芻議大數(shù)據(jù)時代企業(yè)的檔案工作

謝鋒

【摘要】在大數(shù)據(jù)時代，如何優(yōu)化檔案管理工作，提升工作效率已經(jīng)成為各企業(yè)所面臨的重要問題，亟待解決。本文立足于大數(shù)據(jù)的內(nèi)涵，分析了大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案工作的新特征，并就如何開展大數(shù)據(jù)時代下的企業(yè)檔案工作提出了有效舉措。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)時代；企業(yè)；檔案工作；有效舉措

大數(shù)據(jù)是一種資訊，這種資訊所蘊(yùn)含的信息量規(guī)模之大、范圍之廣、內(nèi)容之豐富令人瞠目結(jié)舌。目前，尚沒有相應(yīng)的技術(shù)軟件能夠在合理時間對這些大數(shù)據(jù)信息進(jìn)行完全的、高效的采擷、管理，從而使其更好地服務(wù)于企業(yè)發(fā)展。大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)的檔案工作同樣具有了大數(shù)據(jù)的一些特征，原有檔案管理手段顯然無法適應(yīng)要求，必須進(jìn)行最大限度的革新。

一、大數(shù)據(jù)內(nèi)涵簡析

目前，國際上對大數(shù)據(jù)（big data）始終沒有統(tǒng)一的概念定論，各專家學(xué)者眾說紛紜，莫衷一是，但是各個版本的大數(shù)據(jù)概念所體現(xiàn)的“信息化”精神則是一致的。社會上被更多人認(rèn)可和接受的大數(shù)據(jù)概念，是研究機(jī)構(gòu)Gartner給出的定義，這一概念如下：“大數(shù)據(jù)”是需要新處理模式才能具有更強(qiáng)的決策力、洞察發(fā)現(xiàn)力和流程優(yōu)化能力來適應(yīng)海量、高增長率和多樣化的信息資產(chǎn)。在大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)檔案工作一切的發(fā)展與成長均在圍繞“大數(shù)據(jù)”而轉(zhuǎn)，其期待通過滲透大數(shù)據(jù)精神，踐行大數(shù)據(jù)行動以提升檔案工作效率。

二、大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案工作的新特征

（一）企業(yè)檔案數(shù)據(jù)量巨大。大數(shù)據(jù)時代對企業(yè)檔案管理工作提出了更加嚴(yán)苛的要求，檔案管理工作者應(yīng)擺脫傳統(tǒng)檔案管理理念和方式的束縛，充分利用各類資源建設(shè)信息量巨大的“大數(shù)據(jù)”檔案。這就意味著，大數(shù)據(jù)時代的檔案數(shù)據(jù)量將表現(xiàn)出前所未有的“巨大”，于是，數(shù)據(jù)量巨大成為企業(yè)檔案工作的一個新特征。在信息時代，企業(yè)發(fā)展的邊邊角角均有可能被計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、新聞媒體、自媒體等各種方式所記錄、存儲與傳播。人們每時每刻均在生產(chǎn)與制造海量的信息，在這些海量的信息里，雖然很少一部分被納入檔案室收存，但積少成多，信息時代的信息創(chuàng)造力是無法估量的，這就造成了企業(yè)檔案數(shù)據(jù)量迅猛增長。

（二）企業(yè)檔案數(shù)據(jù)類型繁多、復(fù)雜。大數(shù)據(jù)時代尚未到來之時，企業(yè)檔案類型單一，主要以紙質(zhì)為主，較少量的聲音、視頻、以及檔案實(shí)物為輔，這些單一的數(shù)據(jù)很容易處理。但在大數(shù)據(jù)時代，檔案數(shù)據(jù)類型更加繁瑣、復(fù)雜。誠然，企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、管理各種活動組織與開展過后，與之相對應(yīng)的檔案類型，例如管理類檔案、科研類檔案等應(yīng)運(yùn)而生，這些檔案數(shù)據(jù)打破了以往紙質(zhì)為主、電子音像、視頻、聲音等為輔的記錄方式，各種聲像檔案、設(shè)備儀器檔案、實(shí)物檔案成為主要的檔案類型。于是，這種繁瑣、復(fù)雜的檔案數(shù)據(jù)類型使當(dāng)下我國石油企業(yè)檔案工作開展面臨著巨大困境。

