民政檔案的重要性及科學管理方法

閆曉慧

摘 要：民政部門是社會服務體系中的重要部門，工作涉及層面較多，而民政檔案管理是民政工作的重要組成部分，隨著社會信息化，科學化發展的推進，怎樣把復雜的檔案管理工作進行優化是民政部門工作的核心，所以我們要科學管理，創新管理，深化改革，縱深發展。

關鍵詞：民政檔案；科學管理；提升效率；重要性

民政檔案管理屬于大數據管理范疇，內容復雜，類別繁多，數量巨大，要保證檔案管理的安全性，真實性，方便性，就要走專業化，科學化，信息化的縱深發展路線，才能更好的服務于人民，下面我們就從檔案管理的重要性，管理中存在的問題及解決，檔案管理辦法的科學解析等方面進行解讀。

1 民政檔案的重要性

檔案是對人和事真實的記錄，是我們進行有關查核和判斷的重要依據，它具有歷史性，客觀性，長久性，所以民政檔案是民政事業中的重要組成部分，和社會發展連接緊密，服務性強，幾乎是無處不在無人不用，隨著社會改革的深入，管理政策的優化，檔案的使用性更加突出，只有科學管理才能提高效率，達到社會發展的匹配度，所以要以符合新形勢、新情況的新法規、新政策去解決民政工作中面臨的管理問題，清醒認知檔案管理的重要性，才能為社會和諧發展創造有利條件。

2 民政檔案管理中的問題及解決

（1）檔案管理意識較弱

大多數檔案管理人員認為檔案管理工作沒有實質性的工作內容，只是簡單的搜集，記錄，存放，更不用談什么創新和發展，對于工作人員來說也發揮不出自己的能力，是一份沒有前景和發展空間的“閑差”，所以大多數檔案管理人員，態度散漫，工作積極性差，更有甚者尸位素餐，更談不上管理意識，所以經常出現檔案破損丟失，記錄不真實，含糊不清的問題。

解決辦法：進行檔案管理重要性的培訓，從領導到工作人員都要提高管理意識，增強主動性，并且要責任到位，嚴格管控，從管理方法到相關的法律法規，逐一進行學習，還要有合理的審查制度，及時的進行檔案的整理檢查，加強考核，對玩忽職守造成檔案管理缺失，不實，無序，損壞的管理人員進行處理。

（2）檔案管理人員業務素質低

很多檔案管理人員由于對檔案管理意識差，所以沒有對檔案管理的方法有深入的學習和研究，這就造成檔案管理沒有科學的管理程序，更談不上質量和效率，也談不上專業和創新，更有一些領導對檔案管理的不重視，導致管理人員缺乏上進心和學習的意識。

解決辦法：建立檔案管理制度，對檔案管理人員進行專業培訓，針對考核，對于沒有通過考核的人員要采取相應的措施，提升素質，進行檔案管理各個環節的專業水平測試，標準定崗，除此管理者還要提升熟練程度，鼓勵創新。

（3）檔案資料殘缺

檔案管理涉及到的內容較多，部門較多，因此導致工作人員配合度較差，影響工作效率，材料搜集不全，整理不全導致遺漏等情況，更有甚者出于自身利益考慮對重要資料私下占取，影響檔案工作進度和質量，還有一些檔案管理人員對資料的類別混淆，信息是否應該入檔保存沒有清醒概念，造成檔案內資料殘缺。

解決辦法：建立合理的檔案管理流程，責任到人，程序明確，職責清晰，對檔案信息建立科學的分類標準，完善檢查和整理制度，對檔案管理工作進行階段性的審核，及時對出現的問題進行解決，加強工作人員管理，按時間節點完成工作任務，增強協調性。

（4）檔案搜集整理后分析利用度低

民政部門檔案管理從種類到數量再到內容無一不是繁多復雜，很多時候工作人員沒有及時進行檔案搜集后的分類整理，對缺失部分的補充也不到位，存放位置散亂，導致后續對檔案的分析處理難度增加，甚至出現一些已經整理的檔案信息沒有進行儲存而廢置。

解決辦法：要及時對檔案整理的信息進行分類整合，不要有時間間隔產生工作遺留，及時補充不完整信息，尤其是一些熱點信息和當前較為常用和急用的檔案，更要積極整理，避免影響所需部門的工作。

3 民政檔案科學管理方法解析

（1）加強檔案的收集與整理，要保證內容真實有效，及時錄入，為防止丟失要進行相應的備份，同時還要注意不可遷延，以保證工作效率和檔案信息的現時有效。對于一些重要的資料信息要注意多走訪，多收集，多檢查，進行有價值的整理和保存。

（2）規范微機管理，提高檢索效率。由于民政檔案的大數據特性，我們要及時進行信息錄入，合理分類，設定科學的檢索方式，有利于對電子檔案的查找效率的提升，還要進行錄入程序的有效設定，保證能快速，準確，安全，尤其是一些重要機密檔案，更不可出差錯。

（3）提升民政檔案管理人員的專業素質，走縱深發展路線，民政檔案是對每個人信息的記錄和審查的依據，與每個人自身利益息息相關，用途廣泛，重要程度無可厚非，要想提高檔案管理水平，就必須提升檔案管理人員的專業素質與工作能力，而且不同崗位不同地區存在不同的問題，只有保證檔案管理人員的穩定性才能保證檔案管理的素質性和效率性，避免頻繁調動，除此之外要進行檔案管理知識的技術培訓，基本技巧培訓，崗位責任培訓，崗位道德素質培訓，軟件應用知識培訓，突發問題解決培訓，法律知識培訓，加強學習，提升素質，縱深發展。

（4） 配備先進的硬件設備，要想把事情做好，必須有合適的工具作為前提，在進行檔案管理的過程中必須有先進的硬件設備作為保障，才能提高效率和質量，避免因硬件系統出問題造成信息丟失，破損，外流。

（5）階段性核查，及時解決問題，有關領導要對檔案管理工作及時檢查，防止問題遺留，增強工作人員的積極性。而作為工作人員也要階段性的對工作進行審查，防止出現漏洞。

（6）加強法制觀念，增強法律意識，工作人員要有較高的職業操守，遵守法律法規，認真學習《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實施辦法》及相關規定，依法行政、程序科學、高效服務、誠信保密、權責分明、遵章守紀。

4 結語

民政檔案管理功在社會，服務民生，我們要創新管理，優化程序，增強對民政檔案的開發和利用，推進政務公開，促進民政檔案管理事業的發展，只有從人員到檔案到流程到服務都科學有效，才能實現現代化檔案管理模式。

參考文獻

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