信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新

張玉梅

【摘要】本文以如何改革、創(chuàng)新辦公室文書檔案管理工作為研究目標，并在信息化背景下闡述，希望能夠起到一定的借鑒作用。

【關鍵詞】辦公室；文書檔案管理；信息社會；改革；創(chuàng)新

應用信息技術能夠使辦公室文書檔案管理工作更為快捷、便利，還能對各單位的長遠發(fā)展起到推動作用，并使辦公室文書檔案管理的質量得到有效提升。本文主要闡述了辦公室文書檔案管理工作中容易出現(xiàn)的問題，提出在信息社會背景下如何改革并創(chuàng)新辦公室文書檔案管理工作。

一、辦公室文書檔案管理工作中容易出現(xiàn)的問題與困境

近年來，文書檔案的數(shù)量隨著各單位的發(fā)展而不斷增多，從而凸顯了原本隱藏在深處的一些不足與弊端，影響了企事業(yè)單位的發(fā)展。因此，認真地面對辦公室文書檔案管理工作中容易出現(xiàn)的問題與困境，單位內部各部門之間的有效溝通才能得以實現(xiàn)。

（一）缺乏整體的文書檔案整理規(guī)劃。在信息化檔案管理中，電子存檔系統(tǒng)是一個重要的組成部分，該系統(tǒng)雖然能夠對檔案管理的系統(tǒng)化與規(guī)范化起到幫助作用，但是整體規(guī)劃性較弱，該系統(tǒng)缺失了協(xié)調運作模式，導致無法信息化地自動生成各部門的文書管理歸檔，對管理工作形成了阻礙，因此應對文書檔案進行整體的協(xié)調與規(guī)劃。

（二）文書檔案管理人員的認知水平不一。將信息技術應用于文書檔案管理中，需要高業(yè)務水平與高綜合素質的管理人員進行操作。但是，由于個體間具有不同的認知水平與不同的操作能力，而檔案管理工作的智能化與科學化均需要較高的技術水平與認知能力，因此容易在檔案管理工作中產(chǎn)生問題。

（三）忽視了文書檔案管理工作，檔案價值沒有得到發(fā)揮。單位領導對文書檔案管理工作的關注度較低，導致檔案價值無法得到充分的發(fā)揮，而檔案管理信息系統(tǒng)的運行與資金投入均較為滯后，并出現(xiàn)信息不匹配等現(xiàn)象。因此，應對辦公室文書檔案管理機制進行不斷完善，并對其有效價值進行充分利用，才能保證單位文書檔案管理工作能夠順利地發(fā)展。

二、在信息社會背景下如何改革辦公室文書檔案管理工作

（一）實施“三全”管理。“三全”管理指的是全過程管理、全員管理以及全方位管理。在全過程管理中，起點為檔案形成，終點為歸檔。由起點到終點的過程中，相關管理人員應抓住重點，制定并實行科學的管理規(guī)劃，重點發(fā)展管理工作的科學性。在搜集材料時，對相關信息進行有效、科學地整理，以防檔案中混入虛假信息，并使信息搜集的準確性得到保證。在歸檔時，應對檔案文書的寫作進行規(guī)范，同時應統(tǒng)一將檔案進行分類編號。在全員管理中，應建立單位所有員工的檔案，并將每一位員工的工作性質進行標注，統(tǒng)一管理所有的文書檔案，并落實各部門的責任；同時將單位員工配合檔案管理工作的積極性進行調動，實現(xiàn)“人人負責，人人監(jiān)管”。在全方位管理中，應注意檔案管理工作的安全隱蔽性，應統(tǒng)一管理相關部門，并均衡其力量；重視檔案的安全，避免產(chǎn)生信息外漏而對單位或員工個人產(chǎn)生不良影響。

（二）實施“三化”管理。“三化”管理指的是精細化、流程化、標準化的管理。在管理文書檔案時，應結合單位的具體發(fā)展情況進行管理，通過“三化”管理能夠使辦公室檔案管理的系統(tǒng)化得以實現(xiàn)。管理與編制文書檔案時，應遵循“標準統(tǒng)一、上下一致”的管理模式，使檔案管理信息技術化，與時代發(fā)展相適應。雙重備份檔案的文檔版與電子版，并采用機讀模式管理檢索式的文檔，避免產(chǎn)生因為意外或黑客造成電腦信息缺失的情況。

三、對辦公室文書檔案管理工作進行創(chuàng)新

（一）創(chuàng)建科學的文書檔案管理系統(tǒng)。規(guī)范地管理辦公室文書檔案，并創(chuàng)建科學的文書檔案管理系統(tǒng)，將檔案進行分類，主要分為一般、秘密、機密以及絕密四種形式；建檔管理工作應根據(jù)文件的機密等級進行展開，收文、分文、傳送、催辦、立卷、歸檔、銷毀這個順序是檔案的歸檔順序。在一個單位中，只有擁有閱文資格的管理人員與起草人才能批示機密的等級；當文件起草與建檔時，應遵循相應的規(guī)章制度，嚴格、細心地對檔案進行分類與歸檔。

（二）提高辦公室文書檔案管理工作人員的專業(yè)素質。辦公室管理文書檔案的工作人員首先應具有強烈的保密意識，才能使歸檔、建檔的管理水平得到提高。檔案管理人員不僅應對自身行為進行規(guī)范，并明確自己職責所在，同時還應掌握檔案管理的方法，并遵循保密制度，及時地銷毀不易泄露且無價值的文件。提高辦公室文書檔案管理工作人員的專業(yè)素質，能夠使檔案管理工作的規(guī)范性得到提升。

（三）完善文書檔案管理制度。單位相關管理人員應完善、規(guī)范文書檔案管理制度，叮囑辦公室檔案管理人員在工作時一定要遵守規(guī)章制度，從而在實現(xiàn)責任分工化的同時提升管理工作效率。首先，不同內容的文件應給予明確的責任分工。其次，分離具有公眾內容與保密內容的文件，使信息化系統(tǒng)的內外網(wǎng)分離得以實現(xiàn)。最后，對辦公室文書檔案的防護措施進行加強，可在計算機系統(tǒng)中安裝報警、防火墻等安全軟件，阻止檔案泄露的情況發(fā)生。

【參考文獻】

[1]陳黎.信息社會視角下企業(yè)辦公室文書檔案管理工作的改革與創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務，2013（01）：191+194.

[2]聶菊梅.信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新[J].城建檔案，2016（03）：57-58.

[3]胡西春.文書檔案管理工作在信息社會的改革與創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務，2013（05）：99+100.

[4]韓海智.網(wǎng)絡時代的文書檔案管理[J].中國報業(yè)，2015（02）：79-80.

[5]欒春生.試論信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新[J].中國培訓，2015（20）：209.