關于事業(yè)單位人事檔案信息化管理的思考

張紅

摘 要：隨著市場經(jīng)濟和科學技術的不斷發(fā)展，事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)越來越不能適應當前社會的發(fā)展。在事業(yè)單位的人才開發(fā)管理中，人事檔案管理工作起到了重要的作用，不但可以對人力資源起到優(yōu)化的作用，而且能夠對單位的基礎管理起到促進作用。文章主要對事業(yè)單位人事檔案信息化管理進行了簡要分析，以供參考。

關鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案；信息化

人事檔案是人才信息的記錄，包括了個人全部的履歷業(yè)績獎懲等信息，科學充分的利用人事檔案，為合理有效的開發(fā)使用人才提供了重要的依據(jù)，因此對于人事檔案的管理顯得尤為重要。為了有效促進人事檔案管理水平的提高，事業(yè)單位必須要轉變思路，將現(xiàn)代信息技術引入檔案管理中，積極開展檔案管理信息化建設，進而推動事業(yè)單位整體發(fā)展。

1 事業(yè)單位人事檔案信息化管理中的問題

1.1 管理模式滯后

就目前而言，事業(yè)單位正處于全面落實體制改革的過程中，管理觀念和管理手段得到了更新，相應的管理模式也出現(xiàn)了很大的變化。不過，由于體制改革還沒有徹底完成，事業(yè)單位現(xiàn)有的管理模式仍然存在著一定的滯后性，大量不確定因素的存在阻礙了人事管理制度的完善，現(xiàn)有的人事管理軟件也無法適應事業(yè)單位人事管理工作的實際需求。

1.2 軟硬件設施基礎不平衡

單位不同，對于人事檔案信息化的要求和建設進度也不同，因此不同單位的人事檔案信息化管理軟件開發(fā)程度存在巨大的差異。軟件開發(fā)各自為政，不能互通，因此規(guī)范化的、能夠通用的、管理軟件的開發(fā)較為落后，硬件上信息化所需要的設備，如計算機、網(wǎng)絡和掃描打印設備等，無論是從齊全程度還是先進程度上都有不小的欠缺。不少單位仍然是手動模式輔以計算機的管理模式，軟硬件基礎的不牢固嚴重限制了人事檔案管理的信息化建設。

1.3 缺乏統(tǒng)一性和規(guī)范性

管理工作的統(tǒng)一性和規(guī)范化是工作有序進行的前提條件，但在人事檔案管理信息化建設工作中缺乏必要的規(guī)范性和標準性，建立一定的標準作為參考，能夠保證人事檔案管理信息化建設的優(yōu)質和高效。實際管理工作中，各單位運用各自的標準進行管理工作，嚴重影響數(shù)據(jù)共享。另外各單位內(nèi)部管理系統(tǒng)使用權限上的不流暢，也是阻礙檔案數(shù)據(jù)共享的原因之一。

1.4 開發(fā)水平偏低

人事管理信息化開發(fā)水平偏低，是影響事業(yè)單位人事管理信息化建設的主要因素之一。對于事業(yè)單位而言，其人事管理工作相對繁瑣，想要將其完全融入到信息化管理平臺中，開發(fā)人員不僅需要掌握現(xiàn)代化信息技術，還必須具備從事人事管理工作的經(jīng)驗，而事實上，絕大多數(shù)事業(yè)單位在人才儲備上并不能滿足上述要求，人才的欠缺影響了人事管理信息化開發(fā)水平的提高，也影響了信息化建設的成效。

1.5 管理人員信息化水平不高

從整體上來說，我國事業(yè)單位檔案管理信息化起步較晚，在部分事業(yè)單位中，很多的檔案管理者并沒有達到熟練運用信息化平臺的程度，其專業(yè)水平亟待提高。部分事業(yè)單位的檔案管理人員沒有相應的計算機操作能力，這就大大限制了我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設的進一步深化。社會的發(fā)展已經(jīng)對檔案管理工作提出了新的要求，對于管理人員的業(yè)務素質的要求也越來越高，保證檔案管理工作適應社會的發(fā)展需要。

2 事業(yè)單位人事檔案信息化管理措施

2.1 健全人事檔案管理機制

信息時代的事業(yè)單位人事檔案管理工作需要一套更加科學完善的制度作為保障。首先，要建立完善的檔案管理制度，包括對原有紙質檔案資源的保管以及對硬盤、磁盤等檔案信息載體的保管，做好防潮、防火、防磁工作。其次，定期對檔案進行備份，防止由于介質損壞或計算機故障造成的檔案損壞或丟失。另外，要完善檔案管理信息化使用制度，在查閱和使用檔案時要嚴格按照相關制度來進行，必須做好相關的審批登記工作，保障檔案的完整性和安全性。

