疾控中心文書檔案的規范化管理策略

王麗巖

【摘要】對文書檔案的管理，是疾控中心加強規范化管理的基礎工作，可以為疾控中心的制度化、流程化和規范化提供依據。本文分析了疾控中心文書檔案管理現狀，并據此提出了規范化管理策略。

【關鍵詞】疾控中心；文書檔案；規范化管理

在疾控中心開展各項工作的過程中，會形成大量的文書檔案，是疾控中心發展軌跡的真實記錄，可以將在基礎設施建設、財務管理、人力資源管理等方面的情況反映出來。因此，疾控中心要重視文書檔案管理工作，及時采取規范化管理措施，保證資料信息的準確、安全和完整，這樣才能更好地發揮出文書檔案的作用，并為疾控中心的發展提供服務。

一、疾控中心文書檔案管理現狀

（一）缺乏專業檔案管理人員。從目前疾控中心文書檔案管理工作來看，檔案管理專業型人才十分匱乏，大多為兼職的檔案管理人員，并且很多沒有獲得《檔案人員崗前考試合格證書》。這樣造成疾控中心文書檔案綜合管理能力不強，在檔案移交和歸檔時顯得不夠規范，沒有第一時間做好檔案的收集與移交工作，大部分業務檔案處理得不夠及時。更有甚者，未能做好對文書檔案資料的分類，也沒有做好歸檔工作。

（二）檔案管理軟硬件設施建設滯后。隨著越來越多的疾控中心建設了新的辦公大樓，在一定程度上改善了辦公條件，但是投入到檔案室建設上的資金則很少。從文書檔案保存情況來看，很多疾控中心仍然使用傳統的鐵皮檔案柜，只有個別地區配置了移動式密集架，很難對文書檔案的溫濕度加以控制，“八防”設施未能真正落到實處。不僅如此，因為文書檔案管理設施不足，很多紙質檔案容易出現丟失、損壞、受潮等情況。一些疾控中心配置了掃描儀、數碼相機、計算機等設施，不過卻沒有配置相應的文書檔案管理軟件，無法充分地開發和利用檔案信息資源，大多數疾控中心只能人工檢索，缺少對檔案資料的全文掃描。

（三）文書檔案管理制度不完善。當前，雖然大多數疾控中心制定了完善的疾病預防控制工作管理制度，但是缺少與疾控文書檔案管理相關的制度，疾控文書檔案管理制度不夠統一和規范。很多疾控中心文件材料歸檔范圍不夠規范，資料收集工作未做到位，無法統一收集具備較高價值的文件材料，導致檔案收集不齊全。疾控中心各部門缺乏較強的文書檔案保存意識，將工作期間產生的文件資料隨意丟棄，時間一久，造成大量有較高保存利用價值的文件資源出現損壞、丟失等情況，無法讓文書檔案得到有效管理。

（四）文書檔案收集不完整，歸檔不及時。從很多疾控中心文書檔案收集范圍來看，主要是文書檔案的收發文件，一些重要的文書檔案被存放于各部門里面，讓文書檔案得不到及時的收集與歸檔。另外，疾控中心檔案管理人員未和其他工作人員做好溝通與交流，造成文書檔案在移交過程中內容出現缺失。疾控中心涉及眾多專業，如消毒殺蟲、艾滋病、結核病、免疫規劃、傳染病、環境與職業衛生等等，每個專業有著不一樣的職能，工作會產生各種文件材料，其內容差異較大。

二、疾控中心文書檔案規范化管理策略

（一）加強文書檔案管理人員培訓。為提升疾控中心文書檔案管理規范化水平，要加大對檔案管理人員的培訓力度，讓他們接受專業、系統的培訓教育，從而更加熟悉文書檔案管理工作，掌握豐富的檔案法規、檔案信息化等知識。此外，在文書檔案管理崗位的人員安排上，必須確保持有《檔案人員崗前考試合格證書》。除了要加大培訓力度以外，還應為文書檔案管理人員提供繼續教育的機會，鼓勵他們積極參與相關的學術交流活動。檔案管理人員自身也要加強學習，掌握更多檔案檢索、OA辦公系統等知識，不斷提升自己的專業素質。這樣在歸檔資料收集過程中，才顯得更加完整和準確，為疾控中心文書檔案管理工作的順利進行提供人才保障。