（三）企業(yè)檔案數(shù)據(jù)時效速度快。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，大數(shù)據(jù)時代下的企業(yè)檔案工作還具有另一新特征，即檔案的采集、分析、整理、運(yùn)用等實(shí)現(xiàn)了最大程度的電子化與數(shù)據(jù)化，數(shù)據(jù)處理速度快、效率高。這一特征最突出的表現(xiàn)是大部分檔案工作均由手工轉(zhuǎn)變?yōu)橹悄埽ぷ餍实玫搅藰O大提升。大數(shù)據(jù)時代的檔案工作克服了以往信息處理費(fèi)時費(fèi)力、時效性差的缺陷，它依托網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)，通過多個工作人員相互合作，共同努力而完成。這種檔案數(shù)據(jù)處理方式因不受時間、地點(diǎn)與時空的限制，極大地提高了工作時效，于是已經(jīng)成為了很多企業(yè)十分青睞的檔案工作方式。

三、大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案工作開展的有效舉措

（一）企業(yè)要完善信息化檔案收集系統(tǒng)。在大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)檔案收集工作的開展理應(yīng)更加智能、多元與高效。誠然，檔案搜集工作是檔案規(guī)范管理、充分利用的基礎(chǔ)與前提，科學(xué)、高效的檔案信息搜集工作的開展對整個檔案工作的進(jìn)行大有裨益。首先，檔案工作者應(yīng)走出去，采集與挖掘更加有價值的檔案信息。也就是說，新時期的檔案工作人員不能單憑基層檔案員所提交的檔案信息開展檔案工作，而是應(yīng)該走出去，深入企業(yè)生產(chǎn)一線，對企業(yè)工作的各個環(huán)節(jié)、各個程序進(jìn)行研究與觀察，以掌握更多真實(shí)可靠的信息流向、數(shù)據(jù)點(diǎn)等。其次，關(guān)鍵性節(jié)點(diǎn)實(shí)行全面監(jiān)測與控制，做到全面掌握。例如，對石油企業(yè)中的生產(chǎn)技術(shù)、安全生產(chǎn)現(xiàn)狀、人力資源等重要內(nèi)容進(jìn)行仔細(xì)研究，并對這些內(nèi)容中有價值的東西進(jìn)行挖掘。就拿安全生產(chǎn)技術(shù)來說，相關(guān)人員要掌握安全生產(chǎn)技術(shù)的使用狀況，哪些技術(shù)更能發(fā)揮促進(jìn)安全生產(chǎn)的作用，那些技術(shù)需要優(yōu)化改進(jìn)等。最后，對原有信息與所搜集的其他信息做融合性歸納與分類，提高利用的有效性。

（二）不斷推動石油企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。信息搜集之后是對數(shù)據(jù)的管理與建設(shè)，只有科學(xué)有效的方法和途徑才能確保各類繁瑣的檔案數(shù)據(jù)得到優(yōu)質(zhì)化建設(shè)，繼而得到最充分的利用。眾所周知，強(qiáng)化企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，推動檔案管理信息化、系統(tǒng)化十分必要。首先，更新與改造現(xiàn)有的數(shù)據(jù)庫。一方面，這需要有明確的建設(shè)目標(biāo)作指導(dǎo)，另一方面也需要工作人員運(yùn)用多媒體信息技術(shù)、數(shù)據(jù)開發(fā)與管理軟件等對檔案館現(xiàn)有的信息庫進(jìn)行優(yōu)化更新。其次，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)要注意創(chuàng)新性與時效性。石油企業(yè)要重視數(shù)據(jù)庫建設(shè)，不斷更新建設(shè)理念，推動檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的創(chuàng)新發(fā)展。再者，檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)時效性很重要，企業(yè)要加快計(jì)算機(jī)軟硬件更新與建設(shè)，凸顯檔案數(shù)據(jù)庫的時效性。最后，檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)要注重技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息化。第一，科學(xué)選擇軟、硬件，并做到“邊建設(shè)邊服務(wù)”。在軟硬件選擇方面，企業(yè)要考察系統(tǒng)軟件的數(shù)據(jù)處理能力，即工作性能，確保其高效工作。故企業(yè)應(yīng)加大投資力度，引進(jìn)性價比高的軟硬件設(shè)備，不斷強(qiáng)化軟硬件設(shè)備建設(shè)。第二，做好數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)移、備份等事宜。在引進(jìn)新技術(shù)后，要將數(shù)據(jù)拷貝到新技術(shù)環(huán)境下，保證工作人員能運(yùn)用新技術(shù)對相關(guān)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行檢索，運(yùn)用。

