醫院檔案管理在辦公自動化環境下的探討

鄭瑞康

【摘要】辦公自動化系統的使用改變了文檔的存儲方式和檔案管理的工作流程，醫院檔案管理自動化方便了信息在醫院相關部門之間的共享和交流，提高了工作效率。由于辦公自動化系統本身和醫院管理方面缺乏統一的標準，所以醫院檔案管理制度需要進一步完善，以提高醫院檔案管理效果。

【關鍵詞】醫院檔案管理；辦公自動化

信息化時代，檔案管理工作也呈現出自動化的特點，醫院的檔案管理采用自動化管理能夠有效替代繁瑣的人工操作，在辦公自動化環境下進行醫院管理能夠有效改變傳統檔案管理過程中存在的問題，但是同時也存在安全隱患，需要格外注意。在辦公自動化環境下進行醫院檔案管理需要提供一個安全可靠的網絡環境、制定統一的檔案管理標準，并且對檔案管理工作人員進行專業知識的培訓，提供其綜合素養，以推動醫院檔案管理工作的順利開展。

一、醫院檔案管理在辦公自動化環境下的特點

（一）工作效率高。在辦公自動化環境下進行醫院檔案管理，在科研、人事、病歷等多方面都產生了重要的影響，采用辦公自動化能夠有效打破傳統的人工操作存在的限制，提高工作人員的工作效率，使得檔案管理工作更合理化，進行檔案保存和檢索利用也更加方便快捷。相對于傳統的紙質檔案資料的收集和整理來說，辦公自動化環境使電子檔案的歸檔和檢索調用更加方便，有效提高了不同部門之間共享信息的工作效率。

（二）檔案存儲多樣化。傳統的檔案管理多采用紙質檔案管理的方式對檔案材料進行保存，在辦公自動化環境下進行醫院的檔案管理可以采用文本、圖像、聲音等多種形式來進行檔案記錄，拓展了檔案的記錄方式。辦公自動化環境下的醫院檔案管理不僅減少了傳統檔案存儲空間，而且有助于保持檔案的完整性，有效延長檔案的使用壽命。多種多樣的信息形式豐富了檔案內容，多樣化的檔案存儲承載了更多的信息，能夠為檔案信息調用者帶來更直觀的認識。

（三）信息共享便捷。傳統醫院檔案管理由于多部門進行檔案管理，檔案被分散在不同的部門之間，不容易保持檔案的完整性。在辦公自動化環境下進行醫院檔案管理，能夠有效提高檔案的利用效率，快速查閱檔案信息，突破了檔案管理的空間限制。在辦公自動化環境下進行醫院檔案管理方便檔案信息在不同部門之間的流動，便于進行檔案的管理和使用。

二、醫院檔案管理在辦公自動化環境下存在的問題

（一）檔案保密性存在隱患。辦公自動化環境下存在著多種網絡安全風險，電子文件不具有特定的字跡和簽名，檔案在錄入和保存過程中容易被復制和篡改，對醫院檔案管理產生了嚴重的威脅。醫院的電子病歷涉及到醫院的醫療安全和患者的安全和隱私，在進行檔案管理的過程中如果被泄露或者篡改，有可能產生重大的醫療事故，對于醫院和患者雙方都不利。

（二）對于檔案管理人員提出了新要求。辦公自動化環境下進行醫院檔案管理，由于檔案形式多樣，對于多種不同形式的檔案材料進行歸類整理對于檔案管理人員是一種挑戰。傳統的檔案管理人員缺乏系統的檔案知識培訓，在使用現代化的檔案設備時存在一定的問題，單純地擁有檔案管理知識的人才已經無法滿足辦公自動化環境下醫院檔案管理對于人才的需求，醫院檔案管理需要既懂得現代檔案管理知識又擁有熟練的計算機網絡技術的復合型人才來進行現代化檔案管理。

（三）檔案管理缺乏統一標準。辦公自動化環境下進行醫院的檔案管理，由于不同部門之間存在不同的管理方式，檔案形式多種多樣，對于檔案進行統一整理存在一定的困難。辦公自動化環境下將傳統已歸類檔案進行數字化以方便檢索和利用，需要制定統一的標準對原有檔案和現行文件進行管理。

三、加強辦公自動化環境下檔案管理的策略

（一）加強醫院檔案管理信息化建設。加強醫院檔案管理信息化建設首先要為醫院的辦公自動化環境提供一個安全的網絡空間，需要保護網絡系統中的各個組成部分不受破壞、更改和泄露，能夠為系統的正常運行提供聯系的網絡服務。醫院的辦公自動化要求醫院的工作系統平臺和患者個人病歷信息都是安全的，因此加強醫院的檔案管理信息化建設和網絡安全勢在必行。

（二）完善醫院檔案管理人才隊伍。重視對于檔案法規和檔案管理專業知識技能的培訓，開展醫院檔案管理經驗交流，提高醫院檔案管理人員的綜合素質和專業技能。醫院檔案管理是一項系統的工程，建立相應的考核制度能夠有效激發檔案管理工作人員的工作積極性，促進其樹立積極的工作態度，推動醫院檔案管理工作的全面落實。

（三）制定科學的醫院檔案管理標準。開展標準化的管理需要結合醫院檔案管理的實際特點進行，對于歸檔材料進行認真的識別，確保檔案信息的價值。醫院檔案管理制度要明確，同時對于不符合實際情況和無法滿足時代發展需要的規定需要及時進行修改和完善，以確保醫院檔案管理工作人員的職責明確，使得檔案管理工作能夠按照統一標準進行規范化管理。制定科學的醫院檔案管理標準能夠保證不同管理部門之間進行交流溝通的便利性，便于不同部門檔案管理工作按照統一標準進行歸類整理，方便信息的交流共享。

四、結語

醫院檔案管理信息化發展是大勢所趨，醫院應該加強網絡安全管理，完善醫院檔案管理系統建設，制定科學合理的檔案管理標準，提高醫院檔案管理水平，以便于為醫院的發展更好地服務。

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