教育新常態下民辦高校辦公室管理的困境與對策探析

張廷麗

【摘要】在教育新常態的大環境下，民辦高校已逐漸成為我國高等教育的重要組成部分，隨著民辦高校辦學層次和質量、規模的不斷發展和提高，對于作為高校行政管理中樞的辦公室，也面臨著更多的新挑戰和新要求。任務與壓力的雙重考驗下，民辦高校辦公室的管理逐漸出現瓶頸，本文通過對民辦高校辦公室管理工作所面臨的困境及其成因進行分析，探尋新時期提升民辦高校辦公室管理效能的相關對策。

【關鍵詞】民辦高校；辦公室管理； 困境；對策

習近平總書記明確提出，中辦是黨中央綜合辦事機構，在黨和國家工作全局中具有為黨中央服務最直接，聯系各方面最廣泛，保障黨中央工作最關鍵，在黨政軍群各機構運轉中最核心，居于承上啟下、協調左右的中樞位置“四最一中樞”的特殊重要地位和作用。同理，高校辦公室，是學校綜合辦公的管理平臺，也是學校行政的服務與形象窗口，擔負著學院日常的服務、督辦、協調、信息溝通等多項職責，發揮著“中樞”“參謀”等重要作用。在《民辦教育促進法》即將新修訂的背景下，民辦高校逐漸承擔更多高等教育的社會責任，這對民辦高校辦公室管理也提出更多新挑戰和新要求，因此，民辦高校辦公室應該立足于本校實際發展情況，正視現狀困境，善于尋找科學對策，加強內涵建設，創新管理，提升管理質量和效率，助推學校的建設發展。

一、民辦高校辦公室管理的現狀分析

有別于公辦高校黨委領導下的校長負責制管理模式，民辦高校的運行機制和管理體制具有其獨特性——實行董事會領導下的院長負責制，這種管理機制下，學校重大決策均由董事會決定，而院長辦公會則成為學校內部運行的決策機構，相對而言，具有較大的自由性和獨立性。正是由于民辦高校自身機制體制的特殊性，對辦公室管理工作提出了不一樣的要求：

一是高度貼近學校發展實際。民辦高校辦學資金主要來源于董事會投資，因此無論是工作思路、工作模式還是工作作風，辦公室管理工作都必須適應董事會的要求，并與學校發展需要相結合，緊貼發展實際，圍繞董事會經營運轉情況和學校辦學實況開展管理與服務。

二是職能多元化特征顯著。我國民辦高校大都建校歷史較短，在組織管理、協調參謀、承辦落實、督查督辦等職能方面尚未完善，崗位設置精簡，人員配置靈活，甚至常常一崗多職，黨政合署辦公，有限的崗位和人員要應對同樣繁冗復雜的事務，所以民辦高校辦公室管理基本顯著體現工作任務重、職能多元化的特征，其工作人員往往要成為多面手，需要具備較強的綜合素質，才能確保民辦高校的順利運轉。

二、目前民辦高校辦公室管理中存在的困境

（一）規章制度不完善，管理不規范。我國民辦高等教育起步晚、發展快，除了個別辦學早、規模大、聲名遠的民辦高校規章制度健全、管理規范外，多數后起的民辦高校仍然在規模擴張上下功夫，在健全制度、規范管理等內涵建設上仍有很大距離。因而民辦高校辦公室常常處于不同程度的無章可循或有章不循的狀態，加之很多規章制度間缺少銜接性，面對公文收發、印簽管理、檢查督辦、協調溝通、外事服務、來賓接待等一系列事務雜、強度大、任務重的工作，無章可依導致了管理混亂，職責模糊、分工不明等系列問題，建立一整套科學的管理規章制度成為提升辦公室管理效能，彰顯了學校的內涵實質的迫切需要。

