存的質(zhì)量。而目前，新的辦公自動化浪潮席卷而來，人事檔案管理的整理與保管工作還不能完全符合當(dāng)代人事檔案工作的需要。

1 人事檔案的整理及保管工作內(nèi)容

首先，整理人事檔案信息的人員必須收集完整的材料，對所收集到的材料進(jìn)行分析鑒別，劃分類別，編排順序和目錄，保證每卷檔案的完整性、真實性，具有條理性和實用性。排序時應(yīng)考慮材料的內(nèi)容之間的內(nèi)在聯(lián)系，劃分標(biāo)準(zhǔn)，依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)對人事檔案材料進(jìn)行排序，類別編碼及頁碼等編號應(yīng)標(biāo)記清楚，以方便日后對人事檔案的查閱和檢索。

人事檔案的記錄與保管應(yīng)統(tǒng)一使用規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。除正當(dāng)程序的提取與使用外，不應(yīng)私自保存他人檔案或利用檔案材料營私舞弊。

2 人事檔案整理與保管工作中存在的問題

1.檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不足，職業(yè)道德缺失

目前，大多數(shù)的人事檔案整理及保管人員都是非科本出身，專業(yè)素質(zhì)不高，缺乏檔案管理相關(guān)的工作經(jīng)驗，對檔案工作的重視程度較低。部分工作人員對于現(xiàn)代信息技術(shù)及檔案管理相關(guān)軟件的應(yīng)用不熟練，不僅會使人事檔案的整理及保管工作出現(xiàn)安全隱患，甚至造成了單位人事檔案的缺失，更嚴(yán)重導(dǎo)致了人事檔案管理工作的效率和成果落后。由于檔案整理及保管的工作性質(zhì)讓人感到乏味，一些工作人員出現(xiàn)工作積極性不高，受傳統(tǒng)觀念影響，對工作缺乏熱情，缺乏主動性。另外其他相關(guān)工作人員檔案意識不強(qiáng)，沒有主動歸檔的意識。人事檔案缺乏規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)一步拉低了檔案管理工作的效率。

2.對檔案的重要性認(rèn)識不到位，檔案管理人員過少

人事檔案管理屬于一個默默無聞、不起眼的工作，人力、物力、財力的支持明顯不足。據(jù)統(tǒng)計表明，至今仍有些單位沒有設(shè)置專門的人事檔案管理場所，還有很多單位的檔案管理人員極少，有些甚至直接由單位普通工作人員兼任。單位領(lǐng)導(dǎo)對此也沒有足夠的重視，資金支持投入不夠，沒有安裝或改進(jìn)人事檔案的整理及保管工作所需要的檔案管理軟件，影響了檔案整理及保管工作的工作進(jìn)度和成效。缺乏一套完善的人事檔案管理制度，使得檔案工作人員在工作過程中沒有準(zhǔn)確的指導(dǎo)。另外，人事檔案的整理及保管模式的落后使得檔案的分類、整理、歸納都遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于其他領(lǐng)域，隨著單位管理建設(shè)的逐步完善，人事檔案事業(yè)的規(guī)模不斷擴(kuò)大，檔案的內(nèi)容愈加豐富，傳統(tǒng)的人事檔案的整理及保管工作模式根本無法滿足當(dāng)前社會的需要。

3.對新媒體技術(shù)運用不到位，忽視電子信息保密工作

社會逐步進(jìn)入數(shù)字化、信息化階段，信息化技術(shù)在各領(lǐng)域各行業(yè)中的作用越來越突出。很多單位已經(jīng)實現(xiàn)數(shù)字化的檔案管理，利用現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案進(jìn)行歸類管理和儲存，有效的改善了之前人事檔案管理中存在的種種局限和不足。但是還是有單位忽視了對人事檔案整理與保管的安全，沒有配備相應(yīng)的軟硬件設(shè)施，一旦計算機(jī)硬軟件出現(xiàn)無法預(yù)測的問題，就會造成電子人事檔案的丟失，這對單位管理來說，是一個極大的隱患。加之單位人事檔案的整理及保管人員對計算機(jī)殺毒知識的欠缺，對電子檔案的保護(hù)意識較差，給單位人事檔案管理帶來了很多損失。

