衛(wèi)生院提高檔案利用率的研究與探討

李偉艷

【摘要】當(dāng)前，衛(wèi)生院中存在檔案利用率較低，檔案管理在衛(wèi)生院的管理中作用甚微的問(wèn)題。分析發(fā)現(xiàn)造成這一現(xiàn)象的原因有：檔案收集效率不高，沒(méi)有健全的檔案資料；缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才，無(wú)法提高檔案管理水平；硬件投入不足，缺乏基礎(chǔ)保障。提高檔案利用率的措施有：要利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)提升檔案管理效率；提高檔案利用率人是最關(guān)鍵因素；全方位搜集資料，提高檔案質(zhì)量；完善檔案管理規(guī)章制度。

【關(guān)鍵詞】檔案；利用率；提高

衛(wèi)生院的檔案利用率對(duì)于促進(jìn)檔案管理在衛(wèi)生院管理中的作用具有重要意義。因此需要加強(qiáng)對(duì)衛(wèi)生院檔案利用率較低的原因分析，尋找有效解決途徑。

一、衛(wèi)生院檔案利用率低下原因

（一）檔案收集效率不高，沒(méi)有健全的檔案資料。衛(wèi)生院從衛(wèi)生院的醫(yī)療、行政、人事、后勤等方面出發(fā)，制定了與實(shí)際相適應(yīng)的管理制度，管理制度較為健全。但是在多數(shù)的衛(wèi)生院，檔案管理的相關(guān)制度較為欠缺，只有極少數(shù)的衛(wèi)生院會(huì)把檔案管理工作的成績(jī)作為工作項(xiàng)目的考核目標(biāo)。這在很大程度上降低了檔案工作人員的積極性，從而導(dǎo)致工作質(zhì)量下降，檔案收集效率低下，很難形成完整的檔案資料，無(wú)法為衛(wèi)生院的管理者提供及時(shí)準(zhǔn)確的參考信息。

（二）缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才，無(wú)法提高檔案管理水平。在檔案管理中，管理人員是核心因素。檔案管理員水平的高低將直接影響衛(wèi)生院的檔案管理工作的質(zhì)量。目前，在衛(wèi)生院中檔案管理人才的缺失現(xiàn)象十分普遍，部分領(lǐng)導(dǎo)由于缺乏對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，委派非專(zhuān)業(yè)人士進(jìn)行檔案管理工作，這在很大程度上降低了檔案管理水平，從而導(dǎo)致檔案無(wú)法得到有效利用。

（三）硬件投入不足，缺乏基礎(chǔ)保障。一部分比較偏遠(yuǎn)的衛(wèi)生院，經(jīng)濟(jì)條件較差，檔案管理硬件落后，管理技術(shù)水平較為低下，很難按照相關(guān)檔案保管標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案資料的存入。這嚴(yán)重影響檔案管理工作的進(jìn)行，造成檔案資料收集不全，無(wú)法發(fā)揮其自身的利用價(jià)值，利用率低下。

二、提高衛(wèi)生院檔案利用率措施

（一）要利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)提升檔案管理效率。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)具有方便、快捷的優(yōu)勢(shì)。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以大大提高檔案人員的工作效率，提升檔案管理的質(zhì)量，從而提高檔案利用率。但利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理也存在一定的缺點(diǎn)，主要是檔案資源保密事項(xiàng)無(wú)法得到充分保證。衛(wèi)生院利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理必須嚴(yán)格按國(guó)家保密規(guī)定，嚴(yán)禁將檔案資料傳送到網(wǎng)上進(jìn)行公開(kāi)。即使是衛(wèi)生院的內(nèi)部局域網(wǎng)，仍然需要加強(qiáng)警惕，防止非相關(guān)人員閱讀涉密的檔案資料。

