行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題及對(duì)策

易南冰

行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案是財(cái)務(wù)管理的最后環(huán)節(jié)，既是重要的經(jīng)濟(jì)檔案，又是單位檔案的重要組成部分。會(huì)計(jì)檔案的科學(xué)管理對(duì)已步入信息時(shí)代的當(dāng)今社會(huì)具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。本文擬分析行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題，并探求解決對(duì)策，以期促進(jìn)行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范化。

1 行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案的主要內(nèi)容

行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案是單位在財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、電子會(huì)計(jì)資料和其他會(huì)計(jì)資料，是記錄和反映各單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括，會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他憑證；會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)帳、輔助帳、其他會(huì)計(jì)賬簿；財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明和其他財(cái)務(wù)報(bào)告；電算化會(huì)計(jì)檔案：是存儲(chǔ)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)告等的介質(zhì)，包括磁盤、磁帶、紙質(zhì)等，還包括每年一次的數(shù)據(jù)庫(kù)備份，財(cái)務(wù)軟件升級(jí)前的數(shù)據(jù)庫(kù)備份，打印輸出的經(jīng)過(guò)蓋章簽字的會(huì)計(jì)資料，每年一次的經(jīng)系統(tǒng)管理員簽字的系統(tǒng)管理維護(hù)記錄本，所有版本的系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)、軟件，其他應(yīng)該存檔的有關(guān)資料或數(shù)據(jù)；其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。

2 行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理存在的主要問題

（一）思想重視不高。一是不少單位領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作缺乏充分的認(rèn)識(shí)，不夠重視，存在應(yīng)付思想，認(rèn)為“費(fèi)時(shí)費(fèi)力不討好”，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)與會(huì)計(jì)檔案管理相脫節(jié)。二是許多單位會(huì)計(jì)檔案管理人員沒有經(jīng)過(guò)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的專門培訓(xùn)，缺乏檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，由于不懂得檔案的基本操作規(guī)程，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn)不清楚，導(dǎo)致整理出來(lái)的會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)范要求。三是部分行政事業(yè)單位沒有根據(jù)國(guó)家規(guī)定結(jié)合自身實(shí)際制定本單位會(huì)計(jì)檔案管理制度，或僅作為財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度的一個(gè)部分。有些單位雖然有制度，但也沒有嚴(yán)格執(zhí)行。特別是對(duì)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化后產(chǎn)生的大量以電子文檔、程序文件、備份文件等新的會(huì)計(jì)檔案信息載體，還沒有及時(shí)制定相應(yīng)的管理辦法。

（二）資料收集不全。一是有的單位只重視對(duì)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)專業(yè)資料的歸檔，卻忽視了會(huì)計(jì)文件資料和磁性介質(zhì)等的匯集、整理和歸檔工作，影響了會(huì)計(jì)檔案的齊全性和完整性。有的單位將會(huì)計(jì)信息存入磁性介質(zhì)后，對(duì)磁盤、光盤中的會(huì)計(jì)信息疏于管理，造成會(huì)計(jì)信息的丟失。二是個(gè)別單位會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)雙方?jīng)]有按冊(cè)清點(diǎn)，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分別保管，不僅查找非常困難，而且也不合乎會(huì)計(jì)檔案管理要求。三是由于會(huì)計(jì)電算化軟件的升級(jí)換代很快，許多單位沒有把會(huì)計(jì)軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，從而造成會(huì)計(jì)電算化檔案無(wú)法調(diào)閱。

（三）檔案管理不細(xì)。一是有些單位不能及時(shí)裝訂會(huì)計(jì)憑證，而是將會(huì)計(jì)憑證隨意放置在辦公桌上，或長(zhǎng)時(shí)間放在一個(gè)紙盒里，或者不按照規(guī)范的要求進(jìn)行裝訂。二是活頁(yè)賬簿裝訂時(shí)無(wú)封面，也不按規(guī)定編好頁(yè)碼裝訂成冊(cè)，會(huì)計(jì)報(bào)表各月份分散存放，未按要求按月裝訂。三是會(huì)計(jì)檔案立卷時(shí)不按保管期限分別立卷歸檔，而是統(tǒng)統(tǒng)裝在一個(gè)檔案盒里。四是不少單位過(guò)分強(qiáng)調(diào)保密，對(duì)利用會(huì)計(jì)檔案人員的身份和利用目的作了嚴(yán)格的限制，會(huì)計(jì)檔案長(zhǎng)期沉睡在檔案室，沒有最大限度發(fā)揮其作用。五是會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀難，大有無(wú)人來(lái)銷、無(wú)人敢銷的局面，即使超過(guò)保管期限數(shù)年，也不愿銷毀，會(huì)計(jì)檔案越堆越多。

（四）監(jiān)管力度不夠。在單位接受的各項(xiàng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)檢查和審計(jì)工作中，很少有將會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理作為檢查重要事項(xiàng)的情況。在單位內(nèi)部，也很少有單位將會(huì)計(jì)檔案管理真正融入到財(cái)政財(cái)務(wù)管理工作的全過(guò)程，作為單位財(cái)政財(cái)務(wù)管理的固有環(huán)節(jié)來(lái)對(duì)待，很少建立各環(huán)節(jié)相互制約、相互促進(jìn)的會(huì)計(jì)檔案監(jiān)管機(jī)制，影響了會(huì)計(jì)檔案的質(zhì)量和管理的成效，最終影響會(huì)計(jì)檔案的有效利用。

