淺析大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案信息資源收集管理工作

王爽

【摘要】本文探析了大數(shù)據(jù)時代背景下，企業(yè)檔案信息資源收集管理工作所呈現(xiàn)出的特點以及圍繞大數(shù)據(jù)信息，企業(yè)檔案信息資源收集管理中已出現(xiàn)的革新變化，最后對未來大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)檔案信息資源收集管理工作進(jìn)行了合理化的展望和預(yù)期。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)時代；企業(yè)檔案信息資源收集管理；革新；展望

一、大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)檔案信息資源特征

近年來，隨著信息技術(shù)快速發(fā)展和普遍應(yīng)用，大數(shù)據(jù)（big date）受到更多關(guān)注，作為中國經(jīng)濟的重要組成部分，國有企業(yè)不可避免的融入大數(shù)據(jù)浪潮之中。大數(shù)據(jù)時代的特點可以概括為：Vari-ety（模態(tài)繁多）、Volume（體量浩大）、Velocity（生成快速）和Value（價值巨大但密度很低）。這些錯綜復(fù)雜的特點使當(dāng)前的企業(yè)檔案管理體現(xiàn)如下特點：

（一）數(shù)據(jù)指數(shù)級增長，檔案信息分析運行能力要求增強。“大數(shù)據(jù)從以GB或TB為單位來衡量上升為以PB（1000個T）、EB（一百萬個T）或ZB（10億個T）為計量單位。目前，一般大型國有企業(yè)檔案數(shù)據(jù)量從TB量級已經(jīng)增加到EB量級。巨大的信息數(shù)據(jù)量，使得檔案管理需要花費更長地時間去運行分析，同時對企業(yè)檔案管理者在短時間內(nèi)甄別信息價值能力也提出了更高的要求。

（二）數(shù)據(jù)類型多樣化，檔案管理利用難度增大。大數(shù)據(jù)時代前，國有企業(yè)數(shù)據(jù)多為定型化數(shù)據(jù)。少數(shù)企業(yè)擁有非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案類型多樣化，圖片、音頻、視頻等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)占據(jù)主流地位。據(jù)測算，目前我國國有企業(yè)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)復(fù)合年增長率超過90%，其主要驅(qū)動力來自于互聯(lián)網(wǎng)以及依托互聯(lián)網(wǎng)的諸如微博、微信等新生客戶端。

（三）數(shù)據(jù)時效性強，檔案處理捕捉能力升級。在一個開放和兼容的大數(shù)據(jù)時代中，企業(yè)檔案管部門必須在超容量級的檔案數(shù)據(jù)中進(jìn)行快速地收集、分析、提交的結(jié)果，檔案從業(yè)者需以極快的速度從檔案數(shù)據(jù)中捕捉有價值的信息后用于決策，才能最大限度地提升檔案信息的有效性，實現(xiàn)“1秒定律”。

（四）數(shù)據(jù)自身價值巨大，檔案價值凸顯稀疏性。在大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)總量與數(shù)據(jù)價值密度高低并不成正比關(guān)系。大量信息數(shù)據(jù)的占有，需要專業(yè)的檔案人員反復(fù)層層地分析萃取創(chuàng)新有價值的信息，實現(xiàn)高質(zhì)量的企業(yè)檔案數(shù)據(jù)。隨著數(shù)據(jù)信息群的不斷龐大，企業(yè)檔案價值稀疏性逐漸增加，錯誤數(shù)據(jù)分析風(fēng)險有所增強。

