規范化數字檔案館（室）建設研究

馮克民

【摘要】本文論述了規范化數字檔案館（室）的內涵，規范化數字檔案館（室）建設的基本原則，規范化數字檔案館（室）建設的有效途徑。

【關鍵詞】范化；數字檔案館（室）；建設；研究

隨著綜合電子信息網絡系統的不斷完善，檔案館（室）正逐步邁入數字化發展階段，強化規范化數字檔案館（室）建設已成為檔案事業適應時代和社會進步的必然選擇。本文從規范數字檔案館（室）的內涵出發，分析目前規范化數字檔案館（室）建設的基本原則，探討規范化數字檔案館（室）建設的有效途徑。

規范化數字檔案館（室）建設是我國檔案信息化建設的重要內容，其目的是突破傳統、封閉的檔案管理模式束縛，構建起以“有序的信息空間和開放的信息環境”為特征的數字化檔案信息系統。實現檔案工作從手工管理為主向計算機管理為主、從檔案實體管理為主向檔案信息管理為主、從檔案存儲保管為主向檔案利用服務為主的轉化。檔案管理工作者要明確規范化數字檔案館（室）的內涵，及時總結規范化數字檔案館（室）建設的基本原則，遵循邊服務邊建設、以服務促建設、以利用者需求為核心的建設方針，探討規范化數字檔案館（室）建設的有效途徑。使得數字檔案館（室）更好地體現檔案管理的人性化和服務利用的便捷性，最大限度地滿足不同階層利用者多元化利用檔案的需求。

一、規范化數字檔案館（室）的內涵

相對傳統意義上的檔案館（室）而言，數字檔案館（室）是一個全新的模式和概念。從國內外檔案管理數字化的發展進程來看，規范化數字檔案館（室）的內涵涉及檔案信息的采集、鑒定、整理、存儲、檢索、傳遞、利用、統計等領域的數字化運營。其特征主要體現在以下幾個方面：

（一）館藏檔案信息數字化。立檔單位將各種歸檔的檔案信息及其元數據轉化為二進制數字文件存儲起來，并以檔案的電子備份支持對館藏檔案信息的自動化管理，提高檔案信息的安全性。

（二）館（室）空間虛擬化。數字檔案館（室）不是一種物理存在的實體，而是在網絡平臺上構建的、超越了時空限制的、可利用網絡進行遠程交流與存取的虛擬館藏空間和開放信息系統，用戶可以在任何時間地點利用自己的終端通過網絡查詢、檢索和獲取檔案信息，實現了檔案利用的異地化、遠程化。

（三）信息資源共享化。數字檔案館（室）是一個連接網絡上所有檔案信息資源的網絡傳遞系統，每個數字檔案館都是全球網絡檔案館的小節點，由此構成了一個館藏極其豐富、信息資源共享的檔案信息網絡，這些可共享的檔案信息資源不為我有、勝似我有，滿足了用戶日益增長的檔案信息需求。

（四）信息檢索便捷化。數字檔案館（室）依托計算機及網絡多媒體技術的巨大優勢，通過廣泛的用戶接口，直觀易用的人機界面，為用戶提供了方便、迅捷的檔案信息檢索、查閱和利用條件。規范化數字檔案館（室）是社會信息化的產物，其建設不僅會促進檔案管理理論、管理技術和管理方法的變革，也將通過檔案信息資源的充分共享和有效利用，最大限度地發揮檔案信息的增值作用，推動檔案管理事業的跨越式發展。

二、規范化數字檔案館（室）建設的基本原則

規范化數字檔案館（室）建設是一項具有戰略性意義的系統工程，需要從服務現實的角度進行周密的考慮，形成正確的指導思想和建設原則。只有這樣，數字檔案館（室）的建設才能既有前瞻性，又有現實性，并更加富有成效。

（一）效益性原則。規范化數字檔案館（室）建設中的效益性包含了經濟效益和社會效益兩個方面，效益性原則就是將社會效益和經濟效益結合起來，考慮經濟效益的同時爭取社會效益最大化，這一原則要貫穿數字檔案館（室）建設的始終。首先，規范化數字檔案館（室）建設是一項偉大的文化工程，社會效益理應成為建設過程中的主要判定標準。其次，規范化數字檔案館（室）建設包括檔案信息資源的挖掘、檔案應用系統的開發、網絡基礎設施的建設、檔案管理人才的培訓等一系列內容，所需費用十分巨大。因此，在建設過程中要最大限度地降低成本，盡量減少不必要的資源消耗，力爭實現最佳的經濟效益。

（二）滿足利用者需求原則。在傳統檔案館（室），檔案保管者和利用者之間是一種不平等關系，檔案信息利用者處于被動地位，能否得到所需信息有很大的不確定性，在一定程度上制約了利用者的有效需求。規范化數字檔案館（室）的建設突破了傳統的封閉管理模式，以滿足利用者的需求作為創建檔案信息資源環境的根本出發點，為利用者快速、準確、全面地提供所需信息。利用者可以借助數據庫的檢索系統、檢索軟件和操作系統自主地了解檔案資源環境的構成，通過自助行為對遠程數據庫檔案信息資源進行聯機瀏覽、檢索，實現檔案利用異地化、遠程化，從而滿足利用者的多元化利用檔案的需求，

