淺談新形勢下高校人事檔案工作的問題及對策

周萍

摘 要：高校人事檔案管理作為高校人事工作中最基礎的工作，是高校人事管理與服務的中心。本文以四川大學人事檔案工作為例，探討了當下人事檔案工作中存在的問題，并分析了應對策略，以期發揮人事檔案工作在高校各項事業發展中的保障和促進作用。

關鍵詞：人事檔案工作；問題；對策

黨的十八屆三中全會把推進國家治理體系和治理能力現代化作為全面深化改革的總目標，對國家治理能力建設提出了新的要求。同時，四川大學校長謝和平院士也指出，要建設一流大學，首先就應該提高自身的建設能力和治理能力，更好地適應一流大學的內在本質要求，按照一流大學的辦學規律來建設發展，才能推動學校各項事業內涵發展，加快建設一流大學的步伐。

在一流大學建設治理能力提升中，學校各行政職能部門必須具備“行政管理的執行能力”、“科學化、精細化管理能力”、“社會服務的能力”、“文化建設的能力”、“信息化服務、管理、辦公能力”、“開拓創新的能力”等能力，才能不斷完善內部治理結構，推進現代大學制度建設，實現一流大學建設治理能力的提升。

面對這種新形勢，在學校的人事檔案工作中，我們需要深入思考，找出當下人事檔案工作存在的問題，采取措施，進一步完善我校人事檔案工作，推進學校一流大學治理能力建設。

1 高校人事檔案工作中存在的問題

1.思想上缺乏重視

人事檔案意識缺乏，對人事檔案工作的重要性認識不足。相關機構及人員對人事檔案工作認識不足，認為人事檔案就是收集、保管、利用人事檔案等事務工作，與學校教學和科研沒有直接聯系，不能為學校創造經濟效益，只要不泄密、不丟失，能提供基本利用服務就行。因此，人事檔案工作在學校總體工作中顯得無足輕重，缺乏應有的支持和重視。

2.管理制度落實不到位

學校人事檔案相關管理制度，在執行中由于相關機構不夠重視，或長期在工作中固化的模式等客觀原因，無法在工作實際中完全貫徹落實，嚴重影響了人事檔案管理工作的制度化、規范化發展。

3.管理人員配備不足，專業化程度有待加強

隨著四川大學師資隊伍的不斷壯大，學生招生規模的不斷擴大，教職工和學生人事檔案數量增多，檔案利用頻繁，檔案管理工作任務繁重。目前，檔案館人事檔案科管理教職工檔案17000余卷和學生人事檔案70000余卷，卻僅設置專職檔案管理人員6人，其中干部檔案專職檔案管理人員僅2人。按每管理1000人檔案配備專職人員1名的標準，人事檔案管理人員人數嚴重配備不足。管理人員大部分也沒有接受過系統的檔案專業知識和技術培訓。由于人事檔案管理人員配備不足，且專業化程度有限，管理人員無法對人事檔案進行高質量的管理，只能保證基本的管理利用，檔案研發利用更是紙上談兵。

4.硬件設施不符合檔案規范管理的要求

檔案庫房現是辦公及教室用房，庫房承重存在極大安全隱患。庫房門窗為普通門窗，封閉不嚴，起不到防盜、防光及控制庫房溫濕度的作用，導致檔案安全保管“八防”設施形同虛設，既不能使檔案完全達到安全保管要求，又給使用設施帶來安全隱患。

5.人事檔案信息化服務能力局限，信息化、現代化技術滯后

目前，人事檔案管理工作暫未實現人事檔案的信息化。大部分工作還局限于紙質檔案的建立和保管層面上，信息管理僅局限于著錄檔案目錄等基礎檢索工具，無法進行相關人事信息的查詢和檢索，更無法實現對人事信息的篩選、排序、分類、匯總，信息化水平比較低，由此導致很多人事統計、核對工作只能靠手工操作，無法實現人事檔案的科學化、精細化管理。

2 完善高校人事檔案管理工作的對策

1.加強宣傳教育工作，提高人事檔案意識

建立人事檔案工作網絡，切實做好人事檔案工作。近年來，四川大學檔案館加強了人事檔案工作的宣傳力度，以使相關機構以及工作人員從思想上真正對人事檔案工作高度重視和支持。在工作中，積極尋求各級領導的重視，及時將檔案工作發展情況和存在的問題反饋匯報；同時力爭學校在組織上、制度上給予保證，并在人力、物力、財力上給予大力支持，使人事檔案管理工作得以順利進行。

2.細化各項規章制度，在工作中形成嚴格的監督機制

貫徹落實人事檔案方面的各項規章制度，使檔案管理工作有章可循，促進人事檔案管理工作制度化、規范化發展。按照《高等學校檔案管理辦法》的要求，結合高校人事檔案管理工作的實際，進一步完善落實各項相關制度，修訂《四川大學學生檔案管理實施細則》、《四川大學教職工人事檔案管理實施細則》、《四川大學著名校友檔案管理實施細則》等相關制度。對人事檔案的接收、傳遞、保管、查閱、檔案材料的收集、審核、整理等環節做出明確而嚴格的規定，并依照相關規章制度嚴格遵守實施，不斷規范人事檔案管理，形成“有章可循、依章執行、違章可究的高校檔案管理運行機制”。

3.加強人事檔案管理人員配備，提高人員業務素質

應適量增加人事檔案專職檔案管理人員，確保有足夠的人員、時間和精力對人事檔案進行歸檔、建檔及對檔案材料進行開發利用。人事檔案工作要求工作人員在政策性、專業性、技術性上要具備相應的綜合素質和工作能力，因此在日常工作中，應采取多種形式，加強對高校人事檔案管理人員的培訓，加強人事檔案管理工作人員“一專多能”綜合素質的培養，加強管理人員對信息化、現代化知識的培訓學習，以便更好地開展檔案信息化、現代化工作，推進人事檔案管理工作的科學化和規范化。同時，人事檔案管理人員也應增強服務意識，積極主動地開發利用人事信息，為學校人事制度改革、人才評聘等重大人事決策提供有價值的人事檔案信息，真正把人事檔案部門轉變成具有較強綜合服務職能的人事檔案信息中心。

4.加強基礎設施建設，確保人事檔案工作發展的硬件基礎

要積極爭取學校的在檔案館建設上的投入，加大基礎設施建設力度，盡早落實檔案館新大樓的建設項目。設立專門的檔案庫房，按照檔案安全保管的要求配備檔案柜和必要的防護設備，確保人事檔案的完好保存。

5.實現人事檔案信息化服務，提升信息化管理水平。

開發利用人事檔案信息軟件，建立人事檔案信息網絡查詢平臺。根據高校人事檔案實際工作情況，在信息安全的前提下，依照人事檔案保密安全制度，對相關管理部門和個人網上開放查詢，利用人事檔案信息網絡平臺，在一定范圍內實現人事檔案信息公開。這樣不僅可以使人事檔案管理人員從繁雜的檔案收集、整理、保管、檢索工作中解放出來，而且可以更快捷、更準確地為人事工作提供全方位的優質服務。

3 小結

高校人事檔案工作對于學校未來的發展有著極其重要的作用。學校領導應重視檔案管理工作，采取措施加強人事檔案管理，盡快促進人事檔案管理服務的科學化、精細化、信息化、社會化轉變，更好地提升人事檔案工作的能力建設，促進學校人事檔案工作的發展，進而推進我校一流大學建設治理能力的提升。

參考文獻

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