（二）人員素質參差不齊，管理效率低。從工作內容上看，高校辦公室所做的很多是“不干有人找，干了看不著”的工作，細微、繁瑣、但又事關全局、不容有失的工作，辦公人員素質高低直接映射為服務質量的好壞。較之教職人員，高校辦公室工作人員大多呈現學歷層次偏低、專業性不強、技術水平不高、隊伍基礎不穩定等特點，民辦高校屬于非編制單位，人才引進隨意性更明顯，本校留校的人員隊伍龐大，綜合素質更遜色。同時，高校歷來有“重科研教學，輕行政管理”的傳統傾向，為節約成本，民辦高校辦公室人員普遍缺乏外出學習和培訓機會，造成其思想業務水平難有進階，專業特長難以發揮，加上辦公室事務繁雜瑣碎，他們在學歷進修、課題項目申報等方面機會鮮少，晉級職稱難度大，種種情況作用下，導致民辦高校辦公室人員素質不高，管理效率普遍低下，從而影響了辦公室自身建設和發展。

（三）服務意識有待加強，管理難度大。民辦高校辦公室服務意識偏低，主要體現為“職業倦怠”情緒明顯、辦事敷衍推拖、不主動作為、不超前謀劃、不愿意協調協作、待人接物不周到等方面，筆者認為，影響民辦高校辦公室人員服務意識偏低、管理難度大的原因主要有三個方面：第一，辦公室人員的自我價值難體現，職能站位不夠高。辦公室工作具有輔助性、參謀性，工作成績一般是附著于單位整體績效，個人工作業績不顯露，學校資源配備和政策扶持普遍傾向教學科研層面，整個教育行業對辦公室人員認同感普遍偏低。第二，高校辦公室人員普遍待遇低，尤其民辦高校人事待遇人為操作性強，同樣崗位工資待遇高低差別大，導致人員容易思想散漫，工作缺乏積極性。第三，民辦高校辦公室人員晉升渠道少，發展空間小，缺乏激勵機制。特別是近年來，教育部門對民辦師資隊伍建設的政策扶持、進修培訓多向教學科研傾斜，辦公室管理人員卻難以共享扶持紅利，這增強了辦公室人員的不平衡感與受剝奪感，使他們感到前途渺茫，從而喪失工作動力和服務熱情。

（四）信息化建設落后，高效管理難進展。信息技術的廣泛應用，打開了高校教學、管理工作的發展新局面，改變傳統辦公環節上費時耗力的困境。但受辦公經費的困擾，民辦高校辦公室管理信息化難以得到大力推廣，目前，大部分民辦高校辦公室信息化建設不足、硬件設施不齊全、資金投入少、辦公條件差等問題赫然在目。同時，由于民辦高校退休返聘人員較多，辦公室人員專業技術操作能力水平普遍不高，即便配備現代化的辦公設備，往往缺乏專業的信息處理，導致辦公室的運作速度緩慢，效率降低，進一步影響學校整體管理的運轉效率。

三、改變民辦高校辦公室管理難題的對策探討

（一）健全制度建設，抓好督辦落實。民辦高校辦公室崗位精簡，人少事多，辦事程序隨意性大。完善科學的規章制度是其充分發揮效能的重要保障。因此，民辦高校辦公室應從全局出發，健全各項工作的規章制度，規范辦事程序，確立工作標準，抓好制度的督促檢查和貫徹落實，減少工作中的主觀隨意性和各種人為因素的干擾。

以廣州南洋理工職業學院為例，在規范管理工作上，完善了與學院章程配套制度體系，完善學術委員會、教代會工作機制，健全依法辦學、依章辦事機制，建立了一批科學合理、務實管用、適應需要、便于執行的管理制度，有針對性地出臺了《規范辦事流程的若干規定》等管理辦法，對現行規章制度進行了梳理，已過時的進行廢除、不完善的進行修訂，空白的新增制定，匯編成冊下發各系部、處室，將其作為全學院事務管理的依據和準則，形成了按章辦事的辦公室管理系統體系。同時，健全督辦督查機制，問責機制，實施后評估機制，抓好督辦落實，強化對制度執行的監督，切實糾正有令不行、有禁不止的現象，徹底解決管理無章可循的混亂局面。

