如何提高檔案在單位管理中的地位和領導重視度

王靜

【摘要】當前檔案管理工作由于管理機構不健全、檔案內容界定不清、檔案管理水平較低、檔案管理隊伍落后等原因，在單位管理中地位低下。只有加強檔案管理工作的宣傳、完善管理制度，提升技術水平，加強檔案管理人員的業務能力，才能提升領導對檔案管理的重視度。

【關鍵詞】檔案管理；地位；領導重視

隨著衛生計生事業的蓬勃發展，疾病預防控制中心（以下簡稱“疾控中心”）的檔案管理在單位各項工作管理中的地位日漸突出。疾控中心檔案記載了中心的發展，全方位地反映了疾控中心以往所有的工作紀錄及事項，對疾病控制中心的發展規劃具有重要的指導意義。然而，當前疾病控制中心檔案的重要性未受領導關注，沒有發揮其重要作用。

一、加強檔案管理的重要意義

檔案管理工作對于疾控中心的管理來說是不可或缺的，是疾控中心管理的重要組成部分。疾控中心檔案具有專業性、唯一性、保密性，檔案中所記載的疾控中心的歷史發展資料、科研技術手冊、業務數據文字等對中心管理者來說是重要的依據，是中心發展的重要依據。疾控中心的檔案對各個時期規劃、建設、發展狀況有著明細的記錄，是當前管理者制定未來發展藍圖的重要基礎，幫助疾控中心節約大量的財力、人力、物力，同時起到重要的借鑒作用。經過多年的發展，檔案管理已經成為了疾控中心日常管理不可或缺的重成組成部分，沒有檔案管理的疾控中心管理是無法想象的。如果缺失疾控中心的科技檔案，則中心的科研開展狀況，科研技術水平，科技交流信息等無法得到體現，將直接影響疾控中心的科技力量的增強，從而影響到疾控中心資質認證工作的有效開展。

二、檔案管理不受重視的原因

第一，疾控中心的主要職責是以疾病防控、突發公共衛生事件應急處置、健康危害因素監測與干預等多方面的衛生防疫服務，屬于公益性機構，其檔案管理工作做得再好也無法創造一定的社會效益。這種情況就導致了疾控中心的領導容易忽視檔案管理工作。

第二，檔案管理機構不健全，沒有明確的管理職能，疾控中心檔案管理一般由行政辦公室管理，行政辦公室對文書檔案管理較為明確，而對于科技檔案、業務檔案的管理不清，疾控中心檔案內容界定不嚴謹，規范制度不明確。

第三，檔案管理與疾控中心技術水平以及建設規劃與發展不同步，在部分疾病控制中心的檔案管理中對中心的近期和遠期發展規劃沒有及時歸檔，這在很大程度上影響了檔案管理的水平，拉低了檔案管理在單位管理中的地位。

第四，檔案管理水平較低，缺乏對現代化管理手段的應用，飛速發展的計算機技術與網絡技術沒有在疾控中心的檔案管理中得到運用，還停留在人工搜集、檢索、歸檔的水平，效率低下。最后，落后的檔案管理隊伍建設工作對于檔案管理的低下地位起到一定的影響，隊伍水平低下，思想觀念落后，直接影響了檔案管理工作的創新性與活力。

三、提升檔案管理在單位地位的有效策略

（一）加強檔案管理工作的宣傳與檔案利用率。檔案管理的宣傳工作在提升檔案地位中起到關鍵作用。當前的檔案管理工作的宣傳必須改變過去單一宣傳方式，采取更為多樣的方式以獲得更好的效果，如通過史料展覽、調查問卷、學習培訓、網站建設、創新服務、信息開發等向領導積極宣傳檔案管理工作狀況，引起領導更多的重視。通過科學化、法制化管理，豐富館藏，變被動為主動，積極編寫各類專題檔案匯編，充分科學主動有效地開發和利用各種檔案資源信息，為疾病預防控制中心的優質高效服務增強更多的社會效益。

（二）完善檔案管理制度。只有完善的檔案管理制度才能做好檔案管理，從而為領導的決策起到指導作用。檔案管理制度包括：明確檔案種類和內容，規范檔案歸檔流程，形成檔案編制分類法，編制檔案分類目錄等。疾控中心需要搞清檔案管理內容，分門別類地管理好每一類檔案，建立檔案的個人負責制度，明確職責，加強監督，保證檔案管理工作的有效開展。

（三）提高檔案管理的技術水平。積極利用信息技術與計算機技術，加強檔案管理的技術水平，建立檔案數據庫，標準化檔案目錄與數據。提升檔案的資源共享性，為疾病控制中心的進一步發展提供必要的信息，加強每一位員工與中心的紐帶作用，最大化員工的工作能力、學習能力，為中心檔案管理水平提高添磚加瓦，從而提升檔案管理在單位管理中的地位，引起領導的重視。

（四）加強檔案管理人員的培訓。基層單位的檔案管理機構要堅持以人為本，將管理人員作為提高檔案管理地位的根基，通過各種有效途徑，創造機會，培養管理團隊精神，提升人員隊伍素質、增強檔案管理人員的責任心及業務水平。

四、結語

管理機構不健全、檔案內容界定不清、檔案管理水平較低、檔案管理隊伍落后等原因導致檔案管理地位低下。要引起領導的重視，就必須加強檔案管理工作的宣傳、完善管理制度，提升技術水平，加強檔案管理人員的業務能力。

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