基層醫院宣傳檔案管理工作的思考和探討

楊秋雨

【摘要】醫院宣傳工作中形成的各類資料經過系統地整理、歸檔形成了宣傳檔案。宣傳檔案是記載醫院發展和歷程的重要資料，有著較為重要的保存和參考利用價值，為加強宣傳教育，提升醫院的知名度，樹立良好的形象，促進醫生和患者之間的溝通與交流，增強群眾對醫院的信任起到了重要的作用，也為醫院的學術研究和科研進步提供了重要的依據支持。

【關鍵詞】宣傳檔案管理；醫院；對策

如今的醫療市場競爭異常激烈，醫患矛盾也日趨緊張，基層醫院為樹立美譽度和知名度，消除醫患信息的不對等，營造和諧醫患關系，開展各種形式的宣傳工作，由此產生了大量的文字和聲像資料，這些資料記錄著醫院建設與發展過程中的重大事件，具有重要的保存和利用價值。近年來，筆者所在的中山火炬開發區醫院將其整理、歸檔形成宣傳檔案，運用現代化、信息化手段加以管理和利用，逐步探索宣傳檔案在維護醫院良好形象、提升管理水平、打造醫院文化等方面的積極作用。本文根據工作實際，探討基層醫院宣傳檔案的收集、管理和利用。

一、 宣傳檔案的來源

醫院宣傳工作內容包括：醫院的管理措施、改革進程、發展動態，醫療技術的研究和成果、各類醫療服務活動、集體與個人先進事跡，典型病例、健康知識宣傳教育等。以下三種情況產生的資料可整理并歸入宣傳檔案。

（一）醫院內部撰寫的宣傳稿件和宣教資料。醫院工作人員撰寫的宣傳稿件和照片，宣傳會議或相關活動而產生的記錄和宣傳資料等是宣傳檔案的主要來源。院內外舉辦各種形式的健康教育宣傳活動，也形成了大量的文字和聲像資料。此外，醫院各類演講、征文、辯論比賽中的優秀作品也可收集歸檔。

（二）醫院編寫發行的各類刊物。很多基層醫院擁有院報院刊或者內部簡報等宣傳刊物，近年來，網站、微信公眾號和微博等宣傳平臺也十分普及，這些資料都應歸檔管理。其中，院報院刊等刊物的發行有一定的周期性，比如每月或每季度一期，且發行前經過校對和編審，是宣傳檔案穩定并且質量較高的來源。

（三）醫院外部各類媒體的宣傳報道。為了加大宣傳力度，醫院還經常借助報紙、電視、廣播、外部網絡和新媒體平臺等媒介進行宣傳報道，這些宣傳材料類型豐富，而且較內部宣傳資料更加客觀、新穎，是宣傳檔案不可或缺的一部分。

二、宣傳檔案的類型

（一）文書檔案。來源于各類宣傳稿件、報刊雜志及刊登的文章、活動文字記錄等傳統紙質資料，還包括科普專欄資料等，是宣傳檔案的主要類型。

（二）聲像檔案。各類宣傳活動、廣播電視的報道和專家訪談等產生的視頻、音頻、照片等聲像資料經過整理形成聲像宣傳檔案。

（三）網絡檔案。當今社會已經進入網絡時代，網絡憑借著信息量大、傳播速度快、內容活潑的優勢成為最受歡迎的媒體。基層醫院審時度勢，充分發揮醫院自有的網站、微博、微信公眾號和外部網站和網絡媒體中進行宣傳和科普醫療知識，在網絡中生成的各類資料就成為了網絡檔案。

三、宣傳檔案的功能和作用

第一，宣傳檔案具有真實性、可靠性、生動性等特點，能夠為醫院的文化建設提供新思路，也為醫院編寫院史、各類宣傳畫冊提供重要的史實材料，是大事記的重要和有益補充。我院為紀念建院60周年編寫了《春華秋實60載》畫冊，其中部分內容來自于對宣傳檔案文字與圖片資料的提取和匯總。第二，宣傳檔案是各項業務工作的重要客觀佐證。例如，2016年5月，我院新院區的建成使用受到了省、市、區級十多家媒體的關注和宣傳報道，而該項目定為“區十大民生工程”之一被列入政府工作的考核目標，“媒體宣傳報道”是指標之一，醫院宣傳檔案的翔實記錄使該指標成功得分。第三，宣傳檔案的正面性和積極性對員工有巨大的教育價值，影響著整個醫院的精神面貌，有利于激發職工工作熱情，增強凝聚力。第四，宣傳檔案也為開展宣傳隊伍人員的培訓提供了良好的素材和參考資料，促進了宣傳工作水平的提升。此外，征文、演講、比賽等的優秀文章和醫務工作者的工作體會與感悟均可集結成冊，可對外樹立正面形象、對內鼓舞員工士氣。

