探析新形勢下機關檔案管理工作要點

閻萬軍

【摘要】本文通過分析當前形勢下機關檔案管理工作中存在的問題，提出了解決這一問題的對策與方法，具有參考價值，值得借鑒。

【關鍵詞】新形勢下；機關檔案；管理工作；要點

機關檔案管理工作是機關部門處理事務的基礎，也是機關部門日常事務中的重要組成部分。一般來說，機關部門在公務處理過程中會有許多檔案資料，這些資料在日后進行事務處理時具有很大的借鑒作用，不可遺失。如何推進檔案管理工作，完善檔案管理的科學化和規范化是當前急需解決的社會課題。

一、新形勢下機關檔案管理工作面臨的阻礙分析

（一）檔案管理理念缺失。現階段，少數行政部門依舊沿用傳統模式下的檔案管理理念，沒有從根本上對檔案管理形成正確的認識，對其重視度不夠，導致檔案管理的利用率偏低。不斷發展的社會經濟及不斷提高的科技水平要求人們必須轉變陳舊的管理觀念，順應時代發展潮流，打破傳統模式的桎梏，積極吸收新的管理理念，做到與時俱進。新時代的發展給行政部門檔案管理工作的開展帶來了重重挑戰，若不加以重視，將不利于檔案管理工作的長期性及有序性，檔案管理工作將處于嚴重滯后的尷尬局面，進而嚴重制約部門整體功能的充分發揮。

（二）檔案管理條件不足。檔案資料的大量性要求其必須具備充足的檔案管理空間，因此檔案管理的硬件設施必須達標。但實際情況卻是大部分機關單位的檔案室體積非常小，用于存放檔案的空間根本不夠，再者，檔案柜樣式雜亂，不具有統一性，對于某些具有機密性質的文檔，沒有一個安全的保存條件，很容易發生信息泄露。

（三）檔案管理技術陳舊。當前，我國行政部門檔案管理工作依舊沿用傳統的管理模式，以人力為主，計算機為輔。這種模式在很大程度上降低了檔案管理的效率，提高了檔案遺失及受損現象的發生率，查詢效果極差，使得檔案管理工作滯后，且不符合當前時代發展潮流，滿足不了時代發展所需。

（四）檔案管理人員水平不高。檔案管理人員具備強大的專業技能是做好檔案管理工作的關鍵所在。目前大部分檔案管理人員缺乏檔案管理意識，對其重視度嚴重缺失，不能夠打破傳統管理模式的束縛，做不到與時俱進，不具備科學觀念及創新能力。有些檔案管理人員對和檔案有關的法律法規沒有一個正確的認知與了解，對檔案歸檔管理的范圍以及檔案管理的時限認識不全，導致其專業技能水平低下，無法做好檔案管理工作。

二、新形勢下解決機關檔案管理工作難題的對策分析

（一）提高檔案管理人員責任意識。保證檔案管理各項工作的規范性是做好檔案收集工作的第一步。機關單位要安排各項專業水平都合格的檔案管理人員及時進行部門日常工作的記錄，并引導各部門按照統一的檔案管理方案記錄工作，并對此及時進行檢查和監督，保證重要資料的完整性，從而推動檔案收集工作的順利進行。

（二）完善機關檔案管理工作的方法。機關部門對檔案管理工作重視程度不夠，更加談不上會注重機關檔案管理方法的優化。當前，大多數機關部門仍舊沿用陳舊的管理模式，大大地影響了機關檔案管理工作的準確性與真實性，檔案管理水平大打折扣。作為機關檔案管理人員，可以將文檔進行多形式的分類，以保證文檔遺失時有其他形式的資料做備份。培養機關檔案管理工作人員養成收集、整理和存檔好習慣，從而實現檔案管理工作的細致性與規范性，從而提高檔案管理的工作效率。將計算機多媒體技術應用于檔案管理，通過建立借閱系統、統計系統等完善檔案管理方法，保證機關檔案資料管理的完整性，保證檔案資料存檔的長期性。

（三）建立機關檔案管理制度。堅持實事求是的方針，在原有檔案管理的基礎上創新檔案管理工作模式是現階段必須解決的問題。因此，機關部門應當緊隨時代發展潮流，順應時代發展趨勢，不斷完善機關檔案管理制度，為機關檔案管理工作奠定堅實基礎。制定機關檔案管理檢查制度，以保證檔案資料不被泄漏，建立能夠提供科學的歸檔依據的歸檔制度，建立能夠清晰地記錄檔案資料的借閱制度。各項制度之間相互融合，共同遵循科學合理發展的原則，從而真正保護好機關檔案資料，提高檔案管理水平。

（四）健全機關檔案管理的交接程序。現階段，我國機關部門的交接程序仍然處于不規范的尷尬局面。多數離崗人員在離開崗位時都沒有按照規定做好檔案對接工作，有的甚至沒有做對接工作，從而使得機關檔案管理工作無法有序進行。因此，要健全機關檔案管理工作的交接程序。作為一名機關檔案管理人員，在出現人員調動或離職的情況時，要確保項目資料完成了簽字和上交的程序，對沒有及時歸還的資料進行催還，并進行詳細記錄，確保交接的管理人員對檔案資料有一個清晰的認識，以便日后利用，保證管理的有序進行。機關檔案能夠保證機關工作的連續性，具有十分重要的價值。

三、結語

做好機關檔案管理工作能夠有效提高機關部門的工作效率，提升機關檔案管理工作的質量。因此，機關部門必須重視機關檔案改革，不斷創新機關檔案管理方法，加強檔案管理意識，不斷完善檔案制度，積極解決檔案中存在的障礙，從而實現機關檔案管理工作的有序性與穩定性。

【參考文獻】

[1]李仙麗.新形勢下如何充分發揮機關檔案部門的服務功能[J].才智，2013（19）：269-269.

[2]藍娟.機關檔案管理在政務工作中的作用及改善對策分析[J].辦公室業務，2016（4）：41-41.