互聯網加檔案管理革新之路探析

高藝桉

摘 要：我國政府提出在各個領域之內進行“互聯網+”的應用，政策一經提出，就掀起了巨大的革新熱潮；從現階段的結果來看，諸多領域都出現了新的轉機與活力。在本次研究中，通過對檔案管理革新的思考，主要介紹了互聯網+的思維模式，并對二者間的關系進行了簡要概述；然后，以此為基礎，提出了“互聯網+”在檔案管理革新中的具體應用。希望透過此次初步分析能夠引起更多人對該問題的重視，進一步探討互聯網+思維對檔案管理的作用與價值，從而為檔案管理工作的革新提供新的動力。

關鍵詞：互聯網加；檔案管理；革新；探析

互聯網模式下的商業運作模式，不僅轉變了企業、民眾的思維，而且，在電子商務、網絡購物、互聯網金融、IP劇等新興事物之下，極大的改善了人們的生存形態、生活方式；我國在改革之際，也認識到了互聯網的價值，并大力提倡“互聯網+”的改革，以政策推動各個領域的深化改革，到目前為止成績斐然，包括教育、企事業單位等均獲得了極大的成功。借著這股東風，有必要對互聯網+檔案管理的革新之路與深化改革進行細致的研究與討論。

1 概述

信息技術的發展推動了互聯網的發明，互聯網的應用促進了人類的整體變化，使人類真正成為了地球村中“互通有無”的居民。目前，在這種新潮流之下，數據與信息被提升到了前所未有的高度，由此，人們對檔案管理也出現了新的反思與評估，認識到了它在當代社會中作為一種資源的作用與價值。另一方面，我國在新一輪的改革時期，也提出了對于檔案管理的信息化改革問題；借助“互聯網+”檔案管理的革新動力，如何應用互聯網思維與技術實現檔案管理的革新就變得非常關鍵，以下對此展開討論。

2 互聯網+思維解析

互聯網是一種技術，以數據、信息或代碼編寫為基礎的技術；這一點人們非常熟知，不屬于本次研究中所探討的范圍。因此，只是簡要說明，不予贅述。本次研究重點是探討“互聯網+”作為一種思維突破在檔案管理中的應用問題。具體如下：

首先，互聯網+作為一種思維，它的特征之一是開放式的思維方式，即透過互聯網平臺，給予參與者一個開放的平臺，讓參與者進行不斷的交流與互動；另一方面，作為一種思維，互聯網+可以透過數據分析達到各種資源的優化配置，既能夠達到節約資源的目的，重點是透過對資源的進一步開發與挖掘，找到配置的科學方案。

其次，從關系的角度看，互聯網+與檔案管理的關系，可以轉譯為一種開放平臺與數據資源間的關系，那么，從這個層面進一步推論，就可以得到如下解釋，即在檔案管理中運用互聯網+的思維，需要注重檔案管理的開放平臺的搭建；另一方面，就是在認識到檔案管理的巨大潛力的基礎上，對檔案管理作為一種資源的開發再利用。

3 互聯網加在檔案管理革新中的應用

由于檔案管理工作的牽涉到的類型比較多，所以，為了突出案例性質，或者得到更為通俗的理解，以下就以人事檔案作為例子進行應用分析。

1、互聯網+檔案管理的認知

在人事檔案管理中，管理對象不僅是數據，而是作為對象的人所包含的一系列的東西，比如，職位的變更、專業的優勢、個人發展史、知識結構等，所以，在這個方面，需要認識到作為人事檔案管理的核心在于對關于人的潛在資源的管理；另一方面，就是如何使各個不同的個體所積累的資源得到進一步利用與合理配置，在這個方面，檔案資源就是一個比較重要的前導根據。

2、互聯網+檔案管理的準備

首先，在互聯網+的具體應用中，以人事檔案管理為例，需要先進行紙質檔案的編輯管理，也就是說，使檔案得到重新審視，比如，資料的進一步豐富、細化；再如，紙質檔案的電子化錄入，讓檔案管理工作適宜于互聯網+思維下的開放平臺。

其次，需要在開放平臺的搭建過程中，進一步實現開放式的管理，即在內部的檔案管理平臺中，實施人事檔案的數據整理，或按照職位線索、或按照個人發展史的線索、或按照知識結構的線索；這樣做的目的是達到對人事檔案所包括的人力資源進行“知識復用水平”的資源整合；然后，放置于平臺之上，方便對各種人力資源的搜索、查詢，并為人力資源的進一步合理配置提供基本依據；而具體的開放式管理模式，則要建立在不同的層面或范圍之中，比如，哪些資料屬于平臺可透明，哪些資料屬于密秘封存，只準許內部或更高一級的部門應用等；但重點是為后續的人力資源應用打開方便之門。

3、檔案管理的實踐

做到了開放式的平臺搭建、開放式的管理模式，就需要實踐數據化、信息化的具體管理措施。

首先，需要在紙質檔案的傳統性管理模式中，尋找可用元素，比如，代碼、編號、一般資料等；為了更為方便的運用互聯網平臺，就需要在原來的基礎上，建立一套對應的數字符號系統，以使檔案的管理工作得到簡化；因此，要注重系統的引入、相關軟件的應用，但是，由于檔案的機密性質特征，建議以我國研發或者自行研發的系統與軟件為準，這樣可以降低風險。

其次，需要在平臺上的互動模式中尋找匹配的交互方式，比如，建立配套的自動化查詢系統、設置密碼保護、構建代碼識別等；再如，設置開放平臺的界面設計中，應該對參與流程進行簡化說明，對應的點擊應該層層遞進，減少無關緊要的部分，直接突出便利性；既然是開放式平臺，就要建立一個開放式的參與討論的區域，如不同領域人力資源的推薦，角色的不斷更新，讓每個個體的資源得到開放、透明式的顯露，相當于一種新的介紹信一般，這樣，可以運用開放式的思維，更好的將檔案管理工作，與人事的調配工作進行統一，發揮檔案管理的現代優勢。

第三，要確保紙質檔案、電子檔案的共存；以應對電子檔案潛在的格式化風險、被侵入風險；這方面的應對策略，一方面，可以將可公開透明的部分聯入網絡，將密秘的部分置于局域網來解決；另一方面，也可以建立網絡安全系統，運用現代化的安全預防措施來加以保護。

第四，在檔案管理的各個流程中，如錄入、審核、存檔、銷毀等各個環節，均需要有明確的同質流程，也就是說，無論是紙質，還是互聯網+思維運用后的電子檔，均需要按照一個統一的管理流程來進行約束；而且，紙質檔案與電子檔案，可以采用不同的方式、或者相同的方式實施進一步的管理。互聯網+檔案管理的革新之路本質上是一次檔案管理的優化，也是一種檔案資源管理的再開發與再利用，整體上可以推動檔案管理工作新模式的出現，使其內部的價值得到更科學的體現。

4 結束語

總之，檔案管理工作在不同的發展時期會出現相應的革新，這與時代的精神、技術的發展密不可分，尤其是在現代化的管理理念之下，檔案管理已經作為數據概念重新被人們發現與認識，一方面看到了它的真正作用與價值，另一方面，也開始探討對檔案管理工作的革新，以及開發其巨大潛力的相關措施。通過以上分析，可以認識到互聯網+之所以受到重視，原因是它既是一種技術發明，又是一種思維方式的轉變，因此，在新時期的檔案管理工作革新過程中，需要注重它的技術性的一面，也要利用它的思維性的一面，從管理上扭轉目前的檔案管理利用率不高的現狀，以新的思路開辟出新的檔案管理之路。

參考文獻

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