二、大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)檔案信息資源收集管理革新探究

（一）檔案管理觀念的變化。一是企業(yè)檔案管理的范疇的轉(zhuǎn)變。由原先單一的文件、史料、信息、記錄等單一結(jié)化數(shù)據(jù)變成了結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)并存，甚至網(wǎng)絡(luò)信息、電子郵件、音視頻等零散性非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)將成為企業(yè)檔案的核心部分。二是企業(yè)檔案管理意義的巨大改變。以往企業(yè)檔案工作更多的側(cè)重于史料、記錄、保存等功能，往往局限于單一價值功能體現(xiàn)。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，企業(yè)檔案意義的數(shù)據(jù)在輿情、醫(yī)療、治安、冶金、政務(wù)等領(lǐng)域中開始發(fā)揮巨大作用。企業(yè)檔案服務(wù)方式也從被動服務(wù)向主動服務(wù)轉(zhuǎn)變，主動通過對海量信息的篩選、甄別，尋找最具價值的數(shù)據(jù)整理儲存，通過輔助決策實現(xiàn)社會經(jīng)濟價值。

（二）企業(yè)檔案信息系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)初步建立。以往的現(xiàn)代企業(yè)檔案管理模式主要包括：檔案分散管理模式、檔案集中管理模式和信息—體化管理模式三種模式。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，簡單的一體化已經(jīng)不能滿足企業(yè)對檔案工作要求。借助于最新的數(shù)據(jù)技術(shù)，一體化信息處理開始向一站式轉(zhuǎn)變，即通過應(yīng)用云計算技術(shù)，對現(xiàn)有企業(yè)所有檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行重新設(shè)計，動態(tài)增加計算資源、存儲資源，將檔案數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)變成一系列二進(jìn)制代碼儲存，再經(jīng)過統(tǒng)一分析、追蹤、計算、量化所有數(shù)據(jù)，依據(jù)結(jié)論分析出潛在規(guī)律推算可能產(chǎn)生的有效結(jié)果，并直接將最終最后價值的檔案數(shù)據(jù)直接傳送至決策層，主動服務(wù)企業(yè)發(fā)展與管理。

（三）企業(yè)檔案收集管理流程更加規(guī)范。大數(shù)據(jù)時代信息共通共有的背景下，是信息安全的巨大不確定性。為此，企業(yè)高層已經(jīng)將企業(yè)檔案管理作為企業(yè)戰(zhàn)略性事務(wù)進(jìn)行關(guān)注，對企業(yè)檔案收集管理進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化流程式管控，特別加強各個環(huán)節(jié)安全管理意識措施的培訓(xùn)。部分企業(yè)已將ISO認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)引入企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，使得標(biāo)準(zhǔn)流程更加明晰，環(huán)節(jié)把控更加嚴(yán)格。

三、大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息管理工作的前景展望

（一）企業(yè)檔案信息管理大數(shù)據(jù)平臺的建立。平臺建設(shè)將基于現(xiàn)有的IT基礎(chǔ)設(shè)施，例如云平臺的建設(shè)。但不同于云平臺單純的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，大數(shù)據(jù)平臺還需要有相關(guān)配套軟件的及時進(jìn)入，實現(xiàn)在云框架下的大數(shù)據(jù)分析和應(yīng)用。企業(yè)檔案大數(shù)據(jù)平臺的建設(shè)是一項非常復(fù)雜的系統(tǒng)工程，在我國仍處于初級階段，但有些企業(yè)已經(jīng)在嘗試初期實現(xiàn)了很好的成果。

（二）企業(yè)檔案利用率的有效性和針對性的提升。大數(shù)據(jù)時代，很多檔案管理者認(rèn)為海量信息數(shù)據(jù)的流動性與檔案的史料固定性有所矛盾，受之影響國內(nèi)企業(yè)檔案信息資源開放利用整體上還比較落后，成為企業(yè)檔案建設(shè)中相對薄弱一環(huán)。近來，一些大型國有企業(yè)開始積極實踐，并有望成為未來企業(yè)檔案發(fā)展的趨勢。

四、結(jié)語

隨著企業(yè)檔案工作重要性的增長，身為服務(wù)企業(yè)檔案工作的一員，必須圍繞主業(yè)，做好企業(yè)檔案基礎(chǔ)管理工作，同時運用大數(shù)據(jù)帶來的優(yōu)勢價值，積極發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)信息資源的最大價值，為企業(yè)發(fā)展助一臂之力。

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