事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題及對策

鄧小云

摘 要：近年來隨著我國科技創(chuàng)新的推進(jìn)，我國的經(jīng)濟(jì)科技水平都有了顯著的提高，企業(yè)的員工應(yīng)聘者越來越多，導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案的數(shù)量需求大幅度的增加。以往的檔案管理模式已不能滿足事業(yè)檔案管理的需要，事業(yè)單位的檔案管理必須進(jìn)行改革，以滿足需要。當(dāng)今社會(huì)都進(jìn)入了信息化的社會(huì)，事業(yè)單位的發(fā)展也順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展事業(yè)單位的檔案管理也進(jìn)入了信息化建設(shè)。但是事業(yè)單位檔案管理進(jìn)入信息化的過程中遇到了一些問題，本文將列寫事業(yè)單位在改革檔案管理進(jìn)入信息化的過程遇到的實(shí)際問題及其解決方案。

關(guān)鍵字：科技創(chuàng)新；信息化管理；檔案管理；問題及其方案

本文講述的是事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中的問題及對策，事業(yè)單位檔案管理信息化就是對檔案的原文件進(jìn)行保存，是目前保存檔案的主要方式，隨著科技的不斷進(jìn)步與發(fā)展，事業(yè)單位原來的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足事業(yè)單位發(fā)展的需要，事業(yè)單位逐漸開始利用先進(jìn)的信息技術(shù)對檔案管理進(jìn)行改進(jìn)。信息化建設(shè)并沒有完全的廢棄之間的管理方式，而是在傳統(tǒng)的管理模式基礎(chǔ)上進(jìn)行改進(jìn)，主要是把各種各樣的物質(zhì)化信息資源轉(zhuǎn)化為信息化形式，再進(jìn)行保存。為了更好的為事業(yè)單位的每一個(gè)工作人員提供更加便捷的服務(wù)隨后還建立了檔案數(shù)據(jù)管理庫和檔案目錄數(shù)據(jù)庫，同時(shí)和之前傳統(tǒng)的模式二者緊密的結(jié)合，相互的補(bǔ)充，共同發(fā)展。

1 事業(yè)單位檔案管理工作信息化建設(shè)中的問題

1.1 沒有合理的開發(fā)檔案信息資源

當(dāng)前的我國的事業(yè)單位信息化建設(shè)出現(xiàn)采集的檔案信息資源內(nèi)容比較少而且信息的資源重復(fù)加工利用的情況比較嚴(yán)重。出現(xiàn)這些問題不是我國沒有信息資源，而是我國檔案資源開放的比例還比較的低下，好多的檔案信息資源都沒有得到有效的開發(fā)。

1.2 必要的檔案信息內(nèi)容的安全性保護(hù)措施不完善

事業(yè)單位的一些檔案資料涉及到國家的機(jī)密，有些可能關(guān)系到一個(gè)企業(yè)的重要機(jī)密，一旦檔案資源泄露造成的后果則是不堪設(shè)想。所以事業(yè)單位的檔案是不同于與普通的檔案資源，在信息化建設(shè)管理過程一定要加強(qiáng)重要檔案信息內(nèi)容安全性保護(hù)措施。但是一些事業(yè)單位往往會(huì)忽視信息安全保護(hù)措施，存在諸多的信息安全隱患，例如；事業(yè)單位對公開的信息資料審查程序不嚴(yán)格，更嚴(yán)重的就是在存有重要信息的電腦使用外網(wǎng)瀏覽網(wǎng)頁，這樣很容易的讓網(wǎng)絡(luò)黑客侵入電腦竊取重要信息，這些大大降低了重要資料的安全性。

1.3 檔案管理人員不固定

事業(yè)單位的檔案工作本身存在的缺點(diǎn)不足就是檔案管理相對于其他工作而言比較的枯燥乏味，一般有能力有才華的年輕人不喜歡從事此類工作，事業(yè)單位檔案管理工作很難留住經(jīng)驗(yàn)豐富的人才，一般選擇從事檔案管理的工作人員也會(huì)應(yīng)長期的從事這類工作，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作人員不固定，經(jīng)常的更換管理人員很容易導(dǎo)致一些重要資料的丟失，更嚴(yán)重的就是導(dǎo)致重要機(jī)密可能被泄露。

