面向優撫對象的民政檔案管理與利用分析

閆曉慧

【摘要】隨著自然災害與全球局部戰爭的頻繁發生，我國的優撫對象呈現出逐年增多的趨勢，在這種情況下就要求我國政府加強對優撫對象的檔案管理工作。本文以優撫對象的民政檔案為視角，通過對檔案管理與利用的分析，為我國優撫對象的民政檔案管理提供理論的建議。

【關鍵詞】優撫對象；民政檔案管理；民政檔案利用

我國于1956年正式確立了優撫制度。這項制度自從被確立以來，由于其具有的優勢被我國長期堅持與使用。而自我國建國以來，一直處于相對和平的狀態，優撫對象呈現出基本穩定的狀態。但建國以后，我國也曾發生過局部戰爭與自然災害，這些都集中性地使我國優撫對象在數量急劇上升。而隨著我國經濟發展與深化改革的不斷進行。我國目前重點優撫對象的數量呈現出了逐年上升的趨勢。而這也就給各個地方的民政機構提出了檔案管理上的新要求。如何有效地管理優撫對象的民政檔案是一個亟待探討解決的問題。

一、面向優撫對象的民政檔案管理

做好優撫對象的檔案管理工作可以從三個方面入手：

（一）完善檔案管理制度。有效管理優撫檔案，首先要完善優撫檔案的管理制度。要建立動態管理的管理制度，將重點的優撫對象納入管理與審核的體系，定期對其基本情況與生活情況進行更新，為有效地開展優撫工作提供檔案的支持。同時各個民政單位也要積極地改變管理方式，使檔案管理向著標準化、科學化的方向發展。同時還要加強信息化的建設，使管理模式更加規范，便捷。

（二）加強電子檔案與紙質檔案的結合。有效管理優撫檔案，要加強電子檔案與紙質檔案的結合。而這對于工作人員的核心要求就是：做到電子檔案與紙質檔案同時保存歸檔。而要做到這一點，就需要工作人員熟練地掌握紙質歸檔與電子歸檔的方法。同時對于一些不擅長使用電子歸檔的優撫人員，檔案管理人員要幫助其完成檔案填寫、核對以及電子保存的各個程序。而在這期間，工作人員要著重注意工作態度與工作方法。而在實踐中，各個基層單位還總結出了關于電子檔案與紙質檔案結合管理的具體工作要求，即“一全、 二清、 三有序”。

（三）及時整理檔案信息。優撫對象的一個重要的特點就是：其基本狀態處于隨時變化中，即有的優撫對象會隨著時間的推移而不再滿足被優撫的條件，這時其就喪失了被優撫的資格。而有些沒有滿足優撫條件的對象，可能因時間經過或發生重大事情而滿足了被優撫的條件。同時還包括優撫對象去世，重大疾病等其他情況。而這些都會導致優撫對象的信息的變化。這就要求工作人員要及時地整理及更新優撫檔案的信息。

可以從以下幾個方面入手：制作統一的檔案信息目錄，方便管理；實行一對一的全程跟蹤服務；隨時更新電子數據，方便隨時查詢。

（四）加強檔案防護設施的更新與保養。檔案防護設施包括：防盜設施（防盜門）、防火設施（滅火器）、防磁設施（防護磁柜）、防毒設施（消毒機）等。這些設施在不同的方面能有效地保護檔案不被破壞。因而要做好這些設施的更新與保養。例如：防磁柜的更新換代十分迅速的設施，因而對于防磁柜要做到及時更新，以免其失效而導致檔案消磁的問題。而對于滅火器，加濕器等器械要做到及時的維護與保養，使其保持良好的工作狀態，能夠隨時投入工作。

二、面向優撫對象的民政檔案利用

（一）完善優撫檔案利用制度。優撫檔案是國家為有效服務優撫對象而建立的，便于管理的檔案。對這種檔案的利用要秉持有利于優撫對象的原則，不能濫用。因而必須建立優撫對象的民政檔案利用制度。首先要強調的是：優撫檔案不能外借，要確保優撫檔案的信息安全，防止優撫檔案被不法分子利用。其次要建立信息化的利用方式，但對于信息進行網絡應用時要保護好信息的安全。可以采用設置工作網絡與隨時更換密鑰的方式。最后需要說明的是：要嚴格執行優撫檔案的利用制度，對于違反制度的人員要給出懲罰，并責令其對造成損失負責。

（二）完善電子優撫檔案的利用途徑。對于電子優撫檔案的有效利用，能有效提高優撫檔案的利用效能?？梢詮娜齻€方面進行利用：

第一，優先考慮“拷貝”利用的途徑?？截惱镁哂衅渌梅绞剿痪邆涞膬烖c?？截惱媚茏畲笙薅鹊乇Ａ粼茧娮訖n案的信息，因而能使利用人對檔案信息的利用達到最大化。所以在對電子優撫檔案進行利用的時候要優先考慮使用“拷貝利用的方式。而這里需要說明的是：在使用“拷貝”方式時需要將優撫信息轉化為標準的文檔格式，也可以提供打印件或復印件。

第二，利用通信傳輸。通信傳輸也是有效利用優撫檔案的途徑之一。與“拷貝”方式相比，這種利用方式具有不受時間與地域限制的優點，因而可以在滿足互聯網的要求的情況下廣泛地使用。但需要強調的是：對這種方式的使用需要謹慎應對網絡病毒與網絡信息泄露。因而這種方式也一般被應用在民政部門的內部。

第三，現場查詢，直接利用。這種利用方式多存在于民政部門的檔案查詢現場，主要針對老齡優撫對象和不善于利用電腦的優撫對象。通過現場查詢，可以使這部分優撫對象也能及時了解到自身的信息。

三、總 結

加強對優撫對象民政檔案的管理，有利于政府有效地服務于優撫對象。本文從優撫檔案的管理與優撫檔案的利用兩個方面分析闡釋了優撫檔案有效管理與利用途徑。并針對特殊情況做出了說明，最后筆者要強調的是：優撫檔案管理要來源于對實踐的總結，因而基層的檔案管理人員對這個問題也要積極研究，深入探討，為優撫檔案的管理與利用作出貢獻。

【參考文獻】

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