3 加強(qiáng)行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的建議

（一）健全會(huì)計(jì)檔案管理制度。要根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》并結(jié)合單位實(shí)際，建立和健全一整套會(huì)計(jì)檔案管理制度。一是建立財(cái)務(wù)檔案歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等。二是建立和健全檔案保管、安全保密制度，采用先進(jìn)手段和科學(xué)方法保管檔案，明確職責(zé)，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。三是建立和落實(shí)會(huì)計(jì)檔案管理工作責(zé)任制，明確各人職責(zé)，使會(huì)計(jì)檔案收集、歸檔、保管等工作得到落實(shí)。四是對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員設(shè)立獎(jiǎng)懲措施，定期組織對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的檢查，獎(jiǎng)勤罰懶，使物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)、精神獎(jiǎng)勵(lì)與相應(yīng)處罰同步。

（二）提升會(huì)計(jì)檔案人員素質(zhì)。一是單位領(lǐng)導(dǎo)一定要提高依法加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的意識(shí)，從法律的高度來(lái)依法加強(qiáng)管理，切實(shí)把會(huì)計(jì)檔案管理列入領(lǐng)導(dǎo)工作的議事日程，使會(huì)計(jì)檔案管理走上法治化的軌道。二是加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作人員的全面培訓(xùn)，把增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)和操作技能，作為會(huì)計(jì)人員崗前培訓(xùn)的重要內(nèi)容，除要搞好關(guān)于會(huì)計(jì)和檔案的崗位培訓(xùn)外，還要搞好后續(xù)教育，增強(qiáng)責(zé)任心和執(zhí)行力。三是加大投入，改善會(huì)計(jì)檔案工作的硬件設(shè)施，及時(shí)添置、更新檔案室部門設(shè)備，如防盜門、空調(diào)、溫濕度計(jì)、滅火器、窗簾等，配備計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、去濕機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，并對(duì)財(cái)務(wù)檔案基礎(chǔ)信息實(shí)行計(jì)算機(jī)存貯。

（三）規(guī)范會(huì)計(jì)檔案整理歸檔。一是及時(shí)規(guī)范整理會(huì)計(jì)檔案。日常產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證要及時(shí)整理裝訂，規(guī)范封粘、簽章。裝訂完畢的會(huì)計(jì)檔案還要裝盒，以保護(hù)會(huì)計(jì)檔案，延長(zhǎng)會(huì)計(jì)檔案的壽命。會(huì)計(jì)憑證按月份先后順序裝入憑證盒，會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告和其他類會(huì)計(jì)檔案逐卷裝入會(huì)計(jì)檔案盒，并逐項(xiàng)填寫盒面上的內(nèi)容。二是定期對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、系統(tǒng)日志等數(shù)據(jù)用統(tǒng)一紙質(zhì)打印后裝訂成冊(cè)并進(jìn)行存檔，對(duì)計(jì)算機(jī)環(huán)境中形成的會(huì)計(jì)檔案實(shí)行多備份，對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案要做好防磁、防火、防潮和防塵工作。對(duì)采用磁性保存的檔案，還應(yīng)定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制。三是規(guī)范會(huì)計(jì)檔案保管。已建立綜合檔案室的單位，會(huì)計(jì)檔案可由財(cái)會(huì)部門暫管一年后按照相關(guān)規(guī)定交由綜合檔案室保管。沒有建立綜合檔案室的單位，財(cái)會(huì)部門要明確專（兼）職人員負(fù)責(zé)妥善保管會(huì)計(jì)檔案，會(huì)計(jì)人員交接時(shí)，要認(rèn)真辦理交接手續(xù)。

（四）注重會(huì)計(jì)檔案開發(fā)利用。一是要嚴(yán)格會(huì)計(jì)檔案查閱利用手續(xù)，做到借出、送還、移交、銷毀各個(gè)環(huán)節(jié)都有規(guī)范的記錄，做到責(zé)任明確、內(nèi)容完整、時(shí)間清楚。二是編制檔案案卷目錄、全引目錄、專題目錄、文號(hào)目錄等檔案檢索工具索引，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索，確保調(diào)檔迅速準(zhǔn)確。三是建立財(cái)務(wù)檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，如財(cái)務(wù)檔案查閱登記簿、文書檔案匯總登記簿、財(cái)務(wù)檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳、財(cái)務(wù)檔案移交清冊(cè)等。四是利用各種財(cái)務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資料分析單位預(yù)算執(zhí)行管理、財(cái)務(wù)運(yùn)行中的特點(diǎn)、存在的不足，研究預(yù)防對(duì)策，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。五是嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)計(jì)檔案銷毀規(guī)定。會(huì)計(jì)檔案人員會(huì)同財(cái)會(huì)部門，積極搞好會(huì)計(jì)檔案的鑒定工作，有價(jià)值的妥善保管，無(wú)價(jià)值的大膽銷毀，對(duì)于涉及保管期限已滿、暫未清結(jié)的債權(quán)債務(wù)和其它未了事項(xiàng)的原始憑證不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出重新立卷，并在銷毀清冊(cè)的備注欄內(nèi)及保管清冊(cè)的相關(guān)欄內(nèi)注明。

（五）強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案監(jiān)督管理。財(cái)政、審計(jì)、檔案等部門在進(jìn)行各項(xiàng)業(yè)務(wù)檢查時(shí)，應(yīng)將會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理作為檢查的重要內(nèi)容，促使單位規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理，進(jìn)一步提高會(huì)計(jì)檔案管理水平，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的重要利用價(jià)值。單位內(nèi)部應(yīng)將會(huì)計(jì)檔案監(jiān)管作為內(nèi)部控制的重要內(nèi)容，融入單位財(cái)政財(cái)務(wù)管理的相關(guān)制度之中，在日常管理中嚴(yán)格遵循，形成長(zhǎng)效機(jī)制。