1.4 事業(yè)單位檔案檢索效率比較低

目前檔案檢索方式有兩種，一種就是傳統(tǒng)的手工檢索，另一種就是速度比較快的計(jì)算機(jī)檢索。隨著科技的不斷的發(fā)展進(jìn)步，計(jì)算機(jī)檢索是目前最快的檢索工具，但是一些事業(yè)單位采用極端的方式，一些企業(yè)還是采用傳統(tǒng)的手工檢索工具，而另一些企業(yè)為了提高檢索效率，投入了相當(dāng)大的人力物力和精力去研究開發(fā)檢索工具，在他們看來檢索工具的數(shù)量與檢索的效率成正比，造成人力物力的浪費(fèi)，到最后研究開發(fā)繁瑣的檢索工具不但沒有提高檢索效率還大大的增加了檔案重疊率。

2 為了更好的實(shí)施事業(yè)單位檔案信息化管理采取的有效措施

2.1 制定規(guī)范的檔案管理工作的制度

事業(yè)單位是一個(gè)比較重要的單位，有些事關(guān)到國家的機(jī)密，所以對于事業(yè)單位的檔案管理工作一定制定相關(guān)的制度。我國對于事業(yè)單位檔案管理工作也有相關(guān)的法律法規(guī)進(jìn)行約束，一切的事業(yè)單位檔案管理工作都要在國家法律規(guī)定的條件下進(jìn)行，在此基礎(chǔ)上，不同的事業(yè)單位根據(jù)自身的實(shí)際情況制定規(guī)范檔案管理工作制度，讓事業(yè)單位的檔案管理工作有章可循有法可依。

2.2 加強(qiáng)對重要檔案資料的安全保護(hù)措施

由于事業(yè)單位檔案管比較的重要，很多的不法分子想盡一切的辦法竊取重要的檔案信息。所以要更加的重視事業(yè)單位檔案管理的安全性，不要用存有重要的計(jì)算機(jī)登陸外網(wǎng)，同時(shí)對公開信息程序進(jìn)行嚴(yán)格的檢查把關(guān)，完善監(jiān)督制度，對事業(yè)單位的檔案信息進(jìn)行實(shí)時(shí)的監(jiān)控，一旦發(fā)現(xiàn)安全隱患第一時(shí)間進(jìn)行補(bǔ)救，對重要的檔案信息進(jìn)行加密處理，不給網(wǎng)絡(luò)黑客以可趁之機(jī)。

2.3 大力培養(yǎng)檔案管理人員

改善事業(yè)單位自身的不足，豐富檔案管理工作，為檔案管理招納更多的人才。同時(shí)加大對檔案管理人員的培訓(xùn)。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，首先讓檔案管理人員熟練的掌握信息化檔案管理的技能，改變之前的檔案管理模式與結(jié)構(gòu)，對工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，提升他們的綜合素質(zhì)和能力，固定住管理人員，減少由于經(jīng)常更換檔案管理人員而造成的重要資料的丟失。

2.4 加強(qiáng)建設(shè)檔案管理工作的信息化

事業(yè)單位的檔案管理隨著社會(huì)的信息化進(jìn)入了信息化建設(shè)，要加強(qiáng)建設(shè)檔案管理工作的信息化，充分利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化的信息化設(shè)施，及時(shí)的更新檔案內(nèi)容，普及利用計(jì)算機(jī)檢索，提高檢索效率。

3 結(jié)束語

事業(yè)單位的檔案管理是一個(gè)比較特殊的工作，事業(yè)單位要準(zhǔn)確的認(rèn)識事業(yè)單位檔案管理工作信息化建設(shè)出現(xiàn)的問題，并積極的采取措施，確保事業(yè)單位檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

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