3 提高人事檔案整理及保管水平的對策

1.注重人事檔案整理及保管人員的專業(yè)素質(zhì)和政治素養(yǎng)的培養(yǎng)

首先，各單位把人事檔案整理及保管工作納入進(jìn)一步的工作目標(biāo)和建設(shè)計劃，應(yīng)把引進(jìn)專業(yè)的復(fù)合型人才提上日程，并針對不同人員的特殊情況經(jīng)常地規(guī)范化的進(jìn)行職業(yè)道德培訓(xùn)、專業(yè)基礎(chǔ)理論與技能培訓(xùn)、信息技術(shù)培訓(xùn)、現(xiàn)代化管理方法和技術(shù)培訓(xùn)等邊講邊操作的培訓(xùn)方式。人事檔案的整理及保管人員的專業(yè)素質(zhì)決定著檔案管理工作水平的高低，不斷更新他們的專業(yè)知識和技能，鍛煉工作人員對信息技術(shù)的運用的熟練程度，提高他們的信息專業(yè)化程度，以更好的適應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)的需要和要求。

其次，人事檔案的整理及保管工作是一項嚴(yán)密的政治工作，它要求工作人員必須具備良好的思想道德素質(zhì)，對人事檔案整理及保管工作要保持積極向上的工作作風(fēng)，對工作投入高度的熱情，提高工作效率。單位應(yīng)把人事檔案管理部門應(yīng)把被動接受變?yōu)橹鲃由祥T服務(wù)，主動收集各部門人事檔案資料。對人事檔案工作認(rèn)識認(rèn)識充分，一心一意為單位人才管理服務(wù)。

2.加強(qiáng)制度建設(shè)，實現(xiàn)規(guī)范化管理

人事檔案的整理與保管工作需要與檔案局等相關(guān)部門密切配合，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視對本單位人事檔案整理及保管工作的管理，聘請專業(yè)的人事檔案的整理及保管人員。主管人事檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)盡快結(jié)合實際情況，建立健全一套系統(tǒng)理論的檔案管理信息化建設(shè)制度。為人事檔案管理設(shè)置專門的辦公室和工作人員，明確各部門的分工與合作，各部門之間密切交流、加強(qiáng)溝通，規(guī)范化管理工作流程，共同促進(jìn)人事檔案的整理及保管工作的順利進(jìn)行。另外，后期的制約與監(jiān)督措施也是必不可少的，通過對人事檔案整理及保管工作的監(jiān)督，對檔案的安全進(jìn)行保護(hù)，絕不能給予不法分子可乘之機(jī)。人事檔案工作者要充分認(rèn)識到自身工作的責(zé)任，增強(qiáng)自己的使命感和責(zé)任感，確保檔案管理工作順利和深入的開展，努力開創(chuàng)檔案的整理及保管工作的新紀(jì)元。

3.軟、硬件配置齊全，減少安全隱患

軟、硬件配置齊全是完成檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性條件，只有擁有齊全的配置，人事檔案工作人員的工作才能順利進(jìn)行。計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行人事檔案的整理及保管能夠有效地處理大量文件信息，各類單位要舍得在這方面花錢，為人事的檔案整理及保管工作配備良好的計算機(jī)及其系統(tǒng)，從而提高檔案管理工作的效率。另外，應(yīng)邀請專業(yè)人士為人事的檔案整理及保管工作設(shè)置其特定的檔案管理軟件，為人事檔案管理設(shè)置一個專門的保護(hù)系統(tǒng)，盡量避免檔案信息的泄露或流失。

4 小結(jié)

人事檔案的整理及保管工作是單位管理乃至社會經(jīng)濟(jì)健康可持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)，而人事檔案的整理及保管工作人員的素質(zhì)是做好檔案工作的基礎(chǔ)。只有建立健全人事檔案管理機(jī)制，保證人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)過關(guān)，對電子檔案實施有力的保護(hù)措施，才能保障人事檔案管理工作有條不紊的前進(jìn)，提升人事檔案整理及保管工作的整體業(yè)務(wù)素質(zhì)。

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作者簡介

李偉艷（1976-），女，山東省青州人，本科，畢業(yè)于山東省委黨校，助理管員，研究方向：檔案管理。