試論如何推進社保檔案管理的民生化及信息化

摘 要：近年來，隨著社會保障制度的完善，我國社會保險的覆蓋面不斷增大、參保人數也逐漸增多。社會保障制度的快速發展，對我國的社保檔案管理提出了新的要求。然而，傳統的社保檔案管理中存在很多問題，已經無法滿足當前社會保障制度快速發展的需要。本文討論了當前檔案管理工作中存在的問題，針對這些問題探討了推進社保檔案管理民生化和信息化的具體方式，對于提高我國社保檔案的管理效率，維護社會穩定和公平具有重要的意義。

關鍵詞：社保檔案管理；民生化；信息化

社保檔案管理是我國實現社會保障，維護社會穩定，促進社會公平的重要途徑。具體來說，當公民辦理社會保險時，就會產生一份相應的社保檔案，這份檔案會隨著公民的就業、繳費、調動、退休等情況而發生相應地變化，幾乎關系到參保公民的一生。當參保公民達到社會保障金的領取標準時，由社會保障部門按照他們的參保情況，給他們發放相應的社會保障金，以此來保障他們的最基本生活需要。因此，社保檔案管理關系到每個參保公民的個人權益。本文中，我們探究了推進社保檔案管理民生化與信息化的具體方法，對于提高我國社保檔案的管理效率具有重要的意義。

1 社保檔案管理現狀

（一）管理人員素質偏低

目前，我國社保檔案管理人員的平均職業素質偏低，給檔案的管理工作帶來了很多負面的影響。具體來說，一些社保檔案管理機構由于管理制度不夠完善，不注重對管理人員職業素質的培養，在沒有對管理人員進行專業技能培訓和考核的前提下就讓他們直接進入崗位，導致他們在檔案管理工作中經常出現問題。例如，一些管理人員的素質較低，對前來咨詢、辦理社保檔案的群眾不夠耐心和周到；而另一些管理人員的職業技能不夠過硬，無法有效地完成社保檔案的管理工作。

（二）管理方法落后

我國當前的社保檔案管理主要還是基于紙質檔案，管理過程較為繁瑣，管理效率一直難以提高。具體來說，社保檔案的管理分為兩個過程。第一個過程是檔案的建立。一份檔案的建立要經過紙質檔案收集、整理、上架等多個步驟，在這個過程中要耗費大量的人力和時間。第二個過程是檔案的轉移。首先參保人員要向新參保機構提交書面申請，相關部門審核通過后會發出同意接收函，然后辦理轉移手續，在手續完結后通知參保人員，整個檔案的變動過程十分麻煩。另外，社保檔案管理機構還需定期檢查檔案的庫存、分類和完整等狀況，并提交書面匯報，不僅耗費人力還容易出錯。

2 推動社保檔案管理的民生化

（一）提高管理人員的綜合素質

檔案管理的民生化離不開高素質的管理人員，因此我們必須加強對管理者素質和業務的培訓，全面提升其綜合素質。具體來說，首先要加強對工作人員服務理念的培訓，通過將服務態度納入考核標準、完善服務反饋等方式，幫助他們樹立“以人為本”的服務態度，進而保障民生化檔案管理的服務質量。然后，要加強管理人員業務技能的培訓。一方面，要鼓勵他們積極參加省檔案局組織的培訓，了解最新的行業知識和技能。另一方面，在本地檔案局內部，針對社會保險檔案的辦理、檔案的利用等具體流程展開業務培訓，提高他們的業務素質，進而保證民生化檔案管理的高效運行。其次，要注重檔案管理人才的隊伍建設，通過在各個管理部門之間開展體育運動、業務比賽等方式，增強個人的團隊合作意識，培養融洽的團隊合作氛圍，進而保障民生化檔案管理有條不紊地展開。

（二）完善檔案管理的管理制度

檔案管理的民生化離不開完善的檔案管理制度，因此我們要針對民生化檔案管理的要求，整合資源，建立科學的社保檔案管理機制。具體來說，首先按照新的社會保險分類細則重新整理當前的檔案制度，及時保障參保人員的個人權益。例如，在2016年的城鎮居民醫療保險中，納入人群、繳費金額、大病范圍、報銷比例較2015年都有所變化。因此，我們需要針對這些變化對現有制度進行添加、修改、刪除等各項制度整合。其次，針對國家沒有明文提出的具體問題，當地社保檔案管理的部門也應在管理制度上給與適當的調整，充分保障參保人員的個人權益。例如，一些破產和改制企業的職工養老保險檔案管理混亂，針對這種情況，檔案管理部門應當對其進行集中管理，按照實際情況督促企業繳費，盡量地規范其社保檔案管理，維護參保職工的個人權益。

