淺論文書檔案的信息化管理

姜斌

摘 要：文書檔案管理是企業檔案管理中的重要內容，對企業的長久發展具有非常重要的意義和作用。在現代化社會發展的大環境下，文書檔案管理已經逐漸從傳統人工管理模式轉化為信息化管理模式，并極大的提升了文書檔案管理質量和管理效率，進而實現企業文書檔案管理的信息化和現代化以及技術化。因此，在這樣的環境背景下，探究文書檔案的信息化管理具有非常重要的現實意義。

關鍵詞：文書檔案；信息化；管理；效率；水平

隨著近幾年信息技術的迅速發展，使得信息技術已經逐漸滲透到各個領域中，并表現出極強的應用價值和實現意義。特別是對于文書檔案管理而言，由于文書檔案管理自身的復雜性和繁瑣性，使得傳統文書檔案的人工管理方式不僅容易出現失誤，降低文書檔案管理的效率，還提高了企業管理成本，進而不利于企業的健康發展。因此，傳統文書檔案的人工式管理模式已經無法適應企業的發展腳步。在這樣的環境背景下，文書檔案管理在進行不斷的創新和改革后，逐漸走向信息化的發展道路。

1 文書檔案信息化管理的特點

（一）高效性

就目前而言，文書檔案需要管理和保存的材料和內容越來越多，增加了文書檔案管理人員的工作量的同時，也給文書檔案管理工作帶來一定的難度。從這一層面上來看，現有的文書檔案管理水平已經和企業管理的創新發展之間產生巨大的沖突，這種沖突在一定程度上已經制約了企業的健康穩定發展。而文書檔案信息化管理主要通過當前先進的信息技術，建立一套完整的信息化管理體系，可以在計算機中實現對文書檔案的查詢和分類以及保存等一系列管理功能，有效的提高了文書檔案管理的精準性，在節省企業文書檔案管理成本的同時，也實現了文書檔案管理的高效性，促進企業的長久可持續發展[1]。

（二）共享性

文書檔案的信息化管理方式和傳統文書檔案管理方式相比，可是實現文書檔案信息的共享，在實際管理過程中，管理人員只要把有關的文書檔案錄入到計算機文書檔案管理系統中，通過計算機網絡技術的傳輸功能，可以進行信息的傳輸。同時，在管理人員將文書檔案信息上傳到系統后，有需要的人可以通過登錄，到文書檔案管理系統中查詢需要的文書檔案信息，并將其下載。文書檔案的信息化管理打破了傳統文書檔案管理在時間和空間方面的局限性，真正做到隨時隨地的使用文書檔案信息資源，進而實現文書檔案管理的共享性。文書檔案信息的共享性對企業內部員工工作效率的提升具有非常重要的作用和意義，在一定程度上為企業的高效管理和運行提供了重要的保障[1]。

（三）穩定性

對于傳統文書檔案管理而言，其保存效果具有一定的波動性，也就是說，傳統的文書檔案管理的信息保存風險性較大，在保存或者是管理的過程中，很容易會由于外界環境或者是客觀因素的影響而受到破壞，例如溫度、濕度、酸性物質、氧化劑等環境因素，在這一層面上提高了文書檔案管理的難易程度，進而嚴重影響了文書檔案的利用效率和管理水平。在這樣的環境背景下，文書檔案的信息化管理很好的解決了此類問題。文書檔案的信息化管理主要通過計算機程序和計算機自身硬件設施根據預定程序進行文書檔案信息的自動化保存和管理，有效提升了文書檔案管理的穩定性與可靠性，進而延長文書檔案信息的保存期限[2]。

（四）安全性

安全性是文書檔案信息化管理方式的優勢之一，在信息技術日趨成熟的現代化社會，文本檔案信息化管理可以充分發揮出其安全性的特點，并主要表現在隱蔽功能和文書檔案信息的查詢權限方面。在進行文書檔案查詢前需要登錄個人信息，給文書檔案的查詢設置了一道門檻，為文書檔案信息的安全性提供了重要的保障。因此，文書檔案信息化管理除了高效性、共享性以及穩定性之外，還具有極強的安全性，進而有效提高了文書檔案管理的現代化管理水平[2]。

