淺析大數據時代企業(yè)檔案信息資源收集管理工作

王爽

【摘要】本文探析了大數據時代背景下，企業(yè)檔案信息資源收集管理工作所呈現出的特點以及圍繞大數據信息，企業(yè)檔案信息資源收集管理中已出現的革新變化，最后對未來大數據時代，企業(yè)檔案信息資源收集管理工作進行了合理化的展望和預期。

【關鍵詞】大數據時代；企業(yè)檔案信息資源收集管理；革新；展望

一、大數據背景下，企業(yè)檔案信息資源特征

近年來，隨著信息技術快速發(fā)展和普遍應用，大數據（big date）受到更多關注，作為中國經濟的重要組成部分，國有企業(yè)不可避免的融入大數據浪潮之中。大數據時代的特點可以概括為：Vari-ety（模態(tài)繁多）、Volume（體量浩大）、Velocity（生成快速）和Value（價值巨大但密度很低）。這些錯綜復雜的特點使當前的企業(yè)檔案管理體現如下特點：

（一）數據指數級增長，檔案信息分析運行能力要求增強?！按髷祿囊訥B或TB為單位來衡量上升為以PB（1000個T）、EB（一百萬個T）或ZB（10億個T）為計量單位。目前，一般大型國有企業(yè)檔案數據量從TB量級已經增加到EB量級。巨大的信息數據量，使得檔案管理需要花費更長地時間去運行分析，同時對企業(yè)檔案管理者在短時間內甄別信息價值能力也提出了更高的要求。

（二）數據類型多樣化，檔案管理利用難度增大。大數據時代前，國有企業(yè)數據多為定型化數據。少數企業(yè)擁有非結構化數據。大數據環(huán)境下檔案類型多樣化，圖片、音頻、視頻等非結構化數據占據主流地位。據測算，目前我國國有企業(yè)非結構化數據復合年增長率超過90%，其主要驅動力來自于互聯(lián)網以及依托互聯(lián)網的諸如微博、微信等新生客戶端。

（三）數據時效性強，檔案處理捕捉能力升級。在一個開放和兼容的大數據時代中，企業(yè)檔案管部門必須在超容量級的檔案數據中進行快速地收集、分析、提交的結果，檔案從業(yè)者需以極快的速度從檔案數據中捕捉有價值的信息后用于決策，才能最大限度地提升檔案信息的有效性，實現“1秒定律”。

（四）數據自身價值巨大，檔案價值凸顯稀疏性。在大數據時代，數據總量與數據價值密度高低并不成正比關系。大量信息數據的占有，需要專業(yè)的檔案人員反復層層地分析萃取創(chuàng)新有價值的信息，實現高質量的企業(yè)檔案數據。隨著數據信息群的不斷龐大，企業(yè)檔案價值稀疏性逐漸增加，錯誤數據分析風險有所增強。

二、大數據背景下，企業(yè)檔案信息資源收集管理革新探究

（一）檔案管理觀念的變化。一是企業(yè)檔案管理的范疇的轉變。由原先單一的文件、史料、信息、記錄等單一結化數據變成了結構化數據與非結構化數據并存，甚至網絡信息、電子郵件、音視頻等零散性非結構化數據將成為企業(yè)檔案的核心部分。二是企業(yè)檔案管理意義的巨大改變。以往企業(yè)檔案工作更多的側重于史料、記錄、保存等功能，往往局限于單一價值功能體現。隨著大數據時代的到來，企業(yè)檔案意義的數據在輿情、醫(yī)療、治安、冶金、政務等領域中開始發(fā)揮巨大作用。企業(yè)檔案服務方式也從被動服務向主動服務轉變，主動通過對海量信息的篩選、甄別，尋找最具價值的數據整理儲存，通過輔助決策實現社會經濟價值。

（二）企業(yè)檔案信息系統(tǒng)技術架構初步建立。以往的現代企業(yè)檔案管理模式主要包括：檔案分散管理模式、檔案集中管理模式和信息—體化管理模式三種模式。隨著大數據時代的到來，簡單的一體化已經不能滿足企業(yè)對檔案工作要求。借助于最新的數據技術，一體化信息處理開始向一站式轉變，即通過應用云計算技術，對現有企業(yè)所有檔案數據信息進行重新設計，動態(tài)增加計算資源、存儲資源，將檔案數據信息轉變成一系列二進制代碼儲存，再經過統(tǒng)一分析、追蹤、計算、量化所有數據，依據結論分析出潛在規(guī)律推算可能產生的有效結果，并直接將最終最后價值的檔案數據直接傳送至決策層，主動服務企業(yè)發(fā)展與管理。

（三）企業(yè)檔案收集管理流程更加規(guī)范。大數據時代信息共通共有的背景下，是信息安全的巨大不確定性。為此，企業(yè)高層已經將企業(yè)檔案管理作為企業(yè)戰(zhàn)略性事務進行關注，對企業(yè)檔案收集管理進行標準化流程式管控，特別加強各個環(huán)節(jié)安全管理意識措施的培訓。部分企業(yè)已將ISO認證標準引入企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，使得標準流程更加明晰，環(huán)節(jié)把控更加嚴格。

三、大數據背景下，企業(yè)檔案數據信息管理工作的前景展望

（一）企業(yè)檔案信息管理大數據平臺的建立。平臺建設將基于現有的IT基礎設施，例如云平臺的建設。但不同于云平臺單純的基礎設施建設，大數據平臺還需要有相關配套軟件的及時進入，實現在云框架下的大數據分析和應用。企業(yè)檔案大數據平臺的建設是一項非常復雜的系統(tǒng)工程，在我國仍處于初級階段，但有些企業(yè)已經在嘗試初期實現了很好的成果。

（二）企業(yè)檔案利用率的有效性和針對性的提升。大數據時代，很多檔案管理者認為海量信息數據的流動性與檔案的史料固定性有所矛盾，受之影響國內企業(yè)檔案信息資源開放利用整體上還比較落后，成為企業(yè)檔案建設中相對薄弱一環(huán)。近來，一些大型國有企業(yè)開始積極實踐，并有望成為未來企業(yè)檔案發(fā)展的趨勢。

四、結語

隨著企業(yè)檔案工作重要性的增長，身為服務企業(yè)檔案工作的一員，必須圍繞主業(yè)，做好企業(yè)檔案基礎管理工作，同時運用大數據帶來的優(yōu)勢價值，積極發(fā)揮檔案數據信息資源的最大價值，為企業(yè)發(fā)展助一臂之力。

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