淺談對高校黨政辦公室秘書工作的幾點認識

蘇立巖++馬馨

[摘要]高校黨政辦公室是處理學校黨委和行政事務工作的綜合部門，是一個單位的運轉中樞，發揮著溝通上下、協調左右、聯系內外的重要作用，是學校領導的參謀助手，也是學校對外的窗口。秘書的自身業務水平、綜合素質、服務水平以及處理突發事件的能力的高低，反映一個辦公室的整體水平。

[關鍵詞]高校 黨政辦公室 秘書工作

[中圖分類號]G647 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2016）22-0178-02

高校黨政辦公室秘書是學校日常行政事務的主要承擔者，是服務領導、服務師生、溝通上下、連絡內外的綜合協調部門。因此在高校黨政辦公室日常工作中，秘書的業務能力、工作水平、文字水平、處理突發事件的能力水平等反映辦公室的工作水平。這就要求秘書對自己要求嚴格，不斷學習相關業務知識，掌握時事政治，掌握前沿動態，對國家的大政方針、熱點問題都應該做到心中有數，在日常工作中做好領導的參謀和助手，在具體工作中做好組織協調，在工作中不斷提高自身能力水平，不斷開拓創新，進而高效率完成秘書工作。

一、高校黨政辦公室秘書應履行的工作職責

高校黨政辦公室是秘書在工作中負責辦公室的信訪、文字綜合、行政管理等，在工作中積極發揮領導的參謀助手作用。高校黨政辦公室秘書主要工作職責包括以下幾個方面：

（一）文字處理工作

文秘工作是辦公室的重要工作，也是一項日常工作，負責學校綜合文字的整合處理，年度工作計劃、總結的撰寫，學校開學典禮、畢業典禮等重大會議領導發言稿的撰寫同時兼顧相關部門發文的審核校對等。

（二）文書工作

文書主要負責辦公室的公文處理、檔案管理、機要保密；起草學校綜合性行政工作報告、總結等文件；學校領導名章等印章的管理和使用等工作。

（三）行政事務工作

辦公室行政工作比較雜，包括日常的辦公室行政事務的處理、行政會議的通知、學校領導差旅費報銷、公務用車管理、信訪接待、會議室管理以及辦公場所的使用管理等工作；全校的各類綜合統計數據上報工作；擬制周工作計劃、安排節假日值班等工作。

（四）組織協調工作

包括協調安排校領導的公務活動；協調校內各職能部門、基層院系的聯絡工作；協調好部門與部門之間的交叉工作；組織承辦有關行政會務工作；協調相關部門做好黨代會、教代會的組織召開工作；全校性重大活動的組織協調等。

（五）考察接待工作

考察接待工作在辦公室工作中占有比較重要的位置，一般來說，上級主管部門來校考察或者檢查指導工作，對接待人員提出較高的要求，提前制定考察接待計劃，包括時間安排，時間精確到分鐘，把每一個工作點分解開來，提前制定考察路線，在正式考察以前，提前走一遍考察路線，發現問題及時處理，把考察接待工作做到周密安排，不出紕漏。有時接待外省的兄弟院校的考察團，根據來訪客人所在地的風土人情、飲食習慣制定相應的考察接待計劃，用心接待，讓來訪者感覺到家的溫暖。考察接待工作有一點尤為重要，就是考察接待要嚴格按照黨中央八項規定的要求執行，接待工作不能超標，不能鋪張浪費，不能公車私用，堅決杜絕公款吃喝，用餐接待嚴格執行用餐標準，不得飲酒，盡量吃自助餐。在接待報銷過程中，實報實銷，報銷時出具會議通知或邀請函，賬目清晰。八項規定以來對辦公室的要求尤為嚴格，辦公室秘書要協助領導做好公務接待的相關工作，尤其要時刻提醒領導嚴格按照要求接待，不能含糊其辭，不能存在僥幸心理，不能把不合理的接待列到日程。辦公室是一個單位重要的中樞協調部門，尤其要重視國家的法律法規和相關規定，協助相關部門相關領導把好關，做領導的參謀助手，把工作做到實處。

（六）信訪接待工作

信訪接待工作是秘書的一項兼職工作，信訪問題是一項比較復雜的問題，往往是剪不斷理還亂，尤其是學生在學習生活中，經常遇到一些突發事件，例如：打架、失竊、情感、掛科、考研、考博、考公務員、考選調生、評優選先、特困生評選、國家獎學金助學金評選等等，學生的問題一旦涉及利益，就容易引起他們的重視，引起矛盾糾紛，尤其對預期的結果不滿意，矛盾都指向學校，經常有學生找校長投訴。那么，要求辦公秘書做好協調工作，認真梳理信訪問題，把信訪問題分流到相關職能部門，能解決的盡量及時解決，當面給學生答復，做到公平公開公正，不徇私情，堅決抵制舞弊。

（七）領導交辦的其他工作

綜合辦公室工作人員每天面臨的工作比較復雜，涉及到學校的各個部門，有的是會議的協調工作，有的是上級部門交代的臨時工作，有的是安排外出會議工作，有時工作特別急，要求馬上處理，這就要求辦公室工作人員及時承擔領導交代的工作，克服時間緊任務重的困難，及時提出解決措施和執行辦法，抓緊落實到位，不講條件，不計價個人得失，不分八小時之內之外，毫無條件地保質保量完成。這就要求辦公室人員具備服務意識，犧牲個人的休息時間，無論班上班下，接到工作以后馬上行動起來，統籌協調，涉及到相關職能部門的工作，馬上協調聯系，這就要求辦公室秘書具備較強的組織協調能力，尤其是協調能力，在最短的時間內，把工作安排妥善，讓辦公室工作有條不紊地進行。