2 文書檔案信息化管理途徑

（一）建立文書檔案計算機網絡系統

要想實現文書檔案的信息化管理，建立文書檔案計算機網絡系統是重要的前提和基礎，要加強文書檔案計算機網絡系統的硬件設備。其硬件設備要結合文書檔案信息化管理的實際標準與要求進行設置，對比較重要和隱蔽性比較強的文書檔案，要實現全程監控，具體表現文書檔案保存和管理以及查詢等方面。在進行文書檔案信息的拷貝和移動過程中，要檢查U盤或者是移動硬盤的安全性與可靠性，并做好備份工作，提高和更新計算機防火墻設置，進而有效提高文書檔案管理水平[3]。

（二）實現系統的內外網隔離

對于信息化網絡的內網和外網而言，可以采取物理隔離的方式來進行隔離，而且這也是非常有效和經濟的隔離措施。第一層采取的是路由器隔離。路由器可以將被屏蔽的IP地址以及服務過濾掉，對所有的IP地址進行屏蔽，之后有選擇性的在信息化網絡中放進一些地址信息；第二層采取的是防火墻隔離。大部分的防火墻都具有認證機制，不管是哪種類型的防火墻，從整體上來看都具有對進出網絡的數據進行過濾、對進出網絡的行為進行控制、堵截一些被禁止的網絡業務、檢測和警示網絡攻擊以及對穿過防火墻的信息進行記錄等基礎功能[4]。

（三）提高管理人員的綜合素質

首先，對文書檔案管理人員進行專業技能培訓。文書檔案信息化管理對于管理人員來說可以很高節省時間以及勞動力，但同時對管理人員的專業技能與綜合素質以及信息技術掌握能力都有更高的要求，高素質的管理人員可以有效提高文書檔案管理的效率與質量。因此，要不斷提升文書檔案管理人員的綜合能力，提高其知識水平以及網絡科技能力，樹立管理人員信息化管理的意識，使其適應目企業文書管理的新模式。并在文書檔案信息化管理工作中善于發現問題，具有及時解決問題的能力，從而提高文書檔案管理水平，加快企業文書檔案管理創新步伐。

其次，鼓勵現代化科技應用型人才的加入，提高文書檔案管理人員的應選門檻，從而整體提高文書檔案管理水平，完善文書檔案管理信息化系統管理模式。在選擇管理人員的過程中，要挑選具有較高的專業技能和綜合能力的管理人才，使其通過自身的專業技術和經驗來幫助文書檔案管理的整體水平的提升，同時對信息型的文書檔案管理具有較強的適應性，從而能夠及時的發現文書檔案管理在信息化管理模式下的弊端與不足，從而制定出更加完善的文書檔案管理方案，促進企業文書檔案管理水平的提升。

3 結束語

本文通過文書檔案信息化管理的分析，讓我們知道了文書檔案的信息化管理極大的提升了文書檔案管理質量和管理效率，進而實現企業文書檔案管理的信息化和現代化以及技術化。因此，本文主要提出建立文書檔案計算機網絡系統、實現系統的內外網隔離以及提高管理人員的綜合素質等措施，促進企業文書檔案管理水平的提升。

參考文獻

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[3]侯雯.檔案管理中電子信息化管理模式的應用研究[J].辦公室業務，2015，21：32.

[4]馬明慧，鄒琳，王福菊.淺議衛生計生檔案的信息化建設與管理[A].中華醫學會（ChineseMedicalAssociation）、中華醫學會醫學信息學分會.中華醫學會第二十一次全國醫學信息學術會議論文匯編[C].中華醫學會（ChineseMedicalAssociation）、中華醫學會醫學信息學分會：，2015：1.