淺析新形勢下檔案管理工作的規范化

劉忠秀

【摘要】檔案管理工作相對復雜，因此對管理人員要求也相對較高，由于在我們生活的很多方面都有涉及，只有保證全面管理檔案，才能保證檔案管理工作的順利進行，隨著社會的發展與科學技術的進步，人們對檔案管理工作有了越來越高的要求，檔案管理的規范化勢在必行。本文重點分析在新形勢下如何實現檔案管理工作的規范化。

【關鍵詞】檔案管理；管理人員；規范化

檔案管理工作是檔案館日常工作中一項重要的工作，檔案中不僅包含檔案館人員管理制度，更包括人才管理、經濟活動等重要內容，良好的檔案管理工作有助于單位的發展和進步，由此可見檔案管理工作的重要性，但由于人們傳統意識上存在偏差，造成檔案管理工作相對不規范，存在檔案丟失、存放不規范等問題，影響了管理工作的實用性，制約著單位的發展與進步，因此檔案管理工作人員和相關領導應該加強對檔案管理工作的重視。

一、 檔案管理工作的重要性

檔案承載著一個單位發展過程中的全部內容，是一個單位歷史的記錄與見證，專業人員在時代不斷發展的同時借鑒檔案內容，能夠有效做好業務工作。為了使檔案能夠在關鍵時刻派上用場，使單位領導能夠及時發現發展過程中存在的不足，在單位的管理工作中就要加強對檔案管理工作的重視，保證檔案的完整性和真實性，從而為單位發展提供更有利的證據。合理利用檔案能夠使單位在發展過程中及時發現自身存在的問題，包括人才管理、成本管理、活動管理等方面存在的問題，使單位能夠在發現問題時，提出有效的解決辦法。隨著社會的不斷發展，人們對檔案管理工作也有了新的認識和更高的要求，為了做好檔案管理工作，實現檔案管理工作的規范化，工作人員首先就應該意識到檔案管理工作的重要性，明確掌握檔案管理工作不僅是自身的本質工作，更是促進發展和進步的重要保證。

二、新形勢下檔案管理工作規范化策略

在上文的分析中，明確檔案管理工作的重要地位，為了使檔案管理工作更適應發展狀態，在新形勢下實現規范化管理，下面提出三點檔案管理工作策略。

（一）完善檔案管理工作規章制度。隨著社會的快速發展，人們逐漸意識到檔案管理工作的重要性，為了使其滿足社會的要求，檔案管理部門首先應該完善檔案管理工作規章制度，保證檔案管理工作有章可循有法可依。在制定檔案管理工作規章制度時，檔案館應該聯系到自身檔案管理現狀和自身檔案的重要內容，由于在發展過程中，檔案內容相對繁多且復雜，涉及到的既有人員管理方面內容，也有經濟活動內容，還有一些與其他單位的活動內容，增加了管理難度，因此，應該根據自身發展現狀和未來發展趨勢制定檔案管理工作規章制度，使其盡可能地滿足社會形勢。

檔案管理工作規章制度需要包含以下幾方面內容：1.根據檔案內容實現檔案管理工作人員的分配；2.檔案管理工作的主要內容；3.對檔案管理工作的要求；4.對檔案管理工作者的獎懲制度；5.對檔案管理相關設施的管理辦法。

（二）實現檔案管理工作的信息化。隨著社會的發展與科技水平的提高，現階段很多行業和工作都實現了信息化，為了保證檔案管理工作能夠適應時代發展，提高檔案管理工作效率，就要實現檔案管理工作的信息化，在檔案管理工作過程中，要積極引入一些檔案管理軟件，通過管理人員的使用，找出最適合單位使用的管理軟件。在以往的檔案管理工作中，通常是由人工進行記錄工作，管理人員利用紙、筆等實現檔案的記錄工作，紙質記錄不僅容易丟失，而且時間較長的記錄會發生模糊看不清等問題，影響檔案管理工作的有效性。實現檔案管理的信息化，不僅能夠減少管理工作中人為處理檔案的工作，使計算機發揮出更大的優勢，提高工作效率，還能夠更加清晰地做好檔案管理記錄工作，當單位需要哪年哪類檔案時，可以通過查找信息管理軟件快速地找到檔案存儲位置，這樣檔案管理工作者就能夠將更多的時間花費在檔案收集與處理工作上，保證檔案管理的全面性。

（三）提高檔案管理工作人員管理能力。工作人員是檔案管理過程中最重要的一項組成部分，只有提高檔案管理工作人員的管理能力，才能不斷規范其工作方法，做好管理工作，實現檔案管理工作的規范化。要提高檔案管理人員的管理能力，就要重點做好以下幾方面工作：一是為管理工作者提供更多的培訓機會，檔案館可以通過邀請專業檔案管理人員為本單位人員進行培訓，使其掌握到更加規范的管理技巧，同時不同單位之間還可以開展檔案管理工作交流會，使工作人員能夠在交流會中更好地溝通工作方法，找到解決自身在工作中存在問題的辦法，保證管理工作的規范化。二是檔案館要明確對檔案管理人員的管理機制和方法，同時加強對檔案管理人員工作的監督，使檔案管理人員能夠在制度的約束下，規范自身的工作方法和流程，在新形勢下實現檔案管理工作的規范化。

三、總結

總而言之，檔案管理工作的規范化十分重要，隨著社會發展狀態的變化，人們對檔案管理工作的主觀看法和檔案管理工作的要求都發生了改變，在此基礎上，實現檔案管理工作的規范化不僅能夠提升管理者自身的管理水平，保證檔案的真實性與完整性，更能夠提高檔案的利用率，當需要檔案時，能夠及時找出所需檔案，為企事業單位人員管理、經濟活動管理工作提供借鑒，為檔案管理工作開創一個新局面，為社會進步與發展作出貢獻。

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