淺談電子檔案的安全管理

摘 要：隨著互聯網技術的發展和計算機的廣泛使用、電子政務、電子商務等工作的開展，產生了許多電子文件，大量具有保存價值的電子文件需要做好保存工作以備不時之需，這就要求將這些電子文件轉化為電子檔案進行保存。網絡使得電子檔案的使用變得更加方便俠捷，同時，也給電子檔案的安全管理帶來很大的挑戰。

關鍵詞：電子檔案；安全管理

一 、檔案信息安全工作的必要性

檔案不同于一般信息，它記錄著黨和國家事務活動的歷史過程。檔案中有相當部分涉及國家機密，關系國家安全，包含國家政治、經濟、科技、軍事、文化等方面的敏感信息，具有較強的保密性和利用限制性。這些信息被非法利用，將威脅到國家安全，損害公眾的利益，危及社會穩定。檔案信息特有的原始性和憑證作用的不可替代性，也決定了對其在數字環境中存儲傳輸的可靠性要求高于其他帶式濃縮脫水一體機，如何提高檔案信息的安全性，成為檔案管理信息化時代必須面對的問題。

二、 檔案信息安全性的范圍

檔案信息的安全性包括三大范圍機密性：使非合法授權者不得使用真實性：可確定檔案來源的合法性完整性：確保檔案沒有被有意或無意地篡改。

根據所歸納的安全性的范圍，所有這些有關通信和信息傳輸過程中的各種安全需求可以進一步地被歸納為：保密性需求；真實性需求；完整性需求。為了滿足這三個安全需求，需要為電子檔案的管理設計一個較為完整的安全系統。

電子文件檔案的管理過程完全是通過計算機來完成的。因此，在計算機網絡的各個節點上進行文件數據的自由歸檔和檔案資源的共享，實現電子檔案的信息公開，就必須建立計算機網絡系統。然而，電子檔案在網絡環境中傳播和存儲的過程中，每個步驟都可能存在安全漏洞，極易受到黑客攻擊，造成檔案泄密、信息被竊、被改寫或被刪除等嚴重后果，從而在很大程度上限制了檔案信息的公開推廣。因此，在電子檔案安全系統中，應該準備好預防方案和緊急應對的方式，以確保檔案信息公開的安全性。

目前，互聯網存在許多安全威脅，電子檔案極易受到諸如非法篡改、刪除等危險，電子檔案的安全存儲和備份非常重要。因此，要做好電子檔案管理工作，就要從以下幾個方面著手：

一、增強電子檔案管理工作的安全意識。

長久以來，部分單位和個人只注重企產品業務管理工作，而忽視了電子檔案的安全管理，無論是在日常的工作計劃還是工作總結中，都甚少提及電子檔案管理方面的內容，久而久之，以至于很多企事業資料的完整性遭到破壞，對企事業的相關電子檔案的查找與管理帶來諸多的困難，因此，加強電子檔案管理、增強電子檔案的安全意識實為企事業的當務之急。

二、建立必要的電子檔案安全管理制度。

針對企事業電子檔案安全意識薄弱，制定相應的管理制度，例如檔案的接收、分類、簽訂、銷毀等制度，把電子檔案的安全管理工作提到日程工作安排里去，做到有據可依、有章可循。

三、要定期的進行電子檔案的安全性檢查。

針對某些有可能給檔案帶來侵害的隱患要及時采取應對措施，將危害消滅在萌芽伊始。

四、提高電子檔案管理工作人員的安全意識和警惕性。

因為對企事業而言，某些電子檔案的價值非常高，這有可能會引起一些不法分子的覬覦，如果這時候工作人員管理松懈，大意麻痹，則有可能造成檔案失竊等損失，因此，電子檔案管理工作人員必須時刻提高警惕，努力做好自己的本職工作。

五、完善好相應的防盜設施。

對企事業而言，電子檔案是不可再生的寶貴資源，防盜是做好電子檔案安全工作的一項重要內容，決不能掉以輕心。同時，必要的時候企事業也要多投入一點的物力財力，盡可能的將檔案庫房的防護措施做到最好，起到足夠的防御作用。

六、建立完善的獎懲制度。

對于已經發生的電子檔案安全事故，應該及時查找原因，明確事故責任，給予有關責任人員相應的處罰。這樣，才能起到警示作用，防止類似事故的再次發生。目前，很多企事業往往是僅對有關責任人員給予通報批評就算了，一些較為嚴重的事故也作如此的處理，這樣的處罰力度明顯偏輕，沒有起到足夠的震懾作用，達不到預防事故再發生的效果。

綜上所述，我們不難看出：由于一些企事業的電子檔案管理安全意識淡薄，經費投入明顯不足，防范措施不到位，電子檔案在保管、使用等過程中存在著各種各樣的隱患，嚴重危及電子檔案的安全。因此，企事業全體上下必須牢固樹立“安全第一，預防為主”的思想理念，加大對電子檔案工作投入的力度，建立綜合性的安全事故預防體系，積極參加安全知識技術培訓，把電子檔案安全融入到所有活動領域并占據主導地位，創造一個良好的電子檔案保管環境。只有這樣，才能更好的做好電子檔案管理工作。

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總之，電子檔案是企事業的寶貴資源，具有非常重要的憑證和參考作用。對企事業而言，電子檔案是不可再生的資源，一旦遭到破壞或遺失，將會對企事業帶來不可挽回的損失。企事業的電子檔案管理工作關系著企事業的可持續發展戰略。因此，做好電子檔案的安全管理是每個企事業日常業務的重中之重。在此之前，廣大電子檔案工作者也曾為此做出了不懈的努力，也取得了比較顯著的成效。

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作者簡介

張紅春（1976-），女，中共黨員，本科學歷，現就讀于中央黨校在職研究生，山東省鄆城縣人力資源和社會保障局就業辦公室，現擔任檔案專業副研究館員。