（二）加快檔案管理軟硬件建設。疾控中心要想實現文書檔案的規范化管理，應該加快基礎設施建設步伐，為檔案管理部門提供更多的資金，讓文書檔案管理軟硬件設備能得到及時更新，改善庫房條件，安裝自動監控系統，提升防火和防盜的能力，同時要配置空調、檔案密集架、除濕機以及網絡安全軟件、路由器、掃描儀等網絡設備。此外，還要結合自身實際情況，配置先進的電子檔案管理軟件，建立文書檔案信息存儲與檢索系統，在文書檔案管理軟件的支持下，做好檔案立卷、編目和統計工作，并提供檔案檢索、借閱等服務。相比于以往手工操作，信息的儲存量更大，檢索速度與效率更快。同時要和OA辦公系統做好銜接，在電子檔案管理系統中直接存入文書檔案，通過計算機移交檔案。疾控中心要注重文書檔案管理的基礎設施建設，這樣才能最大限度發揮出其應有價值。

（三）健全檔案管理制度，規范檔案行為。通過對文書檔案管理制度的完善，可以確保疾控中心文書檔案管理工作能夠正常進行。在完善文書檔案管理制度的過程中，要與《衛生檔案管理暫行規定》《檔案法》等法律法規結合起來。疾控中心要根據自身實際情況，建立完善的檔案室管理制度，規范檔案歸檔整理工作流程，做好檔案的分類與編號工作，明確檔案歸檔范圍等，這樣能夠避免文書檔案管理的隨意性和人為性。此外，還要建立高素質的檔案管理隊伍，由分管領導主抓，這樣能夠確保文書檔案信息更加廣泛性和完整性，從而讓文書檔案管理行為更加規范化。

（四）開發領導資源，強化檔案管理責任主體。在疾控中心文書檔案管理工作中，需要“一把手”提起重視，才能使其更加規范。要成立由中心主任主抓、分管主任具體抓的檔案管理領導小組，安排專職的文書檔案管理人員。疾控中心文書檔案管理工作主要由專職檔案員負責，主要開展對檔案資料的收集、整理、立卷與歸檔工作，同時將檔案信息錄入到電子檔案管理軟件里面。疾控中心應要求各部門及時移交本部門的檔案資料，確保檔案資料能夠及時得到收集、整理和歸檔，避免出現遺漏，這樣文書檔案管理工作才更加規范進行。疾控中心領導要在發展計劃中納入檔案管理工作，和疾控中心業務建設同步規劃與發展，在領導議事日程中納入檔案目標管理，確保文書檔案工作有計劃、有步驟進行。

（五）充分開發與利用檔案信息資源。在疾控中心各項工作活動過程中，會形成大量的文書檔案，是對工作活動的歷史記錄，通過文書檔案管理工作，利用準確、全面、完整的信息資源，可以更好地服務于疾病預防控制工作。所以，對于疾控中心文書檔案管理工作而言，除了要做好日常收集、整理、歸檔、保存等工作以外，還明確檔案利用的目的，將其作為工作的指導思想，從而轉變以往上門查資料的現象，主動提供服務，利用快速、便捷的文書檔案查詢、檢索功能，為利用者提供快捷、及時的服務。疾控中心檔案管理部門要以調研檔案信息資源利用需求為基礎，從室藏檔案特點出發，進行多種層次的編研加工，如對《疾控中心年鑒》《疾控中心組織史》等資料加以編研，讓文書檔案信息資源得到科學、合理的開發，將多層次、多方面的信息提供給利用者。

三、結語

總之，文書檔案管理是疾控中心管理中的重要內容，需要提高重視程度。但是長期以來，受到各種因素的影響，疾控中心文書檔案管理工作較為粗放，有待進一步規范。因此，必須充分認識到當前疾控中心文書檔案管理工作中的不足，及時采取有針對性的解決策略。只有這樣才能讓文書檔案管理工作更加制度化、現代化和規范化，為疾控中心各項工作的開展提供服務。

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