（二）提高檔案利用率人是最關(guān)鍵因素。在檔案管理中，人是最為關(guān)鍵的因素，起到統(tǒng)籌規(guī)劃和具體執(zhí)行的作用。在檔案形成過(guò)程中既需要領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)籌規(guī)劃，又需要具體工作人員的收集、整理和匯編。檔案的后期利用是全員參與的過(guò)程，只有大家充分認(rèn)識(shí)檔案的價(jià)值，正確地利用檔案，才能真正提高檔案的利用率。檔案管理水平直接取決于檔案管理人員。要想提高衛(wèi)生院的檔案質(zhì)量，使檔案得到充分利用，就必須提升檔案管理人員的整體素質(zhì)。這既需要培養(yǎng)檔案管理工作者的文秘、歷史學(xué)、目錄學(xué)、社科情報(bào)知識(shí)水平，還需要檔案管理工作者了解計(jì)算機(jī)的相關(guān)知識(shí)，這樣才能提升檔案管理的水平和效率，形成高質(zhì)量的檔案，為提升檔案的利用率奠定基礎(chǔ)。

（三）全方位搜集資料，提高檔案質(zhì)量。檔案材料來(lái)源是影響檔案質(zhì)量的基礎(chǔ)因素。檔案資料來(lái)源于衛(wèi)生院的方方面面，每個(gè)人都是潛在的檔案資料來(lái)源者。因此檔案管理人員需要在單位中具備一定的協(xié)調(diào)、應(yīng)對(duì)能力，能夠處理好各方關(guān)系，收集各方面材料。此外，檔案后期的材料整理、鑒定、保管對(duì)檔案質(zhì)量的提升也具有重要影響。這是一項(xiàng)需要較強(qiáng)操作性的工作，衛(wèi)生院檔案管理者必須在了解相關(guān)管理規(guī)定，按照要求，合理分類(lèi)、整理匯編檔案材料。衛(wèi)生院通過(guò)科學(xué)的研究，在檔案整理、服務(wù)方式等方面做出創(chuàng)新，可以幫助提升檔案質(zhì)量，從而提高檔案利用率。檔案管理工作是一項(xiàng)看似簡(jiǎn)單，實(shí)際十分繁瑣的工作，要想保證檔案質(zhì)量，管理人員必須具有充分的耐心，從細(xì)節(jié)出發(fā)，做好每一項(xiàng)小工作。

（四）完善檔案管理規(guī)章制度。俗話(huà)說(shuō)，“不以規(guī)矩不能成方圓”，要想提高檔案利用率，就必須建立檔案管理規(guī)章制度。一般來(lái)說(shuō)，檔案管理制度囊括歸檔制度、保管制度、借閱制度、保密制度、統(tǒng)計(jì)制度、文書(shū)檔案分類(lèi)編號(hào)制度，每一項(xiàng)制度都深入檔案管理的每一個(gè)細(xì)節(jié)，對(duì)檔案管理工作做出最為嚴(yán)格的規(guī)定，保證檔案管理有制度可循。

三、結(jié)語(yǔ)

造成衛(wèi)生院中檔案利用率較低的原因有：檔案收集效率不高，沒(méi)有健全的檔案資料；缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才，無(wú)法提高檔案管理水平；硬件投入不足，缺乏基礎(chǔ)保障。解決這一問(wèn)題的途徑有：利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)提升檔案管理效率；提高檔案利用率人是最關(guān)鍵因素；全方位搜集資料，提高檔案質(zhì)量；完善檔案管理規(guī)章制度。

【參考文獻(xiàn)】

[1]姜海峰，宋強(qiáng). 提高檔案利用率的研究與探討[J].環(huán)球市場(chǎng)， 2016（10）.

[2]張少偉.提升電子檔案利用率的有效策略研究[J].時(shí)代報(bào)告：學(xué)術(shù)版， 2015（9）：20-20.

[3]何樹(shù)桃.影響檔案利用率的主要因素及對(duì)策研究[J].礦業(yè)工程研究， 2009， 31（2）：161-162.

[4]孫海燕.關(guān)于對(duì)醫(yī)院檔案管理的研究與探討[J].西江月， 2013.

[5]鄔雪軍，朱康康. 開(kāi)展用戶(hù)研究 提高檔案利用率[J]. 浙江檔案， 2000（4）.