檔案管理工作在新形勢下的規范化

潘瑞

【摘要】隨著科技與社會的飛速發展，新形勢下對檔案管理工作的要求也越來越規范化。由于對檔案管理工作沒有正確、深入的認識，檔案管理的重要性沒有被全面認識。針對在目前科技、社會發展的新形勢，本文對檔案管理工作所暴露出的問題進行分析，并對問題產生的原因以及具體的補救措施進行探討。

【關鍵詞】檔案管理；新形式；規范化

檔案管理，也叫檔案工作，是檔案館或檔案室直接對檔案實體和檔案信息進行管理，并且提供利用服務的各項業務工作的總稱，是國家檔案事業最基本的組成部分。作為國家文獻管理工作的重要組成部分，檔案管理具有系統性、機要性、服務性等特征。

一、檔案管理的必要性與重要性

檔案管理反映了一個單位或企業的發展歷史，是重大事件的見證者。尤其對于我國黨政機關與國有企業來說，檔案記載了他們在不同發展階段的不同密級的資料與信息。這些資料與信息都涉及重大決策的實行與重大事項的公布。

另外，檔案管理也是衡量工作人員辦事效率的關鍵指標，是促進辦事人員提高工作質量的有利武器。檔案作為重要信息的記錄載體，記載了重大的歷史事實與事件，是還原歷史真相，保證公平公正的重要憑證，因此，科學規范地對檔案進行管理，有益于單位或企業乃至于國家的協調與發展。

二、新形勢下檔案管理的現狀

隨著科技的發展與互聯網技術的逐步成熟，辦公形式也逐步向現代化、自動化、無紙化靠攏。這些變化都對檔案管理工作形成了較大的影響。當計算機技術的普及涉及到了檔案管理，它豐富了以往檔案以紙質文件保存的管理形式，開辟了計算機保管檔案的新形式。同時，由于源檔案是用計算機進行存儲、管理的，因此諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程都需要在計算機和通信線路中完成。這種管理方式在一定程度上避免了人工處理在檔案管理中產生的偏差與錯誤，保證了檔案的正確性與科學性。在計算機中進行檔案管理也防止了紙質檔案對時間的流逝出現的破損、侵蝕等情況，實現了檔案的永久保存。

三、新形勢下檔案管理暴露出的問題

（一）檔案的數字化、現代化管理軟件缺乏統一性。在檔案管理機構中，各個管理部門所使用的計算機在型號、規格上存在著較大的差異，進行檔案管理的軟件在適應機型、規格等方面并未進行高度的統一，這導致不同的檔案管理部門沒有一款可以在各個部門均通用的管理軟件，對檔案的統一管理與各部門之間在工作方面的交流造成了巨大的困難。另外，目前的檔案管理沒有研制出一款既可以適用于文件的檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于各部門之間的計算機設備無法進行靈活的互相調用，結果是，一方面，不能利用電腦完成對檔案信息的管理工作，另一方面，也無法對檔案管理中信息編輯成果進行及時的、便捷的出版，這些都是制約檔案管理朝著電子化、數字化、科學化發展的不利因素。

（二）檔案管理工作缺乏嚴標準化與規范化。檔案信息管理電于化的前提是基礎工作的規范化和標準化。由于歷史遺留因素，目前，檔案管理機構存在許多漏洞。例如，檔案資料的質量良莠不齊，尤其是各類檔案在著錄、細則上存在著相容性不強的弊端；系統性的檔案管理自動化工作沒有規范、統一的標準，檔案管理軟件無法做到在各個管理部門通用，軟件的移植性仍處在較低的水平；尤其在進行對檔案的系統性管理上，僅著眼于對某一個分館或某個單一的檔案管理系統，尚未做到在各個軟件管理部門進行全面實施、推廣的統一標準，這也是制約檔案信息工作朝著電子化與數字化發展的重要因素。

（三）信息處理的技術缺乏綜合策劃。在檔案管理的技術標準、組織工作程序標準上只參照了檔案管理的便捷程度，并沒有做到從計算機對信息處理的技術特點和發展上進行綜合的考慮與策劃，這就導致了越來越多的等待歸檔的檔案資料是以磁盤、光盤等形式存在，現行對于檔案整理、分類的方法，檔案的著錄標準以及相關的檔案管理規定已不能完全適應目前的檔案管理要求。

（四）檔案信息管理人員的素質有待提高。首先，檔案管理人員在日常工作中會觸及不同保密程度的檔案，其中，檔案資料的內容從國家對重要軍事活動中的調配、規劃，到涉及到重大經濟發展措施的調整與管理，直關我國經濟、軍事、社會和民生。因此，作為檔案的直接接觸者，檔案管理人員在檔案的完整、準確、系統和安全上具有第一位的責任。據此，要從檔案管理人員自身抓起。其次，實現檔案信息電子化與數字化，首先要對檔案管理人員進行相應知識與技術的培訓，使管理人員具備較高的知識技術和先進管理水平，要著眼未來，對檔案管理人員的培訓應立足長遠，不能僅僅滿足于對一次檔案管理工作的完成。檔案管理所存在的漏洞與弊病總結如下：首先，要加強對檔案管理系統與信息處理軟件的開發與統一，并將各個管理部門所采用的計算機設備在規格上進行統一，革新各個部門的計算機設備，為檔案管理打好物質基礎。其次，相關的檔案管理部門需及時對檔案管理人員進行現代化檔案管理技術的培訓，并組織專業人員對檔案管理人員的綜合素質與業務水平進行定期的考核，提高檔案管理的質量。

四、結語

科學有效地進行檔案管理不僅有利于檔案的良好保存，也可促進檔案管理部門業務水平的提高，同時，也為企業與單位對檔案的調用做好了充實的準備。要在新形勢下促進檔案管理的電子化與信息化，促進檔案朝著更加規范化的方向蓬勃發展，為國家的發展與社會的進步作出貢獻。

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