（三）最大可能地拓展檔案信息利用渠道。在大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)檔案工作除了搜集與管理信息之外，拓展檔案信息利用渠道，實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化共享也十分重要。在以往的檔案管理工作中，工作人員往往秉承“你要我給、你不要我不給”的工作態(tài)度，這種被動的服務(wù)方式大大降低了檔案資源的利用率，不利于檔案工作的高效進(jìn)行。而在當(dāng)下，工作人員應(yīng)轉(zhuǎn)變工作理念與服務(wù)方式，有意識地利用企業(yè)局域網(wǎng)、企業(yè)公眾號、企業(yè)員工交流群、企業(yè)信息港、企業(yè)貼吧、企業(yè)網(wǎng)站、企業(yè)期刊雜志等信息傳遞平臺，主動地為企業(yè)員工、管理者以及其他外來人員提供合乎企業(yè)和用戶要求的檔案信息，拓展檔案利用渠道。除此之外，工作人員可建立檔案利用信息反饋機(jī)制。也就是說，建立專門的檔案管理與利用網(wǎng)站，及時傾聽用戶心聲，并對用戶的反饋信息進(jìn)行研究，繼而不斷改進(jìn)工作方式方法，最大限度滿足用戶的個性化檔案信息需求。

（四）企業(yè)要強(qiáng)化對檔案工作信息化人才培養(yǎng)。在大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)需要更多具有更高信息化水平的優(yōu)秀人才參與檔案管理工作的開展。因此，不斷強(qiáng)化對檔案管理工作信息化人才的培養(yǎng)尤為重要。對于企業(yè)來說，應(yīng)從兩方面做起：第一，“走出去”與“引進(jìn)來”相結(jié)合。企業(yè)可以組織工作人員帶薪外出學(xué)習(xí)、考察，以提高現(xiàn)有檔案工作人員的信息技術(shù)水平；企業(yè)還可以引進(jìn)國內(nèi)外優(yōu)秀的檔案管理工作人員充實(shí)工作人員隊(duì)伍，夯實(shí)人才力量。第二，強(qiáng)化對現(xiàn)有工作人員的現(xiàn)代信息技術(shù)培訓(xùn)。大數(shù)據(jù)時代下，檔案工作人員不僅要具有扎實(shí)的檔案管理專業(yè)知識，更要具有先進(jìn)信息技術(shù)和高超的信息技術(shù)處理能力。因此，企業(yè)要強(qiáng)化對員工的系統(tǒng)培訓(xùn)，循序漸進(jìn)提升其信息素養(yǎng)。對于檔案工作人員本身來說，要不斷學(xué)習(xí)，不斷鍛煉，不斷成長。

綜上所述，在大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)檔案工作被賦予了新的特征：巨大而海量的數(shù)據(jù)量、繁瑣復(fù)雜的數(shù)據(jù)類型、超快的信息處理速度等特征。企業(yè)要想提高檔案管理工作效率，認(rèn)真分析與研究基于大數(shù)據(jù)時代的檔案工作特征很有必要。筆者認(rèn)為，檔案工作者一方面要不斷學(xué)習(xí)拓寬視野，廣泛搜集與利用各類檔案信息資源。另一方面要多途徑拓展檔案信息共享渠道，為更多用戶提供更加豐富、全面、深刻而有價值的檔案信息。只有這樣，大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作才能順利開展。

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