（二）加強隊伍建設，提升人員管理素質。當前民辦高校辦公室人員設置精簡，要求每個人都應該具備較強的綜合能力和應變能力。因此，首先在用人問題上，民辦高校辦公室必須堅持“按需設崗，按崗管理”的原則，合理設置人員崗位，公開公平選人用人，合理調配薪資獎勵，通過多種激勵政策激發辦公室人員工作熱情和積極性。其次，要優化團隊結構，推行二級管理，加強內部協調溝通，明確各個崗位工作目標和職責，科學進行工作分配，使每個人都能各司其職，各盡所能。最后，要注重人員業務素質及職業道德素質的培養和提高，建設學習型的辦公室管理團隊，提倡“工作學習化、學習工作化”的寓學習于工作中新模式，一方面強化日常工作的經驗積累，另一方面，加大培養力度，拓寬晉升渠道和空間，定期組織辦公室人員參加管理課程培訓，使每個崗位人員都能獨當一面，成為業務能手，既是某領域的“專才”，又有“通才”的能力和管理素質。

（三）轉變服務理念，引領良好工作作風。要打破民辦高校辦公室管理服務意識淡漠，辦事效率低下，管理舉措難推進的困局，必須轉變管理人員的服務理念，引領學校管理工作優良作風。可從三個方面入手：一是要找準定位、更新觀念，摒棄“居高臨下”的官僚主義作風，形成“工作就是服務，管理就是服務”的意識，養成“遇事不含糊，辦事不拖拉”的工作習慣。二是轉變服務形式，變消極被動服務為主動服務、超前服務，優化事后服務，為師生員工排憂解難。三是樹立服務大局觀念，著眼于高教事業的發展大局，圍繞學校中心工作，以“上能為領導分憂，下能為師生服務”的原則，當好領導的“參謀助手”和基層師生員工的“服務員”。

（四）推進信息化建設，提高管理效率和質量。依托計算機網絡，充分利用信息資源，實現辦公的自動化、信息化和網絡化，已經成為高校辦公室突破管理瓶頸，提高辦事效率和管理效能的必然手段。尤其對于民辦高校，辦公室推行網絡化管理和信息化建設，建立可滿足“互聯網+”時代教育要求的數字化、信息化管理平臺，將有效擺脫長期以來基于紙質辦公形式帶來的種種禁錮，如借助迅捷的電子郵件、辦公QQ群、視頻會議、微信群、OA辦公系統等信息化渠道，進行會議安排、通知發布、文件傳閱、信息資料上報等等，逐步實現無紙化辦公的新模式。這樣不僅能簡化工作程序、節省辦公時間、提高了辦事效率，而且將大幅節約人力、財力、物力等行政成本，充分實現資源共享。同時，針對民辦高校返聘老員工人數較多的實際情況，在推進信息化建設和網絡化管理過程中，要注重加強對管理人員開展信息技術普及化培訓，從而優化辦公室管理資源整合，充分利用信息化手段，推動管理資源校內使用、校外共享，有效提高辦公室管理效能。

四、結語

教育新常態環境下，我國民辦高等教育事業越來越受重視，新修訂的《民辦教育促進法》即將實施，深化民辦教育改革已是大勢所趨，這對民辦高校辦公室管理提出了新要求，因此，民辦高校要重視目前辦公室管理中產生的種種問題和挑戰，勇于尋找并運用打破管理困局的新思想、新經驗、新技術、新舉措。工作上與時俱進，管理上推陳出新，方法上大膽創新，通過完善建章立制、加強隊伍建設、轉變服務理念、推進信息化建設等措施，不斷提升辦公室管理效能，充分發揮其“四最一中樞”的作用，推動民辦高校改革發展、內涵建設等工作優化開展。

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