四、對基層醫院宣傳檔案管理的體會和做法

（一）提高檔案管理人員的專業素質。為了做好宣傳檔案的管理工作，最好由熟悉宣傳工作的管理人員來負責宣傳檔案的收集、整理，盡可能做到全面、翔實、系統。基層醫院行政部門工作人員往往身兼多職，檔案及宣傳工作一般由辦公室管理，甚至同一人負責，為此，醫院應培養復合型人才，開展定期的規范化的職業道德、專業基礎理論與技能、信息技術、現代化管理方法等的培訓，更好地適應檔案管理信息化建設和醫院發展各階段的需要和要求。檔案管理人員還要加強工作的使命感和責任感，充分認識宣傳檔案對醫院管理和發展的重要作用，充分占有和收集盡可能多的資料，經過甄別，保留有價值的資料歸檔管理。此外，對于業務科室形成的檔案資料，宣傳檔案管理人員應變被動接受為主動上門收集資料。

（二）增強資料形成部門和相關人員的檔案意識。向從事稿件撰寫、宣傳工作及其他一線工作人員進行檔案重要性的宣傳，加強檔案意識，使他們認識到不僅要把醫院宣傳出去，也要把資料保存下來，使各項資料得以完整保留和科學保管，發揮最大的價值。

（三）加強檔案制度建設。宣傳檔案應建立相應的管理制度，明確資料的處理流程和要求，規定歸檔資料的內容和范圍，促進相關部門的分工與合作，加強交流和溝通，共同促進宣傳檔案資料的收集、整理、保管和利用的順利進行。

（四）發揮檔案利用和宣傳工作的相互促進作用。進行宣傳檔案的研究和學習，可促進宣傳工作水平的提高。我院每年舉辦的通訊員和信息報送培訓班，大部分課程都來自于對宣傳檔案的分析和講解。此外，在醫院各重大活動，如醫院新址落成啟用儀式、教學醫院掛牌、60周年慶典等活動的籌備組織階段，宣傳工作人員主動查找并借鑒參考以往宣傳工作資料， 擬定宣傳計劃，部署相關工作，甚至可以提前撰寫稿件提綱，提升宣傳工作的效率和效果。

同時，宣傳檔案的有效利用，又會增強工作人員對資料的收集和歸檔意識，形成檔案管理和利用的良性循環。

（五）實施現代化信息管理和利用。除了文書檔案外，宣傳檔案要盡可能保留電子文檔，利用信息技術開展全方位利用。我院根據就診患者和求職應聘人員來院前在醫院網站瀏覽信息、了解醫院情況的習慣，在網站開辟專欄，匯總各媒體對醫院的文字、圖片、音頻視頻報道資料，標明媒體名稱、時間、版面、采編者等信息并進行展示。

（六）宣傳檔案管理的幾點做法。紙質檔案：以我院為例，醫院每季度發行一期院報，并不定期編印各類宣傳手冊、畫冊等等，可以年度為單位，建立檔案目錄并歸檔。其他報刊雜志等紙質媒體的報道和圖片，每年匯總成冊，建立卷宗總目錄，標注刊登媒體名稱、時間、作者、版面等信息。醫院內部撰寫的原始稿件無論是否刊登在媒體上均分類并做歸檔管理。聲像檔案：圖片檔案每次活動可挑出一張或幾張，沖印后歸入照片檔案卷宗，標明卷內的目錄，包括照片號、活動主題、時間，設立分目錄，主要有照片號、時間、地點、人物、攝影者。電子檔案：文字、圖片、音頻、視頻宣傳資料均可建立電子檔案，方便存儲、查找和使用。

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