3 推動社保檔案管理的信息化

傳統的社保檔案管理一直以紙質檔案為主，不重視檔案的信息化建設，造成檔案管理效率低下。隨著信息化技術的高速發展，社保檔案管理的信息化已成為一個必然的趨勢。

（一）加強管理人員的信息化水平

在傳統的社保檔案管理中，管理人員只需要對紙質檔案進行簡單地記錄、歸類和存檔工作，偶爾涉及到一些電子檔案的整理。隨著社會保障制度的逐漸完善，我國開始逐步推進檔案管理的信息化。因此，在當前的管理人員業務培訓中，也應當引入信息技術培訓，幫助他們樹立檔案管理信息化的理念。具體來說，可以在培訓中講解國內外先進的信息化檔案管理案例，以圖片、視頻、動態圖等多媒體形式直觀展現檔案管理信息化的過程以及優勢。其次，針對檔案管理部門所使用的專業檔案管理軟件，及時安排管理人員學習軟件功能，并親自上機實踐，提高他們熟練使用檔案管理軟件的能力。

（二）深化檔案管理的信息化建設

在信息化檔案建設的過程中，首先要按照檔案管理工作量的大小，安裝配備合適的電腦硬件，其次要根據社保檔案的特點，選擇合適的檔案管理軟件進行紙質檔案的電子化管理。具體來說，檔案管理的信息化應該分為兩個過程。第一個過程是紙質檔案的錄入，在這個過程中管理軟件要幫助管理人員盡量快速、準確地錄入電子檔案信息，減少錄入過程中的錯誤和冗余操作。第二個過程是檔案的整理，在電子檔案錄入之后，軟件要實現自動檔案歸檔、管理、分類、存儲等功能。此外，還要提供數據導出、自動打印，報表生成，網上查詢等功能，以最大限度地節約人力物力，實現檔案管理的科學化、信息化。

（三）推動檔案的網絡化管理

在推動社會檔案管理信息化的過程中，也要加快網絡共享平臺的建設，實現檔案的網絡化管理。具體來說，要建一個全國通用的社保檔案管理平臺，定期對各地區的電子社保檔案進行整理、歸納、存檔，并對各地區的社保檔案管理機構提供統一的信息管理和查詢功能。通過這種方法，可以免去檔案調檔、轉檔時復雜的操作流程，實現實時查詢、實時修改，有效提升了檔案管理的效率。同時，還可以利用先進的信息技術，完善當前檔案管理的各項操作流程，以最簡單、方便、快捷的形式，為參保人員提供高效、細致的服務。

總得來說，社保檔案管理對保障我國人民基本權益，維護社會穩定，促進社會公平至關重要。當前的社保檔案管理中存在很多問題，例如管理人員素質不高，管理方法較為落后，已無法滿足我國社會保障體系快速發展的需要。本文中，我們探究了推動社保檔案管理民生化和信息化的方法，對提高我國社保檔案管理的效率，實現科學化檔案管理具有重要意義。

參考文獻

[1]白玉玲. 談社保檔案管理中的信息化建設[J]. 中國科技投資， 2016（7）.

[2]肖霞. 論社會保障檔案管理的信息化建設策略[J]. 商品與質量， 2016（36）.

[3]嚴統一. 推動社會保障檔案管理信息化建設的工作構想[J]. 辦公室業務， 2016（9）.

[4]孫紅. 積極推進社保檔案管理的規范化、民生化、信息化建設[J]. 山東人力資源和社會保障， 2013（11）：32-33.

[5]王龍妹. 論社保檔案管理中信息化建設的有效途徑[J]. 城市建設理論研究：電子版， 2015（16）.

作者簡介

項連平（1979-），女，麗水市蓮都區人力資源和社會保障信息中心，研究方向：檔案，評檔案系列高級職稱。