2.2 加快硬件建設

在信息化建設中，硬件設施是基礎也是前提，如果沒有完善的硬件設置作為支撐，事業(yè)單位人事管理的信息化建設也就無法順利實現(xiàn)。立足當前網(wǎng)絡時代的背景，事業(yè)單位人事管理平臺必須以網(wǎng)絡為依托，充分發(fā)揮信息管理的各種優(yōu)勢。在實際操作中，硬件設施的建設需要關注兩個方面的問題，一是計算機系統(tǒng)的硬件建設，需要根據(jù)事業(yè)單位人事管理工作的具體需求，配備完善的硬件設施；二是網(wǎng)絡的硬件建設，包括了基于互聯(lián)網(wǎng)的硬件建設以及內(nèi)部局域網(wǎng)建設。從互聯(lián)網(wǎng)角度分析，日趨激烈的市場競爭對于事業(yè)單位的人事管理工作提出了許多新的要求，通過相應的硬件建設，將自身的各種人事信息放入網(wǎng)絡環(huán)境中，可以打破傳統(tǒng)人事管理的封閉式格局，提升對于各類人才的吸引力，順應市場發(fā)展的客觀需求。從局域網(wǎng)角度分析，在事業(yè)單位中，人事管理涉及到了每一個員工的切身利益，通過局域網(wǎng)的構建和完善，可以對資源進行整合，實現(xiàn)人事管理中薪酬、績效、激勵、職稱等管理職能的高度共享，促進人事管理效率的提高。

2.3 完善軟件系統(tǒng)

當前市場上存在的大部分人事管理軟件系統(tǒng)都是針對企業(yè)而言，無法滿足事業(yè)單位人事管理工作的需求，在這種情況下，事業(yè)單位應該加大對于專用信息化軟件平臺的開發(fā)利用，滿足自身的各種需求。具體來講，一方面，應該對規(guī)范化的人事信息代碼進行推廣，引導不同的事業(yè)單位在人事管理領域相互合作，實現(xiàn)信息和資源的高度共享；另一方面，應該積極引進現(xiàn)代化信息技術，立足事業(yè)單位本身的人事管理特點，開發(fā)相應的信息平臺，以滿足人事管理的一些特殊要求。另外，需要構筑完善的安全防護系統(tǒng)，做好機密信息的保護。

2.4 完善信息管理安全機制

首先，要建立科學嚴格的檔案信息管理的規(guī)章制度，不斷完善檔案信息安全的保障系統(tǒng)。檔案信息要注意隨時備份保存，在管理系統(tǒng)內(nèi)建立恢復機制，確立檔案信息的安全保存。其次，要健全數(shù)據(jù)的備份和恢復機制，規(guī)范檔案信息使用機制，確保檔案保存和使用的安全性。再次，管理人員要有足夠的職業(yè)道德，并且要充分樹立信息化管理的安全意識，并加強對安全技能的學習。在檔案信息化管理中，要認識到網(wǎng)絡的便利性和危險性，保證電腦本身和網(wǎng)絡使用的安全性，避免來自于他方的攻擊，使檔案信息能夠不被外部力量攻擊甚至篡改。管理人員也要注意對于工作電腦的安全使用，做到檔案保存電腦專用。最后，數(shù)字存儲與紙質存儲要分開，盡量使數(shù)字檔案保存和使用也能夠分開，保證檔案信息的完整性和安全性。

2.5 提高信息化工作人員的素質

檔案管理工作的水平如何，很大程度上取決于管理者和應用者的素質和能力。針對當前檔案管理人員能力不足、年齡結合較大等問題，必須要加強檔案管理人員的能力素質建設。要解決個別單位沒有專門檔案管理人員的問題，確保檔案管理有專人負責。通過定期開展培訓等方式，讓檔案管理人員真正意識到信息化建設的重要性，提高做好檔案管理信息化的主動性。要加強檔案管理人員應用信息化設施的能力和水平，提高自己對檔案信息化平臺的熟練掌握和應用能力，確保檔案管理信息化憑條能夠真正發(fā)揮作用。

3 結束語

綜上所述，人事檔案管理工作是人力資源相關工作可以有序進行的重要基礎，所以加強企事業(yè)單位的人事檔案管理工作，切實發(fā)揮出人事檔案對日常工作的服務效能，有著重要的意義。信息化建設已經(jīng)是機關事業(yè)單位人事檔案管理的必然趨勢，相關單位要在信息化建設創(chuàng)造條件加快進度，為人才管理和使用創(chuàng)造更便利的條件。

參考文獻

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