（三）高效服務原則。規范化數字檔案館（室）建設的根本目的是提高檔案信息的服務利用效率。要實現這一目的，首先要對數字檔案利用服務體系進行科學的組織和規劃，使館（室）工作人員樹立主動服務意識，適應檔案信息化建設的需要。第二要強化館藏檔案的檢索工具數字化，便于利用者快速準確地獲取檔案目錄信息或檔案原文信息，以智能化的信息檢索完善現代化的信息服務。第三要建設多元化的信息資源庫，有針對性地開發利用率較高的檔案信息資源，滿足不同層次網絡用戶的檔案信息需求，使數字檔案館真正成為一個開放式檔案信息網絡服務平臺。

（四）協調合作原則。規范化數字檔案館（室）建設不是一個孤立的過程，其中既涉及到傳統實體檔案館（室）與數字檔案館（室）的協調發展問題，也涉及到不同地區、不同類型數字檔案館（室）的合作發展問題。傳統實體檔案館（室）與數字檔案館（室）是檔案信息傳遞的兩條平行軌跡，前者主要擔負長期保存檔案和提供檔案憑證的職責，（下轉第183頁）（上接第175頁）后者主要承擔檔案網絡化信息利用的職責，兩者在相當長一個時期將互補、并存。不同地區、不同類型數字檔案館（室）開發出體現本館（室）優勢的特色檔案數據庫，借助數據平臺合作構建起信息資源共享網絡檔案信息系統。

三、規范化數字檔案館（室）建設的有效途徑

規范化數字檔案館（室）建設想取得長遠的發展，必須在遵循檔案工作基本規律的基礎上，不斷開拓創新，探索出一條富有時代特色與優勢的規范化數字檔案館（室）建設有效途徑。

（一）優化檔案信息資源數字化流程。從數字化的角度看，數字檔案館（室）的檔案信息資源由非數字化檔案和已數字化電子檔案兩部分組成，優化檔案信息資源數字化流程旨在更好地發揮兩部分檔案資源的價值，實現檔案信息資源的共享。1.對傳統館藏檔案的數字化。通過計算機錄入、轉化、處理等過程將傳統非數字化館藏檔案的文字、圖像、聲音等信息轉化為0和1組成的數碼序列，存儲到磁盤、光盤等物理載體上，實現從紙質檔案向電子檔案的轉化。2.數字化檔案信息的整合與實時共享。根據館（室）數字檔案信息的內容、數量、種類，有條理地規劃、整合，編制數字化檔案信息檢索系統，建立相關的鏈接，保證數字化檔案信息完整準確地傳遞，便于利用者及時準確地檢索到所需檔案信息。

（二）建立高質量數字檔案信息數據庫。檔案信息資源的數量和質量是規范化數字檔案館（室）的生命線，通過開發、整理、分類、合并等措施對超大規模的檔案信息資源在數字狀態下進行重組和再創造，進而建設起具有大容量、高速度、穩定安全、主題鮮明的數字檔案資源數據庫是規范化數字檔案館（室）建設的核心要素。首先，要由檔案行政管理部門牽頭建立協調建庫的管理機構，制定統一的數據庫標準規范及數據的記錄格式、數據庫的存貯、獲取、傳輸一致性協議，提高數字檔案信息檢索效率。其次，積極構建科研成果數據庫、圖片資料庫、專家學者庫等館藏特色數據庫，提高利用者尋找信息的速度和質量。第三，利用網絡信息資源，創建虛擬數據庫，或與商用光盤數據庫、聯機數據庫等成熟數據庫進行有效鏈接，低成本、高效益地豐富和完善現有數據庫信息量。

（三）開發簡捷高速的數字檔案信息檢索系統。數字檔案館（室）以網絡為依托，將豐富的檔案信息資源納入數據庫，利用者是否能快速便捷地查找到自己需要的信息就成為發揮其潛在價值的標尺。面對數字檔案信息利用者需求特征表現出的內容廣泛、類型多樣，層次復雜等特點，開發一個簡捷高速的數字檔案信息檢索系統能夠為利用者提供更加完備的服務。數字檔案館（室）的信息檢索系統開發要兼顧現實和利用者需求，以廣泛收集利用者的需求信息、開展利用者需求預測為基礎，開發出多形式、多層次、多結構的檢索系統，為利用者提供多維的檢索入口和高效的服務。同時要借助OCLC聯機聯合編目的能力和館際互借服務的查詢方式，完善數字檔案的館際聯機檢索功能，實現檔案信息資源的異館、異地檢索共享。

（四）筑構完備的數字檔案信息安全保障體系。互聯網技術是規范化數字檔案館（室）存在的前提，注重網絡安全，筑構完備的數字檔案信息安全保障體系是規范化數字檔案館（室）可持續發展的重要保證。在技術層面，要在檔案館（室）局域網與檔案專網之間、檔案專網和公網之間分別設立防火墻，通過網絡層控制內外網之間計算機的互訪，阻止網絡黑客等不法人員的惡意入侵和對檔案信息的篡改。對于重要檔案信息采用數據加密、身份識別、實名信息確認等技術手段，規范訪問行為，保證檔案信息的真實性和完整性。在管理層面，制定相關的檔案信息安全管理制度，強化檔案館（室）工作人員的信息安全意識，提高應用網絡安全技術的業務能力。

我們已經進入到一個以信息技術為主要特征的知識經濟時代，規范化數字檔案館（室）建設是社會信息資源系統建設的重要組成部分。檔案管理工作者要明確自己所肩負的歷史使命，積極投身于規范化數字檔案館（室）的研究、建設和管理中來，更好地發掘數字檔案資源的潛在價值，為經濟發展和社會進步作出檔案工作者應有的貢獻。