衛生院提高檔案利用率的研究與探討

李偉艷

【摘要】當前，衛生院中存在檔案利用率較低，檔案管理在衛生院的管理中作用甚微的問題。分析發現造成這一現象的原因有：檔案收集效率不高，沒有健全的檔案資料；缺乏專業的檔案管理人才，無法提高檔案管理水平；硬件投入不足，缺乏基礎保障。提高檔案利用率的措施有：要利用計算機網絡提升檔案管理效率；提高檔案利用率人是最關鍵因素；全方位搜集資料，提高檔案質量；完善檔案管理規章制度。

【關鍵詞】檔案；利用率；提高

衛生院的檔案利用率對于促進檔案管理在衛生院管理中的作用具有重要意義。因此需要加強對衛生院檔案利用率較低的原因分析，尋找有效解決途徑。

一、衛生院檔案利用率低下原因

（一）檔案收集效率不高，沒有健全的檔案資料。衛生院從衛生院的醫療、行政、人事、后勤等方面出發，制定了與實際相適應的管理制度，管理制度較為健全。但是在多數的衛生院，檔案管理的相關制度較為欠缺，只有極少數的衛生院會把檔案管理工作的成績作為工作項目的考核目標。這在很大程度上降低了檔案工作人員的積極性，從而導致工作質量下降，檔案收集效率低下，很難形成完整的檔案資料，無法為衛生院的管理者提供及時準確的參考信息。

（二）缺乏專業的檔案管理人才，無法提高檔案管理水平。在檔案管理中，管理人員是核心因素。檔案管理員水平的高低將直接影響衛生院的檔案管理工作的質量。目前，在衛生院中檔案管理人才的缺失現象十分普遍，部分領導由于缺乏對檔案管理工作重要性的認識，委派非專業人士進行檔案管理工作，這在很大程度上降低了檔案管理水平，從而導致檔案無法得到有效利用。

（三）硬件投入不足，缺乏基礎保障。一部分比較偏遠的衛生院，經濟條件較差，檔案管理硬件落后，管理技術水平較為低下，很難按照相關檔案保管標準進行檔案資料的存入。這嚴重影響檔案管理工作的進行，造成檔案資料收集不全，無法發揮其自身的利用價值，利用率低下。

二、提高衛生院檔案利用率措施

（一）要利用計算機網絡提升檔案管理效率。計算機網絡具有方便、快捷的優勢。利用計算機網絡技術，可以大大提高檔案人員的工作效率，提升檔案管理的質量，從而提高檔案利用率。但利用計算機網絡進行檔案管理也存在一定的缺點，主要是檔案資源保密事項無法得到充分保證。衛生院利用網絡技術進行檔案管理必須嚴格按國家保密規定，嚴禁將檔案資料傳送到網上進行公開。即使是衛生院的內部局域網，仍然需要加強警惕，防止非相關人員閱讀涉密的檔案資料。

（二）提高檔案利用率人是最關鍵因素。在檔案管理中，人是最為關鍵的因素，起到統籌規劃和具體執行的作用。在檔案形成過程中既需要領導的統籌規劃，又需要具體工作人員的收集、整理和匯編。檔案的后期利用是全員參與的過程，只有大家充分認識檔案的價值，正確地利用檔案，才能真正提高檔案的利用率。檔案管理水平直接取決于檔案管理人員。要想提高衛生院的檔案質量，使檔案得到充分利用，就必須提升檔案管理人員的整體素質。這既需要培養檔案管理工作者的文秘、歷史學、目錄學、社科情報知識水平，還需要檔案管理工作者了解計算機的相關知識，這樣才能提升檔案管理的水平和效率，形成高質量的檔案，為提升檔案的利用率奠定基礎。

（三）全方位搜集資料，提高檔案質量。檔案材料來源是影響檔案質量的基礎因素。檔案資料來源于衛生院的方方面面，每個人都是潛在的檔案資料來源者。因此檔案管理人員需要在單位中具備一定的協調、應對能力，能夠處理好各方關系，收集各方面材料。此外，檔案后期的材料整理、鑒定、保管對檔案質量的提升也具有重要影響。這是一項需要較強操作性的工作，衛生院檔案管理者必須在了解相關管理規定，按照要求，合理分類、整理匯編檔案材料。衛生院通過科學的研究，在檔案整理、服務方式等方面做出創新，可以幫助提升檔案質量，從而提高檔案利用率。檔案管理工作是一項看似簡單，實際十分繁瑣的工作，要想保證檔案質量，管理人員必須具有充分的耐心，從細節出發，做好每一項小工作。

（四）完善檔案管理規章制度。俗話說，“不以規矩不能成方圓”，要想提高檔案利用率，就必須建立檔案管理規章制度。一般來說，檔案管理制度囊括歸檔制度、保管制度、借閱制度、保密制度、統計制度、文書檔案分類編號制度，每一項制度都深入檔案管理的每一個細節，對檔案管理工作做出最為嚴格的規定，保證檔案管理有制度可循。

三、結語

造成衛生院中檔案利用率較低的原因有：檔案收集效率不高，沒有健全的檔案資料；缺乏專業的檔案管理人才，無法提高檔案管理水平；硬件投入不足，缺乏基礎保障。解決這一問題的途徑有：利用計算機網絡提升檔案管理效率；提高檔案利用率人是最關鍵因素；全方位搜集資料，提高檔案質量；完善檔案管理規章制度。

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