二、高校黨政辦公室秘書的角色定位

（一）服務于廣大教學科研一線的師生員工

作為黨政辦公室秘書自身應該具備服務意識。服務對象幾乎涵蓋了全校的各個部門，要服務好基層、服務好部門，自覺地以為師生服務的宗旨，本著服務育人的工作理念，做到周到熱情，尤其對來辦公室工作的師生，態度謙和，不能有機關作風，不能由著性子工作，要時刻體現黨政辦公室工作人員的高素質，做好窗口的服務工作。在服務領導、服務師生問題上，根據工作輕重緩急，處理好對上服務和對師生服務的一視同仁。

（二）領導的參謀助手

辦公室秘書的一項重要工作就是做好領導的參謀和助手，為領導決策提供可參考的意見和建議，這就要求秘書平時要積累豐富的工作經驗，對學校全局性工作有較詳細的認識，深思熟慮以后把意見反饋給領導，發揮好參謀助手作用。因此，辦公室秘書首先要樹立全局意識，全面搜集信息，深入調查研究，充分討論比較，將合理化建議及備選方案提供給領導。站在高校工作全局的高度，緊貼領導的思路，為領導的決策提供有價值的參考，讓領導有針對性地處理具體問題，做到有的放矢，事半功倍。

（三）領導決策的督辦員

督促檢查是狠抓工作落實的重要手段。辦公室秘書嚴格按照領導的要求，保證保量完成工作，完成工作要及時準確，做到堅持原則不走樣。無論是制度落實、文件落實，還是事項落實，辦公室秘書都應該做好領導的參謀和助手，為領導的決策提供意見和建議。要隨時掌握督辦事項的進展情況，確保上級和學校的所交辦的工作要求及時落實到位。

（四）對內、對外聯絡員

高校黨政辦公室是學校承啟上下、聯系左右、溝通內外的橋梁和紐帶，辦公室秘書就是聯系“上下”“左右”“內外”的聯絡員。辦公室秘書的協調工作主要包括與上級主管部門、兄弟院校的協調聯絡，同時，校內各單位、各處室協調事宜。要做好“聯絡員”，對待上級部門安排的工作，要及時處理，對涉密工作，要做好保密工作。在與兄弟院校聯系的過程中，要做到態度謙和，不失熱情，注意學校的形象。在校內與各職能部門的協調工作中，要本著服務意識，不能有機關作風，要對上對下一個態度。

三、如何做好高校黨政辦公室秘書工作

（一）加強政治理論學習，樹立正確的理想信念

黨政辦公室作為學校重要的職能部門，工作具有很強的政治性和政策性。高校黨政辦公室秘書一方面代表領導傳達指示精神，提出工作意見，落實工作要求，另一方面需要與外界交流溝通，有時需要對外宣傳公關，有較重要的責任。秘書自身政治覺悟的水平直接影響到學校的形象。因此，高校辦公室秘書必須不斷加強黨性修養，要牢固樹立正確的理想信念，具有較強的政治敏銳性和政治鑒別力。

（二）提高業務能力水平，提升綜合素質

鑒于高校黨政辦公室這一特殊崗位的重要性，要求每個工作人員自身業務水平熟練，綜合素質全面。這就要求黨政辦公室秘書不斷學習相關業務知識，不斷提高自身的業務水平，用知識武裝自己，內強素質，外樹形象，為能更好地勝任秘書工作而努力。辦公室人員時刻要準備為領導撰寫講話稿、會議通知等文字工作，那就要求秘書不斷提高文字綜合能力，在具體工作中還有注重領導的側重點，在完成工作中做到事半功倍，有的放矢。

（三）動靜相宜，增強解決實際問題的能力

做好領導的參謀員是高校辦公室秘書的重要職能，要想為領導決策提供有益的參考，就要做到“動靜相宜”即“動得起來搞調研，靜得下來寫文章”。要想更好地掌握信息、解決問題就要進行調查研究，因此，調查研究是辦公室秘書做好本職工作的必然要求。而高水平的調查研究，不是坐在單一的辦公室上網、打電話、看報告，要深入到教學科研一線，要深入到學生課堂、寢室，要深入到教師當中去，全方位、深層次地調查研究。做到邊調研邊思考，提高思維能力，養成勤思、深思、廣思、反思的習慣，及時發現、分析問題，提出解決辦法，為領導決策提供參考。

（四）張弛有度，有序推進各項工作進程

眾所周知，辦公室工作“重”“苦”“雜”“難”，臨時性工作較多，常常加班加點。這就需要辦公室秘書做到既勇擔重任又善于安排，既敢于吃苦又快樂工作，努力做到“張弛有度”。辦公室秘書要學會管理時間，工作中分清主次，抓住關鍵，此所謂能“張”。“弛”主要體現在心態的培養和情緒的管理上。辦公室工作千頭萬緒，稍不注意就可能出現失誤，往往一點小的失誤，可能會影響大局，這就要求秘書做到細致入微，調理清晰，謹慎周密。秘書經常處于緊張的工作狀態中，這就需要工作人員平常心對待工作，不能把工作當負擔，要在工作中找到樂趣，愉快生活、愉快工作，在工作中尋找樂趣，尋找自己的樂趣點，只有愉快的工作，才能在工作中出成效出成果。

綜上所述，服務師生、輔助參謀、協調督辦是高校辦公室秘書工作最重要的職能。高校辦公室秘書應該不斷學習新知識，不斷提高自身素質，做好師生員工的服務員、領導的參謀員，為塑造和維護學校的形象、推動學校各項事業的發展貢獻自己的力量。

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責任編輯：楊柳